リモートワークTips

リモートワークと伝える力 -リモートワーカーは「伝え方が9割」

先日、リモートワークで鬼のように大事な「即レス」をテーマに記事を書きました。

「即レス」はたしかに大切です。しかし、ただ闇雲に「速く返信すればいい」というものでもありません。なぜなら、チャットのようにテキストをベースにしたコミュニケーションでは誤解が生まれやすいからです。

 

リモートワークでできる仕事の範囲が広がる

今までリモートワークで主流だったのは、Webデザインやコーディングといった「やらなければならないことが明確化されている仕事」 求められている仕様がはっきりしているので、発注する側も仕事をする側も、それほど細かいコミュニケーションに気を使う必要がありませんでした。

しかし、現在ではIT技術の進歩により、仕事で「テキストベースのコミュニケーション」を行う機会が増えてきたと思います。LINEやFacebookメッセンジャーでのやりとりなど、仕事でチャットを使うことも珍しくありません。

 

テキストベースで正確に相手に物事を伝えるということ

「仕事でチャットを使うのがあたりまえ」になったことで、イベントの企画や営業といった、これまでは人と人が直接会って進めていた仕事も、リモートワークで行われる機会が増えてきました。私自身、現在はそうした企画、営業といった仕事をリモートワークで多くこなしています。

企画や営業といった「細かいコミュニケーションが重要な仕事」では、「物事を正確に、かつ簡潔に伝えること」が不可欠です。つまり、リモートワークの「即レス」も、ただ速いだけでなく「いかに相手に対して正確に情報を伝えられるか」が重要なポイントになります。

普通の会話では「ちょっと何を言ってるのかわからない」という場面がよくあると思います。

Face to Faceの会話なら、その場で相手に聞き返せば済むことですが、チャットではそうはいきません。文字を打つのはタイピングが早い人でも会話に比べて長い時間が必要ですし、受け取る側も理解するのに時間がかかるからです。そのため、チャットのコミュニケーションでは、「できるだけ少ないやりとりで、伝えたいことを正確に相手に伝える」ことが大事です。

私も、過去にチャットで物事をうまく伝えられず、トラブルになってしまったことがあります。コミュニケーションの失敗が仕事の失敗につながり、相手からの信頼を失ってしまったことも。

(実は、リモートでほかの人と一緒に仕事をするのはとても大変なことなんです。。。)

 

相手に「伝える」よりも相手に「伝わるか」を意識する

私がそうした失敗から学んだことは、
「伝えようとする」ことよりも「それで相手に伝わるどうか」
をとにかく意識すること。

日常的な会話でも、「相手に伝わっているような気になっていて、実際には伝わっていない」っていうこと、よくありますよね。

会話の場合、一度言って伝わらないことでも周りの人の会話を聞いたり、後から確認することで理解できる、ということがあると思います。しかし、それをチャットでやろうとすると、「何がわからないのか」を「正確に」相手に伝えなくてはいけません。それでは結局会話が二度手間になってしまいます。だからこそ何度も確認しなくていいように、できるだけ最初から「相手に伝わるかどうか」を意識する必要があるんです。

主語、目的語は揃っているか、「いつ」「どこで」「誰と」といった必要な情報は入っているか…など、メッセージを送る前によく確認しておきます。基準となるのは「自分がそのメッセージを見たとき、相手に聞き返す必要はないか」ということ。もし、「聞き返さなくてもいい」と判断できるなら、正確に伝えられるいいメッセージが書けたと判断していいでしょう。

また、「相手だったらその情報をどのように捉えるか」という点も大切なポイントです。受取り手の性格や知識、理解力なども考えて文章を考えましょう。「あの人だったら、こういう書き方にしたほうが誤解なく伝わるかな」といった点まで意識することが大事です。

「相手のことを考えたコミュニケーション」ができるようになると、相手の言っていることがうまく理解できないときも「もしかしたら、こういうことが言いたいんじゃないかな」といった判断ができるようになってきます。「伝える力」だけでなく「受け取る力」も鍛えられるわけです。

 

自分なりのベストな伝え方を身につけよう

文字ベースのコミュニケーションに慣れ「伝える力」がついてくると、必要な事項を箇条書きにしたり、パターンごとに分けてわかりやすく相手に伝える、といったテクニックも徐々に身についていくでしょう。

また、チャットだけでなく、Face to Faceの会話でも「伝える力」が身につき、「論理的な会話」ができるようになります。リモートワークにおける「文字ベースのコミュニケーション」で仲間やクライアントとの信頼関係を築きあげることができれば、ほかの人よりワンランク上のコミュニケーション能力が身についた、と自信を持っていいかも。その力はリモートワークとは関係のないお仕事でも必ず役に立つはず。ジャンルを問わず、「一緒に働きやすい人」と思ってもらえるのではないでしょうか。

「リモートワークにチャレンジしたい」と考えている方。まず「即レス」の習慣が身についたら、次は「簡潔・正確なチャットコミュニケーション」に挑戦してみてはいかがでしょうか。

 

この記事の著者:大崎 祐子(Yuko Osaki)

キャスタービズブログ編集長。大学3年次から、リモートワークという働き方で東京や海外とのプロジェクトに参画。秘書業務から企画・広報などをリモートワークで実現してきた。本人が運営する「リモートワークを頑張る女子大生のブログ」ではlivedoorブログランキング1位に。リモートワークや女性の働き方などを中心に発信している。
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