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中小企業のご利用
2017.05.30

キャスタービズのおかげで圧倒的に雑務の量が減りました

株式会社PR Table 大堀 海様



企業のPRを支援する「PR Tableというサービスを提供しています。PRというとプレスリリースのイメージが強いと思いますが、弊社は「ストーリー」というものに着目してPR支援を行っています。

弊社では「ストーリー」を「プレスリリースで発表するほどでもないけどちょっといい話」と定義しています。例えば、創業時のエピソードや事業・プロダクトへの想い、社員の入社背景、社内制度の導入背景などです。

そういった「ちょっといい話」を作成・公開できるプラットフォームと、イチから作成サポートを行うサービスを提供しています。企業さんには主にコーポレートブランディングや採用広報、インターナルコミュニケーションを目的としてご活用いただいています。

キャスタービズで業務をオペレーション化


キャスタービズを使い始めたのは2015年12月からです。もう使い始めてから1年以上になります。代表の中川さんと知り合いだったので、PR Tableを始める前から知っていて、利用を検討していました。


 ただ、僕が前職でPRエージェンシーを経営していた時は日々の業務に忙殺されていて、自分の業務をオペレーション化できていなくてキャスタービズにちゃんと依頼できるような状態ではなかったんです。


それがPR Tableを始めてから営業と制作といったようにチームが分かれてきて、少しづつ分業できる体制が整ってきました。


例えば、営業してから制作までの橋渡し役やお客様への業務連絡など、一定のオペレーションがあれば、自分たちでやらずに外部サービスに全部お願いできるんじゃないかという仮説がありました。その仮説をもとに実際にキャスタービズにお願いしてみたら思った以上にうまくいきました。




社員が本当に重要な仕事に集中できる状態を作りたい


キャスタービズに依頼している内容を大きく分けると2種類です。


メインとなっているのはコンテンツの作成依頼をもらってから納品までに発生するライター、お客様との連絡調整と、外注費を集計・管理する業務です。


具体的には、セールスがお客様からコンテンツの作成依頼を頂いてからの、お申し込みメールのやり取りや契約に関する事務的なやり取りをキャスタービズに行ってもらっています。


 その後、制作の工程に移動するのですが、そこではライターさんの日程調整、スケジュールの登録やリマインドをChatWorkなどを使ってやってもらっています。日程に関しては全てスプレッドシートで管理していて、そこにアシスタントが日程を入力すると関係各所へ通知が行くようにAPIをつなぎ込んでいます。


社員にはお客様の課題を元に構成を決めるといったサービスの肝になる重要な仕事をしっかりとやってもらっていて、キャスタービズにはオペレーションを回す役割を担ってもらっています。


また、日々のこういったやり取りに加えて、月末には外注費の集計作業もお願いしています。ライターさんによって業務量が異なるので、煩雑な情報を整理していただけることが大変助かっています。



バックオフィスのサポートから社員の秘書としても活用


もうひとつは社員の秘書業務です。


キャスタービズへの依頼は僕だけではなく他の社員もいつでも依頼できるようになっていて、出張の時にホテルや会食の予約してもらったりしています。依頼頻度はそこまで多くないんですけど非常に便利です。依頼の幅が広いのがキャスタービズの特徴だなと感じてます。




ツール×キャスタービズで雑務を手放すことができました


キャスタービズを導入して一番変わったのは圧倒的に雑務の量が減ったことですね。弊社はバックオフィスをはじめとして普段から様々なクラウドツールを積極的に使っています。


しかし、1つのツールを導入するだけでは解決できないことってすごく多いんです。会計とかでいうと全て自動で処理できるとは言っても、人がやらなきゃいけない部分っていうのは少なからずあって、1つ1つの業務は小さくても積み重ねで結局やることが増えてしまうんです。


そうしたツールとキャスタービズを組み合わせることで雑務を本当の意味で手放すことができるようになっていますね。それはアシスタントの方が様々なツールに対応してくれてるからだと思います。


 初めはフローなどは決まっていなく、社員が自分たちでこういった業務をやっていたのですが、徐々にキャスタービズにお願いしていった形で、今もフロー改善に関しては取り組んでいる最中です。


 

まずは、お問い合せください。

「こんなこともできるの?」「一度試してみたい!」どのようなことでも構いませんので、お気軽にご相談ください。

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