リモートワークtips
2017/8/2

【業務依頼事例】お客様からの問い合わせの一次受けを担当いただきたい



今回は、全国にカルチャースクールを展開するクライアントからの依頼をご紹介致します。

こちらのクライアントには、一日数十件のお問い合わせメールが届きます。
その内容は、スクールの受講料や資料請求、無料体験レッスンの申し込みなど様々。

キャスターではクライアントの業務内容を理解したうえで、一次受けを承ることが可能です。

受信はもちろん、お問い合わせ内容のチェックから返信までを代行致します!

クライアントにはキャスターのアシスタントからご報告を差し上げております。
ご報告内容や方法、タイミングは、クライアントのご意向をお伺いし、希望に沿った方法での対応が可能です。


アシスタント:本日は、35件のお問い合わせがございました。
ご対応が必要なメール(3件)はリストに追記しておりますので、ご確認くださいませ。

=内訳=
資料請求 20件
体験レッスン申し込み 4件
その他 11件(テンプレートにて対応 8件)

お客様:ありがとうございます。確認しますね。


こちらのクライアントでは、1日1度、仕分け結果の詳細な件数をご報告しております。
また事前にご指示をいただくことで、各種お問い合わせに対してキャスターで対応を進めることもできます。
キャスターで対応が出来かねるメールについては、リスト化しクライアントへお渡しします。

対応例)
資料請求・・・キャスターに送付する資料をお預けください。問い合わせメールを確認後お客様の情報をリスト化し、それぞれのお客様に合った資料送付の対応が可能です。

体験レッスン申し込み受付・・・問い合わせメールを確認し、お客様のご希望を伺い、全国各地のスクールと連携して体験レッスン予約の確定まで対応いたします。

テンプレートを使用しての返信・・・テンプレートをご用意ください。(大まかなテンプレートをご用意いただければ、キャスターで編集を承ることも可能です。)お客様からのメッセージを確認し、適切なテンプレートを使用して返信いたします。

イレギュラーにも対応できます

様々なお問い合わせを処理する中で、キャスターがお手伝いできそうなメールについてはお声がけさせていただいております。


アシスタント:本日ご報告したリストに記載しておりますが、講演の依頼が来ております。
もし必要でしたら、やり取りを進めてまいりますがいかがでしょうか?

お客様:ありがとうございます!お願いできますか?講演お受けしたいと思っています。
まずは打ち合わせの設定をしておいてください。カレンダーはキャスターさんと共有していると思いますので、空いているところに入れてください。

アシスタント:承知いたしました。進めてまいりますね。また進捗がありましたらご報告いたします。

お客様:助かります!よろしく!


今回はスケジュール調整を承りました。
クライアントのスケジュールを共有いただいていますので、スムーズに日程を調整することができました。

クライアントのご希望に沿った対応が可能です!

今回ご紹介したように、日々お客様の対応を続ける中で、アシスタントはクラアントそれぞれの判断基準を理解し、ポイントをつかんでいきます。
また、日々の業務で蓄積した情報は随時マニュアルに落としていくことも可能です!

»オンラインアシスタントサービス 『Caster Biz』

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