知らないと損をする! リモートワーカーの「チャットワークの始め方」12のステップ

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ワークスタイルを快適にするということで多くの人から支持を集めている「チャットワーク」。タスク管理もコミュニケーションも、ファイル共有もこれひとつで利用でき、動きがスピーディーでストレスフリーなのが魅力です。そこで、本記事ではリモートワーカーが知らないと損をする「チャットワークの始め方 12のステップ」を紹介します。

最初に準備するものは、メールアドレス、パソコンorスマートフォンだけ。「無料でチャットワークを使ってみよう」からアカウントの登録をして、準備が整ったらこの12のステップを辿ってみましょう。

http://www.chatwork.com/ja/

1. チャットワークには本名をつけましょう

チャットツールということもあり、LINEやSNS感覚でニックネームでアカウント名をつけてしまいがちですが、本名が必須です。ビジネスで使うものなので当然と考えておきましょう。FacebookやLINEを使ってビジネスのやり取りをすることもあるかもしれませんが、プライベートと切り分けられないという悩みが出てくることも。チャットワークを本名で運用することで、クライアント側も自分自身もはっきりと線引きをすることにも有効です。

2. アイコンは大きめの顔写真にしましょう

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プロフィール画面では、自分でアイコンを設定することができます。ただし、ここでアイコンをペットやイラストではなく自分の顔写真にしましょう。恥ずかしがって小さくしてはダメ。仕事のコミュニケーションツールなので、人となりがきちんと伝わるようにしておくべきです。顔写真を見てコミュニケーションを取ると、距離感が生まれにくいというメリットが。プロフィール画面に表示されるカバー写真も自分らしさが出るようにするとインパクトがありますね。

特に、リモートワーカーはテキストチャットが多くなるので、固い証明写真よりは、感情や話している雰囲気が伝わるような笑顔の写真の方が好感を持たれ、コミュケーションがスムーズになります。

 

3. はじめからチャットワークパーソナルプランを利用しましょう

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フリープランからスタートするリモートワーカーが多いですが、最初からパーソナルプランを利用しましょう。フリープランは、14のグループチャット・1対1のビデオ通話・5GBのストレージが使え、パーソナルプランは、無制限のグループチャット利用、複数人とのビデオ通話、10GBのストレージが利用できます。

リモートワーカーは、複数社と別々のプロジェクトを回すこともあるので、あっという間にグループチャットがいっぱいに。また、同時に複数人とビデオでのコミュニケーションを取る場面も発生してくるはず。最初から複数人とのビデオチャットも利用できるようにしておけば、急なビデオミーティングでも慌てることはないでしょう。

 

4. ダイレクトメッセージとグループチャットの役割を覚えましょう

チャットワークのチャットには、マイチャット・ダイレクトメッセージ・グループチャットがあります。

・マイチャット
自分だけが見ることができるチャットです。デイリーで送付する文章のメモなどを貼り付けておくと便利です。

・ダイレクトチャット
相手と1対1でやり取りをするためのチャット。個別で相談したいケースなどに有効です。リモートワークでは飲みに行って相談に乗ってもらうといったコミュケーションが少なくなるので、うまくダイレクトチャットを活用して本音を話しましょう。

・グループチャット
複数名が参加するチャット。プロジェクトや部署単位で作成することが多いでしょう。思いついた仕事のネタや気づきを送って空いた時に見るグループや、リモートワーカー仲間だけのグループも作ってみると良いでしょう。

 

5. 呼びかけにはTOが必要です

チャットワークでのやり取りをスタートするとグループがどんどん増え、プロジェクト件数によっては200から多い人では1000ものグループに入ることもあります。全てのやり取りをチェックするのは不可能であり、逆にそこが無駄を省けるいい点でもあります。そのため、特定の誰かに知ってもらいたい情報がある際には「TO」をつけることは必須

またその際には、メールのような「お世話になります。」といった丁寧なメッセージは不要です。文字数が増えて相手が読みづらく、スピード感がなく煩わしく感じることも。また、場面によって「エモーティコン」といわれる絵文字を使うと、距離感も縮まりよい意味で緊張感もほぐれます。ビジネスで絵文字を使っても不自然にならないのが、チャットワークのいいところでもあります。

 

6. タスク管理を覚えましょう

タスクを依頼された際、ほかのメッセージにどんどん埋もれ、忘れてしまうケースもあります。チャットワークは「タスク機能」を使うことで、別枠で管理ができるようになっています。「相手から課せられた自分宛のタスク」「自分で課したタスク」の両方を上手に使いましょう。

・相手から課せられた自分宛のタスク

相手からタスクを課せられたら、右下にタスクが表示されます。完了すればボタンを押せば相手にも通知がいき、完了ステータスになります。

・自分で課したタスク
相手にタスクを課したい場合は、画面右側のタスクに業務内容を入力して、日程と担当を選択します。完了したら、タスクを追加とクリックしましょう。相手には、タスクが課されたということが表示されます。在宅で一人で仕事をするリモートワーカーにとってはタスク管理は必須。忘れているタスクを確認してくれるような人は周囲にいないので、こまめにタスク管理をしていきましょう。

 

7. メッセージ、TO、タスクのカウント数で仕事を振り分けましょう

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チャットワークを使っていると、どんどんタスクやメッセージがきてしまい、チャットグループによっては100メッセージを超えるときもあります。リモートワークではメッセージに対して即レスしておき、相手に自分がここにいる、ここでリアルタイムで仕事しているというコミュケーションが基本となる一方で、チャットに縛られてしまい作業が滞ることがよくあります。まずは、自分宛て(TO)の数が多いチャットやメッセージから優先するとよいでしょう。また、集中してタスクを完了させる時間と、チャットで気軽なコミュニケーションを取る時間とを分けた方が効率よく進められます。

 

8. カテゴリの役割を覚えよう

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チャット一覧の下部右端のフォルダが描かれているボタンを押すと「カテゴリを選択」と出てきます。ダイレクトチャットとグループチャットの選択ができ、使うシーンに応じて検索をスピーディーに行える機能です。自分で作成しておくには、「カテゴリを新規作成」すると簡単に行えます。こちらは、プロジェクト毎にグループチャットを作っていたとしても、そのプロジェクトのグループメンバーでさらにプロジェクトが分散するといったケースに有効です。

リモートワーカーとして複数の会社に勤めるという選択肢を取っているような場合、会社毎にグループチャットが複数でき、同じようなチャットが被ってきてどのグループチャットでやりとりすべきか戸惑うケースがあります。そういったときは、グループチャットのさらに上位概念としてカテゴリに登録してフィルタをかける方法があります。

例えば、会社ごとにカテゴリを分けておけば、A社のカテゴリを選択したら、A社のグループチャットだけが表示されます。そうなると、午前中はA社の業務を、午後はB社をといった具合に、頭の中を切り分けてチャットを使うことができます。やや応用編になりますが、初めからこの機能を知っておくと、仕事の切り分け方が上手になるでしょう。

 

9. 添付の仕方を覚えましょう

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メールでは、パスワードをかけたり未着や容量などを気にしたりとストレスがかかるファイル添付。チャットワークではサクサクとファイルのアップロードとダウンロードをすることができます。メッセージのクリップのアイコンを押すとファイル画面が開くので、アップロード希望のファイルを選択するかドラッグ&ドロップでアップロードが完了です。万が一、間違ったファイルを送ってしまっても削除ができるところがチャットワークの便利なところ。

リモートワークにおいては素早いデータの共有が必須です。例えばビデオチャットで打ち合わせをしながら、その場で必要なデータをやり取りしてそれを見ながら進めるようなケースもあります。そういった際に気軽に添付しやすい機能なので、スムーズにデータを共有する感覚をおぼえましょう。

 

10. 引用の仕方を覚えよう

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複数人でチャットをしていると、何について返信をしているか伝わりにくくなってしまいます。そんな際には、「引用」を使うとスムーズになります。「引用」をクリックすると、そのまま相手にどの文章を指しているのか伝える形で共有が可能です。ここは、リモートワーカーが丁寧に仕事をしているか、という点がわかりやすく出やすいポイント。リモートワークでは、相手と対面せずに仕事をする場面が多いので、丁寧なテキストコミュケーションを心がけると相手に喜ばれます。初心者であっても、こういった丁寧さを初めから実践できれば信頼を得やすくなるでしょう。

 

11. メッセージリンクを使ってみましょう

相手に過去の特定のメッセージを確認してもらう際、メールでは煩雑になり文量も増えてしまいますが、チャットワークでは「リンク」機能でスッキリ表示することが可能です。チャット内のリンクアイコンを押すとそのメッセージのリンクが表示されるので、そのメッセージへの移動がスピーディーに行えます。

 

12. チャットワークライブの使い方を覚えましょう

リモートワーカーは、もちろんチャットだけではなく対面でコミュニケーションを取る場面もあります。スカイプなどを利用する手もありますが、立ち上げなどに無駄な時間がかかり、チャットからのスムーズな利用という面ではNGです。そんなとき、音声電話・ビデオ通話・画面共有の全てが可能となる「チャットワークライブ」が便利です。

使い方はとてもシンプル。カメラのボタンを押せばライブがスタート。直接コミュニケーションを取りたいときはビデオ通話で、ほかの画面を見ながら話をするときは音声電話でと、シーンによって使い分けてみるとよいでしょう。

以上が「リモートワーカーのチャットワークの始め方 12のステップ」となります。どこでも仕事をするために、チャットワークの使い方を早い段階で知っておくと、クライアントや仲間とのコミュニケーションが大変スムーズになります。実際に使い始めるまでに、チェックをしておくとよいでしょう。

 

この記事の監修:リモートワークコンサルタント 辻田和彰(Kazuaki Tsujita)

2000年よりネット業界で働き、ネット専業代理店(元サイバーエージェント)、総合代理店、メディア企業を渡り歩き、現在はフリーランスとして独立。リモートワークコンサルタント、クラウドソーシングコンサルタントとしてWebメディア運営体制作りなど、企業のリモートワーク活用コンサルティングを行う。自らもリモートワーカーを実践中。詳しくは、辻田和彰.comまで。

この記事の著者:松岡佑季(Yuki Matsuoka)

松岡IT企業の会社員×ニュース記事ライター。全国を取材している過程で、リモートワークに興味を持ち始めたことをきっかけに、多様な働き方を広めたいと決意。自身もコワーキングスペースやリモートに便利なITツールをフル利用し、「誰もがどこにいても変わらない仕事と給与が手に入る世の中」にすべく奮闘中。


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by caster-biz