リモートワーカーなら、複数端末を同期させよう。鍵はクラウドサービスにあり!

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パソコンとスマホ

自宅のパソコン、会社のパソコン、外出中に携帯するノートパソコン。さらには、タブレット、スマホなどの様々なモバイル端末を仕事に使っている方は多いと思います。これらを上手く同期させて、いつでもどこでもシームレスに使えるようにしておくと便利ですよね。今回は、そのために欠かせないクラウドサービスの活用についてまとめてみたいと思います。

 

クラウドサービスを使えば、自動同期!

例えば、在宅勤務中に自宅のPCで作成した資料を移動中にタブレットでチェックして、続きの作業は会社のPCで……。あるいは、会議中にノートPCでざっくり作成した議事録を、自宅のデスクトップPCで整えて関係者に送るなど。リモートワークでは、複数のパソコンやモバイル端末を使い分けながらも、仕事はシームレスに行いたいという場面は多いと思います。

その際、あちらこちらにファイルができてしまうような状態や、メールで自分に転送するのは混乱の元。どれが最新データなのかが分からなくなったり、先祖返りや上書きミスが発生したり、時には重要ファイルが消失……などといったトラブルも発生しかねません。取り返しがつかない事態に落ち込んだり、真っ青になったりした経験がある方も多いのではないでしょうか?

では、複数の端末を使い分けながらもミスなくスマートに、そしてシームレスに仕事をするにはどうすればいいのでしょうか? その鍵は、クラウドサービスの活用にあります。それぞれのコンピュータごとにインストールしたソフトを利用するのではなく、ネットワーク経由で提供されているサービスを使うという方法です。

クラウドサービスなら、Webブラウザからログインすれば、どのパソコンからでも同じように利用可能。スマホやタブレットからログインするためのアプリも提供されています。もちろん、接続先はすべて同じです。アカウントをひとつ作っておけば、いつどの端末から接続しても、自分用のひとつの環境を利用できるので大変便利。クラウドサービスは、ただそれを使うだけで、「同期」という作業そのものを不要にしてくれるのです。

 

リモートワークに必須の3大基本クラウドツールとは?

では、リモートワーカーがぜひアカウントを持っておきたい基本的なクラウドツールとは? 以下に、現在のリモートワークでよく利用されている代表ツールをまとめておきたいと思います。

チャットツール

いまやメールに変わって、コミュニケーションの中心を担うようになったのがチャットツール。代表的なものには「チャットワーク(ChatWork)」や「Fecebookメッセージ」があります。いずれも、アカウントひとつあればパソコンやスマホ、タブレットなどから利用可能です。

特にチャットワークは、今やビジネスにおけるデファクトツールのひとつ。1対1のチャットだけでなく、プロジェクトやテーマごとにグループを作成してコミュニケーションが行えるので、意見交換や情報共有にも積極的に使われています。

チャットワークにある「マイチャット」という自分専用のチャットも意外と便利。簡単なブックマークがわりやアイデアメモとしての活用、現在進行中の重要ファイルの一時バックアップなどにも利用できます。本来的な使い方ではないかもしれませんが、ひそかに利用している人は多いようです。

WEBメール

減ってきたとはいえ、電子メールもまだまだ無視できない存在。複数のパソコンから重複してメールを読み出したり、あれこれ転送設定をしたりすると管理が煩雑になるので、WEBメールを活用しましょう。ほとんどのプロバイダーのアカウントでWEBメールが使えるようになっていますが、これも一種のクラウドサービスです。

また、個人でGmailアカウントを持っている方は多いと思いますが、意外と知られていないのが、GmailでGoogle以外のメールアカウントも利用できるということ。会社支給のメールアドレスや他のプロバイダーで発行したメールアドレスも設定可能です。よく利用するすべてのメールアカウントをGmailで送受信できるようにしておけば、PCだけでなく、スマホ、タブレットからも共有して一元管理できます。

設定は、Gamilの設定メニューにある「アカウントとインポート」の「POP3 を使用して他のアカウントのメッセージを確認」から、5アカウントまで設定可能。通常のメールソフトでのアカウント設定と同じ感覚で簡単に行えます。「詳細」のリンクから詳しい説明(ヘルプ)も参照できますので参考にしてください。

Gmail

オンラインストレージ(データ保存スペース)

クラウド型のストレージサービスも、ぜひアカウントを持っておきたいもののひとつ。オンライン上に自分のハードディスクをもつような感覚で、どの端末からも利用可能です。代表的なサービスとしては「Googleドライブ」や「Dropbox」があり、どちらも一定容量までは無料で利用できます。

保存フォルダを階層的に作成でき、共有設定も行えるのでチームワークにも向いています。有料版を使えるお金の余裕がある人は、大容量の契約をしてデータの全てをオンライン上に保管するという方法も……。クラウド化を推し進めればそれがひとつの理想かもしれませんが、まずは複数のパソコンで作業するファイルや共有したいファイルをオンラインに保存。それ以外は、メインのパソコンや外付けHDに保存するといったあたりが現実的かもしれません。

なお、Dropboxの個人向け有料版(Pro プラン)は月額 1,200 円(税別)から、Googleドライブの有料プランは、100GB/月1.99ドルから利用できます。詳しくは、以下のリンク先にあるそれぞれの料金プランを確認してください。

Dropbox の価格
Googleドライブの有料プラン

 

クラウドサービス利用の注意点

クラウドサービスのアカウントがあれば、短期出張程度ならノートパソコンを持ち歩く必要もなくなるかもしれません。チャットやメールはスマホで十分。必要な時には、ホテルのレンタルパソコンを借りたり、外出先のパソコンを使わせてもらったりなどというかたちで、自分のいつもの仕事環境を利用することも可能です。

セキュリティには配慮を

choromeブラウザただし、そこでひとつ注意したいこと。知らないパソコンからログインした時は、ログイン情報やキャッシュ情報をちゃんとクリアしてから終了するようにしましょう。

あるいは、最初からブラウザに情報が残らないように、利用モードを切替えて使うようにする方法もあります。

Chromeではシークレットウインドウ、Firefoxではプライベートウインドウ、MicrosoftのIEやEdgeではPrivateウインドウと、ブラウザの種類によって名称は異なりますが、機能は同じです。設定メニューからこれらを選び、新しいウインドウを立ち上げてブラウザを利用すると履歴などの情報が残りません。セキュリティのための習慣にするといいでしょう。

無料サービスなりのリスクも頭に入れて使う

無料版の利用だけでも十分すぎる充実した機能を利用できるクラウドサービス。あえて有料版を使う必要などないと考える人は多いと思います。しかし、無料には無料なりのリスクがあることも頭に入れておきたいところです。必ずしも100%の動作やデータ保存が保証されているわけではありません。過去にはフリーメールが届かなかったり、一部データが消失したり……などということもありました。もちろん、サービスレベルは向上しており信頼性はかなり高くなっていますが、仕事に使う場合にはリスクヘッジも心がけておくようにして欲しいと思います。

 

いかがでしたか? 意識してはいなかったけど、考えてみれば毎日使っているツールのほとんどがクラウドサービスだった……などという人も多いのではないでしょうか? 個人でもチームでも、クラウドツールをもっと意識的に使いこなして、快適なリモートワーク環境をつくっていきましょう。なお、クラウドサービスを語るときに忘れてはいけないGoogleのサービスについては、回をあらためてとりあげたいと思いますので、ぜひごご覧ください。

 

この記事の監修:リモートワークコンサルタント 辻田和彰(Kazuaki Tsujita)

2000年よりネット業界で働き、ネット専業代理店(元サイバーエージェント)、総合代理店、メディア企業を渡り歩き、現在はフリーランスとして独立。リモートワークコンサルタント、クラウドソーシングコンサルタントとしてWebメディア運営体制作りなど、企業のリモートワーク活用コンサルティングを行う。自らもリモートワーカーを実践中。詳しくは、辻田和彰.comまで。

この記事の著者:光宗英子(Eiko Mitsumune)

2016009006広告業界、WEB業界を経験後、2013年より編集・ライティング業務を中心にフリーランスとしての活動を開始。長年の夢だったリモートワークを実践中です。働き方は生き方でもある。だから、もっと多くの人がもっと多様な働き方を選べるようになればいいと思っている。昼寝とお風呂と夏目漱石が大好き。


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by caster-biz