リモートワークTips

メールは証文代わり? 進化したチャットがリモートワークの必需品!

長い長い間、「Eメール」は仕事上なくてはならない必須アイテムでしたが、最近は流れが変わってきています。一部では儀礼的な文章作成と送受信に時間がかかる上、返信スピード次第で仕事が滞ってしまうことが問題とされてきました。

また、メールは一度<送信>ボタンを押してしまうと取り戻せないため、BCC間違えといった誤操作が致命的なミスにつながりかねません。さらに、スパムや広告などの不要なメールの中に重要メールが紛れていて見落としかねない、前任者からメールでのこれまでのやりとりを引き継ぐことができない、ひとめで経緯を追うことができない、整理しにくい、 集計できない、大容量データを添付できない・・・などなど、じつは問題山積。時代の変化と共に、メリットよりも、処理に時間を取られるデメリットの方が多く感じられるようになってきたのです。

そこで現在では、多くのビジネスパーソンが、連絡ツールとして「メール」より「チャット」を選ぶようになってきています。

 

話せばわかる、話せば早い!

簡単に言うと、メールは「手紙」であるという性質から、どうしてもレスポンスが遅くなってしまいます。しかも、「取りに行き」「開封」するまで内容がわからないので、万が一迷惑メールに紛れてしまったら、読まないうちに添付ファイルごとゴミ箱行き...白ヤギさんからお手紙着いた黒ヤギさんたら読まずに食べた、という歌の1シーンがリアルにあり得る状況です。

その点、チャットは「会話」ですから、レスポンスの速さは電話並み。しかも音声ではないため場所や状況によらず話すことができます。資料等の添付ファイルをアップロード、その場でお互いに閲覧もできるとなれば、差し向かいで打ち合わせをしているのと変わりません。さらに、会話は時間が経つと忘れてしまいますが、チャットのテキストは自動で残りますから、後で遡って確認することも容易です。グループチャットなら宛先漏れなく一度にたくさんのメンバーでのミーティング、プロジェクト情報の共有が可能になります。ツールによっては、一度送信したメッセージの編集と削除も可能です。

 

進化したチャットツールたち

日本で最も使われているソーシャルチャットアプリは「LINE」で、登録ユーザー数は世界で5億6000万人、実際に利用しているアクティブユーザーが1億7000万人もいますが、そのパフォーマンスは個人対個人や小規模グループに適したもの。現在、ビジネスで使うチャットツールとしては、次の3つが基本となっています。

 

chatwork

・メールと個人向けチャットツールの問題点を解決したクラウド型ビジネスチャットツール。WebブラウザがあればOSに関係なく、そしてパソコン以外にもスマホでも使えるITサービス。基本無料、グループ数やストレージ等に制限あり。コミュニケーションが取りやすく、タスク管理、ファイル管理、ダイレクトメッセージ等が簡単。転送できるファイル容量が大きく、ビデオ通話、通知機能なども充実。

 

Facebookメッセージ

・Facebookの友達に個人的に連絡したいときに使うインスタントメッセージ。他の人には見られずに、プライベートなやりとりができる。無料で、Facebookユーザー同士であれば誰でもやりとりが可能。既読マークが残る。オンライン率が高く通知に気づきやすいので、緊急連絡向き。

 

Skype

・数多くの言語や国に対応しているため、グローバル企業にとってはかなり活躍するツール。チャット機能は無料、電話は一部有料。社内コミュニケーションツールとして使用されている例が多い。ビデオ通話はビジネスでも多く使われている。

 

メールは「書類代わり」の時代に突入

変化に敏感なビジネスパーソンは、もはや業務進行上生じるほとんどのやり取りを「チャット」や「インスタントメッセージ」で済ませています。もちろん、メールには長文を送りやすい、CCやBCCで受信者を指定できる、メールクライアント変更等でメッセージ移行も可能といった利点がありますから、まだまだ廃れることはありません。

しかし、ビジネスシーンによって使い分けるのがこれからのトレンドであり、在宅のリモートワーカーを目指すすべての人も「チャットコミュニケーションスキル」を磨くことが必須になるでしょう。

 

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