オンラインアシスタントの使い方
2015/12/25

依頼主がオンラインアシスタントに好かれるための9つの方法



お客様がオンラインアシスタントとのコミュニケーションを取る時、リアルな対面ではない分、最初はかなり戸惑う事でしょう。お互い同じ職場で顔をみながら仕事をしているわけではないため、接し方や伝え方など、コミュニケーションについてはより慎重になる必要があるからです。

アメリカではバーチャルアシスタントが活躍していますが、経営者とバーチャルアシスタント、お互いが高い価値を感じながら一緒に仕事していくためにも、まずはより良い関係作りが重要とされています。

では、オンラインアシスタントとより良い関係を築くには、どんなコミュニケーションがふさわしいのでしょうか。カナダを拠点とする現役バーチャルアシスタントの団体「バーチャルアシスタントネットワーク」(The Virtual Assistant Network)では、『バーチャルアシスタントに好かれる方法』と題して、バーチャルアシスタントとのコミュニケーションのコツについてアドバイスしていますので、オンラインアシスタントを使う上での参考としてご紹介します。

1.コミュニケーション

コミュニケーション不足がより良い関係作りにつながることは、まずありえません。バーチャルアシスタントとの仕事上のやりとりは簡潔な内容と明快な態度を心がけ、会議で議論するなど特別な用事がない限りは長時間を費やさないようにしましょう。

2.メール

仕事上の主な連絡手段としてメールを使う場合は、1日に10通など数多いメールを送らないようにしましょう。本当に必要な内容だけを1通のメールにまとめて送りましょう。

3.電話

仕事上の主な連絡手段として電話を使う場合は、長電話はせず、本当に必要な電話だけかけるようにしましょう。また、メールで伝えたほうがよい内容か、電話でフォローしたほうがよい案件かなど、その場で的確に判断していきましょう。

4.明確な指示を出すこと

たった15分で終わる作業に長時間をかけているようでは、バーチャルアシスタントに依頼する価値はありません。バーチャルアシスタントに何か新しい業務を依頼するときは、説明不足にならないよう明確な指示を出し、確実な仕事をしてもらいましょう。

5.電話をかける

月に一度はバーチャルアシスタントに電話をかけましょう。仕事上でのトラブルや誤解を防ぐためにも、定期的に会話しながらコミュニケーションをとることはとても大切です。

6.「ありがとう」を言う

この言葉があるだけであなたのビジネスは成功するといっても過言ではありません。バーチャルアシスタントはあなたに評価されていることをわかっている限り、今後もあなたからの評価が下がらないよう努力し続けるでしょう。

7.相手の時間を尊重する

誰もが限られた時間のなかで過ごしています。あなたはバーチャルアシスタントの仕事時間を最大限に活用するためにも、相手の時間を尊重し、何事も時間厳守で行動しましょう。

8.問題があれば伝える

バーチャルアシスタントの仕事で何か問題があれば、本人にそのことを伝えましょう。バーチャルアシスタントにとってはあまり聞きたくない言葉かもしれませんが、自分たちの仕事のクオリティやスキルを磨くためにも、むしろ正直な意見をいってくれるあなたに感謝すべきと言えます。

9.プレゼントをあげる

たとえば仕事に関連した商品や自社製品をプレゼントしてあげるだけでも喜ばれます。大したものではなくてもかまいません。バーチャルアシスタントにとってはそんなあなたの気遣いをみて、自分の仕事が感謝されているのだと感じることができ、バーチャルアシスタント冥利に尽きると素直に喜べます。


独立して個人で働くスタッフが多いアメリカのバーチャルアシスタントならではのコツですが、ここで伝えられているいくつかは日本でも参考になりますね。

キャスターのオンラインアシスタントも、4番のように最初に明確な指示をいただければ、即作業を完了させて納品前のチェックも徹底し、次の業務にスタンバイできます。

6番のようにその都度「ありがとう」と言ってもらえれば、嬉しくて仕事のモチベーションがあがるでしょう。

8番のように問題があればその都度伝えてもらえれば、改善されて同じミスはなくなり、経験値もアップします。

なにしろ、人間関係は相手に対するほんの少しの気遣いでうんとよくなるもの。オンラインアシスタントに「よし、今月はもっと頑張るぞ!」と思ってもらえれば、あなたにとってもメリットは絶大で、ビジネス向上につながります。お互いにずっと一緒に働きたくなるようなより良い関係作りのために、まずはコミュニケーションから始めてみてはいかがでしょうか。



Reference: VA Networking.com

»オンラインアシスタントサービス 『Caster Biz』

この記事をシェアする

  • Facebookでシェア
  • Twitterでシェア
  • はてなブックマーク
CasterBizをフォローしておすすめ記事をチェックしよう