CasterBiz対応事例
2015/12/22

【業務事例】代表番号にかかってくる電話の一次対応をして欲しい



スタートアップで、まだ組織ができていない。とにかく人手がない。事務系のスタッフは特に置いていない。理由は様々ですが、かかってくる電話への対応がきちんとできない、煩わしい、という会社は意外と多いようです。

そんな時は、キャスターのアシスタントがお手伝いできます。今回は、あるIT系ベンチャー企業様での受電代行のお仕事についてご紹介しましょう。

業務拡大で手が足りない!すべての電話を一旦代行受信して欲しい

お客様: ちょっと相談なんですが、会社の代表番号にかかってきた電話を一次受けしてもらうことって、できますか?

アシスタント: はい、もちろん可能でございます。
電話の転送設定をしていただいて、当社のアシスタントが御社のスタッフとして電話対応をいたします。

通常の基本的な流れは以下のようになっております。

・電話をかけてきた方の会社名とお名前、連絡先をお聞きする
・ご用件は一応おたずねし、相手から回答があった範囲で記録
・「折り返しご連絡します」とご案内して対応完了
・受電内容のご報告

いかがでしょうか?

お客様: 「急ぎの用件かどうか」を聞いてもらうことはできますか?

実は、重要な電話を見分けた後に必要なものだけ対応したいということも、今回の相談の理由なんです。

アシスタント: 大丈夫です。お聞きすることは可能でございます。

チャットやメールで、電話を受けた都度の報告も可能

お客様: 電話を受けたら、チャットですぐに知らせてもらうなどということもできますか?

アシスタント: はい。受電のご報告につきましては、Googleスプレッドシートで共有するかたちが多くなっていますが、可能な範囲でそれぞれのご要望にお応えいたします。

お客様: できれば、急ぎの用件だけをチャットワークで都度飛ばして欲しいんですよね。

アシスタント: では、Googleスプレッドシートへの記載による全件報告と、急ぎの用件の場合は、それと合わせてチャットワークでもお知らせするというかたちで、いかがでしょうか?

お客様: そうしてもらえると助かりますね!

このように、受電報告では、スプレッドシートのほか、チャットやFacebookメッセージ、メールでの都度報告など、お客様ごとにご要望が様々ですが、できる限り柔軟な対応をさせていただいています。

基本的な会社情報や業界用語なども頭に入れて対応

お客様: うちはIT業なので、ごく基礎的なIT用語などは知っておいて欲しいんだけど、大丈夫ですか?

アシスタント: 当社では、最初に契約いただいた際に、お客様情報をスタッフで共有させていただいています。また、受電担当のアシスタントは、お客様のホームページなども拝見して事業内容を把握するようにしております。

お客様: なるほど。ひととおりの理解はした上で、対応いただけるということですね。

アシスタント: はい。他にもいろいろなお仕事をお手伝いさせていただく中で、知識を蓄積していけると思います。

必要な場合は、スカイプなどで用語やサービス内容のレクチャをお受けすることも可能でございます。

お客様: わかりました。では、そのあたりもやりながら考えていきましょう。

アシスタント: かしこまりました。ご要望がありましたら、都度ご遠慮なくご相談ください。

上記のようなご相談のもとにスタートした受電代行業務。その後、大きな問題もなく円滑に流れています。

キャスターからのメッセージ

このお客様からは、「女性がきちんと対応してくれることが、会社のイメージアップにもつながった。これは予想外の効果」とのうれしいお言葉を頂きました。

キャスターは、電話受信代行専門業者とはひと味違う、お客様のアシスタントとしての対応を心がけます。お電話の対応でお困りの時には、ぜひ一度ご相談ください。

»オンラインアシスタントサービス 『Caster Biz』

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