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キャスタービズを活用して、コア業務に集中する「仕組み化」のススメ

株式会社ウィルゲート
吉岡諒様

キャスタービズを活用して、コア業務に集中する「仕組み化」のススメ

株式会社ウィルゲート
吉岡諒様

コンテンツマーケティング事業、メディア事業を主軸とする株式会社ウィルゲート(以下、ウィルゲート)では、社名のように一人ひとりが自身の「WILL(意志、想い、やりたいこと)」を実現することを経営理念に掲げています。

今回は、共同創業者であり、専務取締役 COOの吉岡 諒様にキャスタービズ活用のポイントを伺いました。

優秀な秘書が産休へ!その代わりとして選んだのがキャスタービズ

まずは、キャスタービズ導入のきっかけを教えてください。

これまでスケジュール管理を一任してきた優秀な秘書が産休に入ることになり、月100件ほどの予定(社内外の打ち合わせ)の調整を依頼できる人員が必要になりました。最初は派遣社員を雇用して任せていたのですが、その方が他の仕事に就くことになってしまい、後任の担当者をどうすべきか、とても困っていました。

再度派遣社員の募集も考えたのですが、またゼロからレクチャーを行って、退職になってしまう不安があり、採用費も教育コストもかからず、すぐに業務をお願いできるキャスタービズの導入を決めました。

ルーチン業務はキャスターへ

ありがとうございます!キャスタービズへの依頼業務を具体的に教えていただけますか?

主にSlackを使用して、日々キャスタービズのアシスタントへ依頼をしています。依頼内容はアポイント調整や会食手配といった秘書業務などですね。

G Suiteのメールや、Facebookなどの各種SNSにアクセスしてもらい、スケジュールを見ながら、重複がないようにアポイント調整を行ってもらっています。あとは、会食の予約代行もお願いしています。ただ予約するだけでなく、エリアごとに会食に向いているお店のリスト作成もお願いしたりします。

業務の切り出しについては、スムーズでしたか?

もともとマニュアルが社内にあったことと、派遣の方が退職する前の一週間がキャスタービズを導入する時期と被っていたため、導入時の30分ほどのオンラインミーティングで注意点を伝えることができました。

業務を切り出すという観点では、とてもスムーズにいったと思っています。

後は不具合が生じたら、都度フィードバックをしっかりとすることで、アシスタント側でもマニュアルに追記してくれて、同じような不具合がなくなるようにしてくれているので、助かっています。

キャスタービズは、アシスタント側でチームを構成し、チーム内でノウハウを共有しながら仕事を進めてくれます。なので、フィードバックをすることで情報が蓄積されて精度も上がっていきます。能力的にも優秀な方ばかりなので、安心して仕事をお任せできました。

余計な気遣いせず、パートナーとしてやり取りできる

日々のやり取りは円滑ですか?

はい、チャットは言葉を使用するだけでなく、スタンプでやり取りをしたりもするので、余計な気遣いはいらなくて楽だなと思っています。

仮に会社の社員がミスした場合、どういった伝え方をするのが最善かを考えますが、キャスタービズの場合は、外部パートナーということもあり、良い意味でストレートに指摘や意見を伝えることができるので、非常にやりやすいです。

社員のキャリアを大切にしたい

キャスタービズ導入後、社内の変化はありましたか?

依頼をしているアポイント調整については、言い換えればルーチン業務になるのですが、とても大切な業務だと思っています。

ただ、自社の社員に継続して依頼をしてしまうと、その社員のスキル向上やキャリアに繋がりにくいと考えています。さらに、それが続くとモチベーションダウンに繋がる可能性があり、他のスキルを身に付けたいという要望にも応えにくくなります。その点では、ルーチン業務をキャスタービズのような外部パートナーに切り出す事ができるというのは、本当にありがたいなと思います。

どの部門もルーチン業務はあるので、今後そこを切り出せるということは社内に対しても大きい事だと思っています。

自分のやるべき業務に集中できる

経営者が何に時間を割くかは会社にとって、非常に重要です。経営者層でまだ自分で日程調整をしている方は、キャスタービズを使って切り出したほうがいいと思っています。

規模の小さい会社だと、『自分に秘書をつけるなんて。。』と思ってしまいがちですが、キャスタービズのサービスを使って作業を効率化していくことは会社の成長にとって、とても重要だなと思っています。

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