離れていても大丈夫! リモートワークで業務が進む7つのコツを知っておこう

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

「リモートワーカーのリーダーになってください」。こう言われたら、どうしますか?

通常、リモートワークを始めたころは指示をもらうだけだと思いますが、やがて他のリモートワーカーと一緒に行う業務を進行することも出てくるでしょう。また、自分はリモートワーカーではないけれど、会社が契約したリモートワーカーへ仕事を指示する立場になるのも、現在では珍しくなくなっています。

そこで、離れた場所にいる相手と、会わなくてもスムーズに業務を進めるポイントをまとめました。決して難しくはなく、相手のことを考えて気を付けていけば大丈夫。リモートワーカーのリーダーなんて無理! と思わず、機会があればぜひ積極的にチャレンジしてみてください。仕事の幅が広がりますよ。

 

1.指示の内容や返事は、もれなく残すように習慣付ける

リモートワークで最も大切なのは、いつ、誰が見ても、状況が分かる形になっていることです。特に複数のメンバーでグループを組んで仕事を進めるときは、こちらからの指示だけでなく、メンバーそれぞれからの返事も、関係者全員が読めるようメールやチャットで残すようにしましょう。「言った、言わない」のトラブル防止にもなります。

うっかりしがちなのは、リモートワーカーと個別にやりとりした結果を共有し忘れること。プライベートな面に踏み込んだ相談を受けた場合は別ですが、仕事の担当や進め方に変更が起きるようなやり取りを個別にしたら、後で必ずグループ全員に伝えましょう。その日にやりとりした内容は、できるだけ当日中に全体に伝える癖を付けましょう。

 

2.大切な指示を出したときは、必ず確認コメントをもらう

リモートワークで指示を出す立場になると、リモートワーカーが内容をちゃんと読んでくれたか、分からないことがないかどうか、とても気になります。スケジュールや割り振りなど、大切な指示を出したときや、重要な変更点を伝えたときは、一人ひとりから確認コメントをもらうようにしましょう。

メールのサブジェクトや、チャット・掲示板のタイトルの冒頭に、【要返信】を付けると相手に分かってもらいやすくなります。タイトル表示機能がないツールでやりとりをしている場合は、本文冒頭に、「【要返信】以下の内容を読んだら確認コメントをください」と書くといいでしょう。業務の開始時期がせまっているときなど、状況に応じて、「○月○日までに返信してください」と期限も明記します。

 

3.業務の方向性やNG事項は、整理して最初に示す

業務の種類は、クライアントから請け負うものもあれば、自社でコンセプトを作って進めるものもありますね。どちらにしても、全員が同じ方向性を向いていることが欠かせません。

スタート前に、この仕事では何よりもまずどういったことに注意していくかを示しましょう。NG事項は箇条書きにして一覧できるようにしておけば、指示する側の修正負担が少なくなります。

 

4.修正を依頼するときには、具体的に説明する

単純な記述ミスなどは指摘すれば済みますが、悩ましいのは、ニュアンスやトーンが求めている方向と違う場合の修正依頼。たとえば、記事執筆で文章自体に問題はないけれど、クライアントが求めている意向を反映できていない場合はどうしますか?

「ここはニュアンスが違うので直してください」だけの指示ではなく、どう修正したら良くなるかの例を具体的に示すと、つかんでもらいやすくなります。次回以降の修正が結果として少なくなっていくので、業務がスタートしたときにはがんばってみましょう。

 

5.ていねいな言葉遣いで運営していくほうがベター

リモートワーカーと良いコミュニケーションがとれるかは、リモートワークで業務をスムーズに進める上で重要なポイント。何度も仕事を一緒にして気心が知れた人へ1対1で指示を出すなら、あまり堅苦しくない言い方もアリだと思います。

でも、お互いに面識のない人同士が入っているグループをリモートワークでまとめていくなら、極力ていねいな文章で進めていくことをおすすめします。グループの雰囲気も引き締まりますよ。個人的に親しい人がグループ内にいるとき、その人とだけはついラフなやりとりをしてしまわないよう気をつけましょう。

 

6.なるべく一度はオンラインで顔を合わせる機会を作ろう

1607-1_2

相手と距離が離れていても、アクセスする時間帯が異なっても、仕事を進められるのがリモートワークのメリットですが、実際に顔が見られるとぐっとやりやすくなることが多いです。

スカイプなど無料のツールでビデオミーティングができるので、業務が始まる前に、ぜひ一度は顔を合わせて言葉を交わす機会を作りましょう。メンバーの予定を聞いて時間を調整し、オンラインキックオフミーティングを行うと士気が上がりますよ!

 

7.業務の進行中、問題がないか繰り返し確認していこう

リモートワークでは相手からの連絡がないと、どこまで業務が進んでいるのか、問題はないのかが分かりません。リモートワーカーの中には、慣れないうちは自分から質問しにくいといった人もいます。質問がなければ分かってくれている、とは考えない方がいいでしょう。

納期ぎりぎりになって、「実は間に合いそうもない」「今さらだけれど、こんなことが分からない」と全体の進行に大きな影響が出る状況にならないよう、リモートワーカーに進捗状況や質問がないかを定期的に尋ねるようにしましょう。

 

この記事の著者:鈴木ユキ(Yuki Suzuki)

金融機関と外資系メーカー勤務を経て、アメリカの大学院へ留学・卒業。15年以上、ライティングを中心にリモートワークで活動している。ネットワーク上でチームを組んで行うコンテンツ制作に多数携わり、Webメディア、雑誌記事、書籍、マニュアルなど幅広く経験。


SNSでもご購読できます。

by caster-biz