海外事例
2016/1/8

バーチャルアシスタントにまかせられる10の仕事



欧米で活躍するバーチャルアシスタントは、業務委託契約もしくはフリーランスとして、通常のデスクワークを在宅で請け負う仕事です。日本では「オンライアシスタント」として、その存在に世間の注目が集まり始めています。今回はアメリカの例として、バーチャルアシスタントの組織で働く人々や、クライアント側のコメントを集めた【バーチャルアシスタントにまかせられる10の仕事】をご紹介します。

1. 簿記業務

国際バーチャルアシスタント協会でマーケティング責任者をしているケイシー氏は、「請求書の管理や他の簿記業務をバーチャルアシスタントに指示して作業してもらうことは簡単だ」と説明しています。アメリカの多くの中小企業は、バーチャルアシスタントと簿記の共有をしています。こうすることで、アシスタントがあなたの指示にそって、未払いの請求書の処理などの業務を遂行してくれるのです。ケイシー氏は、「雇い主はパスワードやアカウントのアクセスキーなどをアシスタントに引き継ぐ必要がある」と語っています。

2. オンラインでのリサーチ業務

インターネットリサーチも、バーチャルアシスタントに簡単に委託することができます。ピース・オブ・マインド・バーチャルアシスタンスの社長であるスー・カーマー・ハラウッド氏は「バーチャルアシスタントには、会社のwebサイトの情報検索、新しい商品の検索、将来活躍しそうな人員を探す、契約につながりそうな案件の調査といったリサーチ業務をまかせることができる」と話しています。そのためには、ユーザーネームやパスワードと一緒に、しっかりした業務内容の説明事項を送ることが必要です。そうすることで、アシスタントは検索ツール等にアクセスしたり、webサイトの調べごとができるようになるからです。インディアナ州でeBayのマーケティング専門家として活動するトリスティン・オブライエン氏は、自分のアシスタントにブログのトピック探しをお願いすると、たまに彼が書いた記事の校正までやってくれると語っています。

3. データ入力業務

会議や打ち合わせで新しい名刺をもらった時に、既存の連絡先情報からアップデートしたり、現在管理しているデータベースの入力を変更したりしますね。バーチャルアシスタントがしっかりとそれらのデータの入力をするためには、あなたは入力方法について詳細に説明する必要があります。また、ミスを無くすために、バーチャルアシスタントが入力業務を終えた後で、正しく完了できているかどうかのチェックが必要です。カーマー氏は「こうした調査はビジネス管理者にとって大変意味があること。クライアントの名刺をFAXまたはスキャンして、その情報をデータベースに接続することがバーチャルアシスタントたちの仕事です」と語っています。

4. プレゼンテーションデータ作成業務

「elance.com」のチーフマーケティング幹部のリッチ・パーソン氏は、未処理データをパワーポイントで作成することや、ワードのドキュメントで要約のリサーチ結果の制作をバーチャルアシスタントに依頼することは、会議の準備のための時間の節約になると説明しています。パーソン氏自体、バーチャルアシスタントを雇ったことがあるそうです。

5. メールの管理

ケーシー氏はメールの管理をまかせることについてこう語っています。「Eメールの整理や返信などには、かなりの時間を費やしますね。しかし、バーチャルアシスタントにまかせれば、重要な内容以外のメールについては経営者に代わって返信してくれますから、メールボックスの管理がとても簡単になります。しかし、重要なEメールをどのように判別するのか、しっかりとしたルールを決める必要があります。また、アシスタントが返信する前に、その文章をコピーして確認しておくことで、エラーなどのリスクを削減することができます」。バーチャルアシスタントにまかせることで、メールチェックというムダなルーティーンワークを手放しましょう。

6. クライアントとのコミュニケーション業務(年始のあいさつなど)

ビシュラット氏は、「休日に連絡のため、またはあいさつのための手紙を書くといったソーシャルタスクも、経営者の時間を浪費させる」と主張しています。しかしながら、質のいいバーチャルアシスタントなら、ソーシャルタスクも全てこなしてくれます。

7. 出張のためのリサーチ業務

パーソン氏は、「バーチャルアシスタントはホテルを探したり、航空券を予約したり、出張や旅行の計画を緻密にたててくれます」と説明しています。また、アシスタントはいくつかのトラベルリサーチツールを使うこともでき、サイトのレビューも代わりに書いてくれます。さらに、アシスタントは国外旅行や出張のリサーチや予約の際に、電話で案内時間等の交渉などもしてくれます。

8. スケジュール管理業務

カーマー氏は「バーチャルアシスタントは多くのクライアントのカレンダー管理をしています。それはスケジュールを管理するツールがオンライン上で使用することができるからです。スケジュール管理をバーチャルアシスタントにまかせると楽ですよ」と語っています。そのほか、他の人からの招待や、アポイントのスケジュールをクライアントに相談したり、イベントのプランの補助をしたりする仕事もあります。

9. キャッシングビジネス(ebayなどを使った転売ほか)

バーチャルアシスタントは、会社自体のチャレンジにつながる仕事をすることもできます。オブライエン氏の例で説明すれば、もしeBayを使って何かを売る場合、彼はバーチャルアシスタントを使ってどの商品を転売すれば利益につながるのかを調べてもらったそうです。アシスタントにいくつかのサイトを見てもらい、その後でいくつかの商品を見つけ出してもらいました。すると、さらにバーチャルアシスタントたちは、オブライエン氏が見つけてほしいアイテムや差別化できる商品などを探し出してくれたのだそうです。

10. 業界の知識の配信業務(twitterなど)

「業界のニュースを読む」といった、小さなタスクを実行するのも困難なほど忙しい経営者もいるはずです。しかし、バーチャルアシスタントは、ニュースなどの情報を把握するようにいつも気をつけています。また、多くの経営者はtwitterなどを使って業界のニュースなどをアップデートしていますが、面白い情報があれば、それを顧客や、見込み客に発信することができるでしょう。パーソン氏は「経営者がタイムリーなニュースを知ることは経営の助けになる」とも語っています。バーチャルアシスタントに業界ニュースの配信を依頼しましょう。


いかがでしたか?以上の10個の例から、どのような仕事をバーチャルアシスタントにまかせられるのか、イメージができたのではないでしょうか。このように、日本でも「オンラインアシスタント」に仕事を依頼することで、あなたのワークタイムを濃縮することができるのです。



Reference:entrepreneur.com

»オンラインアシスタントサービス 『Caster Biz』

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