中小企業のご利用

ベンチャーこそキャスタービズ!あらゆるコストを削減し、スリムな組織に。

スキャンマン株式会社 代表取締役社長
杉本様

ベンチャーこそキャスタービズ!あらゆるコストを削減し、スリムな組織に。

スキャンマン株式会社 代表取締役社長
杉本様

スキャンマン株式会社は、「書類のデジタル化をもっと手軽に」をコンセプトに、派遣型スキャン代行サービス『SCANMAN』を運営しています。

会社を設立された2013年当時から、スキャンの市場規模は約1,000億円と非常に大きく、大手企業も参入しているマーケットだったそうです。

その中で、他サービスが「顧客がスキャンするものを郵送する」ところを、『SCANMAN』は「スキャンをする人が顧客のところに行く」という点を特徴にサービスを提供されています。特に機密文書・名刺を扱う顧客からは安心・安全だという点が喜ばれ、取引顧客数は数千社にもなります。

今回は、代表取締役の杉本様にお話をお聞かせいただきました。

創業期から、キャスタービズで人手不足を解消

キャスタービズを利用し始めたのは、創業2年目の2015年1月からです。もう利用してから2年以上が経ちましたね。

もともとキャスター代表の中川さんと知り合いだったこともあり、リリースした頃からキャスタービズのことは知っていました。当社とキャスターは、企業のアシスタント領域という点で事業領域が似ているので、サービスや考え方に共感する点が非常に多かったです。

加えて、当時は細かなルーチン業務が多く、純粋に人手が足りなかったので、そこをキャスタービズに担ってもらえれば、「社内のみんながもっとクリエイティブな業務に集中できる」という期待感があり、利用し始めました。

業務をルーチン化し、キャスタービズに切り出すことを意識

キャスタービズに依頼している業務はさまざまですが、まず始めにスタートしたのは業務報告管理です。

業務報告とは、各スタッフが顧客のところへ訪問した結果、何枚のスキャンに何時間かかったのかなどの報告です。キャスタービズには、この業務報告が漏れなく提出されているかの確認や、提出されていない場合のリマインド・回収業務を担当してもらっています。これによって請求額が確定し、経理担当が請求書を発行します。つまり、キャスタービズにはスタッフと経理担当をつなぐ役割を担ってもらっています。

その後、徐々に依頼する業務領域が広がり、今では全社員の勤怠管理や経理業務、顧客や外部パートナーとのやり取りなども、キャスタービズに担当してもらっています。

弊社の考え方として、できるだけ業務をルーチン化し、キャスタービズに切り出すことを意識しています。そのため、新たな業務が発生すると一度自分でやってみて、ルーチン化できたら、各社員の判断でキャスタービズに依頼してもらうようにしています。

無駄な人材採用をしないことで、あらゆるコストを削減

どうしてそこまでしてキャスタービズに依頼しているかというと、人材におけるリスクとコストを大きく軽減できるからです。

当社はベンチャーですし、従業員1名を採用するにしてもかなりの重みがあります。もちろん従業員でなければならない業務もありますが、外部の方でも対応できるルーチン業務をキャスタービズに依頼することが、組織として一つのリスクヘッジになっています。

また、コストについては、3つのコストを減らせると考えています。

1つ目は管理費です。保険料やパソコンなどの設備、雇用手続きに伴う工数が、雇用の場合にはあるかと思うのですが、そちらはキャスターが代わりに担ってくれているという認識をしています。

2つ目は教育費です。普通は、業務指示を受ける時間にも給与が発生するかと思うのですが、キャスタービズでは教育コストがかかりません。なぜなら、普段使っているマニュアルやオペレーションを共有すれば、アシスタントの方が理解してくれて、業務を進めてくれるからです。

3つ目は採用費及び人件費です。人を採用する費用もかかりませんし、契約時間から実働時間を消化する仕組みになっているので、仕事を依頼できずに持て余してしまうこともありません。

また、キャスタービズは一人ではなくチームで対応してくれるので、バックアップ体制があるという点がクラウドソーシングとの大きな違いです。単なるマッチングではなく、キャスタービズの優秀なアシスタントが、滞りなく様々な業務をしてくれるという点に、すごく価値を感じています。

みんな、採用する前に、まずはキャスタービズを利用することを考えるべきだと思いますよ(笑)

当社にとっては、創業してからキャスタービズがいる期間の方が長いので、いない状態が想像できないですね。これからも業務オペレーションの中にどんどん組み込んでいきたいと思います。

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