スタートアップ企業 “あるある” の「人力解決」はCASTER BIZ assistantで終止符。RPAとの組み合わせで業務フローを完全自動化

「主食をイノベーションし、健康をあたりまえに」をミッションに、完全栄養の主食「BASE PASTA」「BASE BREAD」の開発・販売を行うベースフード株式会社。1食で1日に必要な栄養素の1/3をとれる完全栄養食は、日本国内累計販売200万食を突破しています。

今回は、COOとして活躍されている小林 紘子様にお話を伺いました。

健康をあたりまえにしたいと願う自分たちが、まずは健康であること

—まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

弊社は、かんたん、おいしい、からだにいいが誰でもかんたんに実現できる社会をつくりたいという思いで、完全栄養のパスタやパンを開発し、サブスクリプションをメインに販売しています。

2016年の創業当初から少数精鋭の組織づくりを目指していて、そのためには、一人ひとりのメンバーがみなスペシャリストであるべき、そして健康であるべきという考え方を持っていました。

その一方で、私が入社した2年程前はまだ会社の基盤や仕組みが整っておらず、スタートアップ企業にありがちな、人力での解決に頼る部分も多く、決して理想的な組織や働き方ができているとは言い難い状況でした。

そこで、大手外資系企業の業務効率化が進んだ環境で学んだ経験や経験を生かしながら、業務整理と仕組み化を少しずつ進め、売上規模が大きくなり、基盤が整ってきたところで、さらなる業務改善を目指して、CASTER BIZ assistantを導入しました。
そのおかげで、創業から5期目となり事業が伸び続けている今も、社員19名という少数精鋭組織が実現できていて、新型コロナウイルス感染症によって大きく環境変化が起こった状況でも、全社員がリモートワークを取り入れながら、事業継続を可能にしています。

テクノロジーやサービスを組み合わせて業務フローを完全自動化

—現在、CASTER BIZ assistantにはどのような業務を依頼していますか？

大きく分けて3つの業務を依頼しています。

1つ目は、週に1回または月に1回など、定期的に発生しフローが同じ業務、2つ目は、発生頻度は不定期だけれども、毎回フローが同じ業務、3つ目は、その都度必要になったら依頼する、依頼頻度も業務内容も定まっていない業務です。

毎月依頼する仕事のうちのほとんどが1つ目と2つ目の業務で、その内容は「自動化したいけど、どうしてもあと少しだけ人の手が必要！」という業務ばかりです。
CASTER BIZ assistantのおかげで、本来社内の誰かが対応しなければ完結できない業務であっても、人の手を介すことなく、あたかも全自動で業務がまわっているかのような仕組みづくりができています。

—具体的にはどんな業務を、どのように全自動にしているのでしょうか？

たとえば、外部システムの都合でどうしても人の手を介さないと完成できないレポート作成業務です。

それは、RPAロボットと、slackと、CASTER BIZ assistantを組み合わせることで自動化しています。

自動化の手順としては、まず、月曜日の朝までにデータ取得できるようRPAロボットの設定をしておきます。
次に、slackのリマインダー機能を活用し、毎週月曜日の朝になるとCASTER BIZ assistant宛に仕事依頼通知が届くよう設定し、RPAロボットが取得したデータの保存先とレポート作成手順のマニュアルを添えておきます。
そして、その通知を受け取ったCASTER BIZ assistantのリモートアシスタントさんに、マニュアル通りにレポートを完成していただきます。
これによって、社員は何もしなくても月曜日の午後になればレポートが自動的に完成していて、データの保存先にアクセスするだけでレポートが閲覧可能な状態を作り出しています。

工場に支給が必要な原材料や資材の発注業務も同じように、Googleフォームの機能とslackとCASTER BIZ assistantの連携で自動化しています。

発注が必要になった際には、指定のGoogleフォームで入力送信してもらうよう工場に依頼していて、送信されると会社の管理アドレス宛にメールが届きます。
そのメール通知をもとにして、slackからCASTER BIZ assistantへの依頼が届くよう設定しています。
先の例と同様に、依頼にはマニュアルが一緒に通知され、それに従って発注書を作成してもらう仕組みになっているので、そこにも社員の手が入ることはありません。

その他にも、取引先によってはどうしてもFAX対応しなければならない場合があるので、FAXをPDF化してくれるサービスと、slackと、CASTER BIZ assistantの連携で自動化しています。

スタートアップでも人力解決はしない。やりたいことを諦めずにやれる環境構築を

—素晴らしい自動化の仕組みですね。そして、徹底してより良い仕組み作りのために工夫を重ねていらっしゃいますね。

そうですね。

大企業であれば内製化して自社独自のシステムを作って解決できることも、小さな組織にとっては難しいので、人力で可能な限り解決するのがこれまでだったと思います。

ところが、現在は人の力に頼らずとも、CASTER BIZ assistantをはじめ、既存のRPAロボットやチャットツールの機能など、様々なツールやサービスを組み合わせることで、大企業と同じような仕組みづくりも達成可能なんです。これは、本当に有り難いことです。

また、小さな組織においては、限りある資源のなかで優先順位をつけて事業を展開していくので、リソースを割く価値のあるものにしか投資できず、「これやってみたいね」ということがあっても、オペレーションコストの関係上、取り組みハードルが高かったんです。それゆえに、やりたいけれどできずに諦める、あるいは、ちょっと無理をして人力でなんとかするということもあったと思います。

そんな組織にもCASTER BIZ assistantという選択肢があれば、気軽にトライできる環境がつくり出せるので、事業可能性がより広がると思います。

CASTER BIZ assistantによって「やりたいことを、リソース不足に悩まされずにやってみる」という環境構築ができていると感じています。

—お役に立てて嬉しいです。その徹底した業務効率化の取り組みや環境構築によって、会社にどのような変化がありましたか？

たとえ30秒でできる仕事であっても、「時間がもったいない。どうにかしてアウトソースできないだろうか」という思考で、よりよい仕組みづくりに取り組んできました。そして、それをメンバーにも積極的に伝えています。

それがいつの間にか社内に浸透して、今ではメンバーの多くがアウトソーシング化やオートメーション化を楽しむようになってきているんです。私だけではなく、メンバーが率先してより良い仕組みをつくろうとするカルチャーが出来上がっています。

CASTER BIZ assistantによってアウトプットのクオリティが安定し、時間に余裕が生まれたことで、各々が本質的な仕事に集中して向上していける良い循環が生まれていますね。

加えて、昨今の新型コロナウイルス感染症によって急激に大きな環境変化が訪れたことで、その変化に対応するスピードやクオリティを問われているのも実感しているところです。これほどの変化とインパクトは極端な例かもしれませんが、ビジネスや社会環境は常に変化し続けており、その変化に対応するためには、フレキシブルに動ける体制、マインド、カルチャーが大事になってくるはずです。

CASTER BIZ assistantは、そのフレキシブルさを組織にもたらしてくれるサービスのひとつです。

これからも起こり続ける環境変化や企業ステージの変化の中でも、社内外の協力を得ながら、世の中にいい商品とサービスを提供し続けていきたいと思っています。