CasterBiz対応事例
2017/6/26

【業務事例】オンライン電話会議ツールの導入をサポートしてもらいたい



今回は、ご自身で会社を立ち上げ、毎日お忙しく働かれている女性社長からのご依頼をご紹介します。

代表から、「取引先とのやり取りに、オンラインでできる電話会議ツールを導入したい」とご相談をいただきました。

取引先には英語のみ対応お客様もいるようで、数あるツールの中からどれを選んで良いか迷われているとのことでした。

ツールのリサーチから決定まで

お客様:今後、取引先とのやり取りの手段として、オンラインで使用できる電話会議ツールの導入を検討しています。海外在住で英語しか話せないお客様もいるのですが、どのツールを使えばスムーズにいきますでしょうか。

できれば、事前にアプリケーションをダウンロードしなくてもいいものや、誰でも簡単に分かるような設定で導入できるものだと嬉しいです。

アシスタント:承知いたしました。ではまず、ご希望に沿った最適なツールがあるかどうかリサーチさせていただきますね。30分程調査いたしまして、一旦ご報告いたします。

ご興味のあるツールがございましたら、それについて深くリサーチさせていただく形をとらせていただこうと思いますが、いかがでしょうか。

お客様:それでお願いします。「◯◯」というオンライン電話会議サービスも気になっているので、一緒に調べてもらえますか。

アシスタント:かしこまりました。では作業を進めてまいります。

アシスタント:お待たせいたしました。リサーチの結果、以下2つのツールがご希望に近いかと思われますが、いかがでしょうか。また、「◯◯」についても調べさせていただきました。

①・・・

メリット:〜

デメリット:〜

②・・・

メリット:〜

デメリット:〜

「◯◯」

メリット:〜

デメリット:〜

①、②と比べて:〜

お客様:ありがとうございます。やはり「◯◯」が良さそうですね。有料だけど、URLクリックで会議に参加できるのは魅力的です。

「◯◯」の導入をしたいのですが、全て英語なので、会員登録や会議の設定もお願いできないでしょうか。

アシスタント:もちろん可能でございます。ご依頼いただき、ありがとうございます。

ツールの導入 面倒な登録はキャスターにお任せ

アシスタント:会員登録の際に、プランを選択する必要がございます。以下プランの概要を翻訳させていただきました。いかがいたしましょうか。

・プランA

・プランB

・無料プラン

お客様:そうですね。。。定期的な会議を開きたいので、途中で利用可能時間がなくなってしまうのは避けたいですね。年間契約のプランAでお願いします。

アシスタント:かしこまりました。ではプランAのご契約で進めてまいります。登録の際にはクレジットカードが必要になりますので、(弊社がご案内している情報共有ツールから)共有をお願いいたします。

お客様:わかりました。共有しましたので、よろしくお願いします。

アシスタント:登録が完了いたしました。年間プラン契約の領収書を添付させていただきます。対応時間25分です。

お客様:ありがとうございます。登録完了メールが届きましたので、確認できました。毎回こちらの名前などを渡さなくてもやってくださるので、とても助かっています。

会議の設定代行 招待メール作成や手順書作成も

お客様:毎週月曜に定例を開きたいのですが、設定お願いできますか。とりあえずは3カ月後までで、定例のタイトルは「△△△ Meeting」にしてください。英語でよく分からないので、簡単な手順書も作ってもらえたら嬉しいです。

アシスタント:かしこまりました。

アシスタント:お待たせいたしました。3カ月分の会議の設定が完了いたしました。以下の機能が使えるように設定しておりますので、不要でしたらお申し付け下さい。

・画面共有機能ON

・ホストより先にゲストが会議に入ることができるよう設定

また、ゲスト招待時には以下のメール文章をお使いいただければ幸いです。

ーーーーーーーーーー

xxxx

〜〜

URL:〜〜

ーーーーーーーーーー

手順書の方は只今対応中です。本日中にご提出させていただきます。

お客様:ありがとうございます!機能について問題ございません。また、招待メールまで用意してくださってありがとうございます。手順書は急いでいませんので、いつでも大丈夫です。

(手順書作成)

アシスタント:手順書の作成が完了いたしました。ご確認くださいませ。

お客様:とても見やすいですね!これなら自分でも設定できそうです。今回は迅速なご対応、ありがとうございました!

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