小林正朋税理士事務所 税理士事務所の経営を円滑にするために、CASTER BIZ assistantでできること
小林 正朋様
三重県伊賀市に拠点を置く小林正朋税理士事務所。申告書作成・税務相談・記帳代行などの税務業務をはじめ、クラウド会計ソフトの導入、バックオフィス業務改善のサポートなどを提供しています。
CASTER BIZ assistantを活用した税理士事務所経営について、代表の小林 正朋様にお話を伺いました。
多忙になりがちな決算申告時期を乗り越えるために
—まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。
CASTER BIZ assistantを導入したのは、同じ三重県の経営者仲間から教えてもらったことがきっかけです。
その仲間がCASTER BIZ assistantを利用しているという話は以前から聞いていたので、サービスについてはなんとなく知っていました。その後しばらくして彼と東京で食事をする機会があり、「実はこのお店もCASTER BIZ assistantで探してもらって、予約までしてもらったんだ」という話になって。
そんなこともやってもらえるのか、面白いサービスだね、と色々と話を聞かせてもらいました。
その時は「いつかうちでも使ってみたいなぁ」とぼんやり思った程度だったのですが、徐々にクライアント数も増え、3月決算法人の申告期限となる5月にはかなり忙しくなるように。当時は妻とパートスタッフと私の3人体制で仕事していたのですが、繁忙期には手が足りない状況になってきました。
対応できるキャパシティは限られていますし、新規の仕事依頼をいただいてもお断りせざるを得ないことも出てきていたので、「こういうときこそCASTER BIZ assistantを活用するといいのかもしれない」と思い切って導入したのが2018年5月でした。
——新しくパートやアルバイトの方を探すという選択肢もあったかと思うのですが、なぜCASTER BIZ assistantを選んだのでしょうか？
事務所のスペース的な問題もありましたが、私自身、新しいサービスや製品は使ってみたいと思うタイプです。CASTER BIZ assistantを利用してみたいという好奇心が大きかったのかもしれません。
あとはやっぱり、税務業務以外の仕事で、スタッフの手をいっぱいにさせたくなかったという思いもあります。
せっかく税理士事務所で働いてくれてるので、社内のスタッフには、できるだけ税務業務に関わってもらいたいですし、覚えてもらいたいです。ですから、税務以外の業務は外部へお願いしたい、そう考えてのCASTER BIZ assistant導入でした。
「あれもしなきゃ、これもしなきゃ」からの解放。CASTER BIZ assistant歴は4年以上
——4年以上ご利用いただいている中で依頼業務の移り変わりもあったかと思いますが、現在は、どのような業務をCASTER BIZ assistantに依頼していますか？
税理士事務所らしい仕事というのは社内で実施しているので、CASTER BIZ assistantに依頼しているのは、秘書業務がメインになります。
具体的には、毎日行っていただいている業務としてはおおよそ3つ。
まず一つが、メールやFAX受信のチェックおよびアップロード業務です。
メールやFAXで受け取ったデータをすべて確認いただき、内容に応じて仕分けをしてもらい、私が確認する必要があるものについては、チャットワークのチャットにアップロードしていただきます。
例えば、クライアントから届いた会計データはその専用チャットに、商工会議所からのお知らせはその専用チャットに、というように分類。対応の期限があるものについては、チャットワークのタスク機能を活用して、対応期日を設定してもらいます。
二つ目が、クラウドストレージ内のデータ確認およびリネーム作業です。
私たちは仕事上さまざまな書類が必要になるので、それを日々スキャンしてデータ化しています。
データ化したものは、なんの書類かがわかるように整理する必要がありますから、データの名称をわかりやすくリネームしてもらい、必要に応じてフォルダ分けなどの整理もしていただいています。
三つ目が、自社の経費データの登録です。
ここは私たちの専門分野ではあるのですが、できるだけクライアントの仕事にリソースをさくため、また、自社のものだからこそ透明性を保つという意味で、CASTER BIZ assistantに依頼しています。
他にも、毎月定期的にお願いしているものとして、各種サービスの利用明細、クレジットカードの利用明細なども取得してもらっています。
——不定期で依頼している業務には、どんなものがありますか？
例えば、私がバタバタしているときに予定が決まったら、そのやりとりのスクリーンショットを送って、Googleカレンダーにスケジュール登録してもらったり、備品発注やお花の注文をしてもらったり。気がついたものをお願いしています。
——CASTER BIZ assistantを利用してみていかがですか？
こうして改めて振り返ってみると、一つ一つは決して重いタスクではないのですが、どれも重要で、忘れてしまうと仕事に支障が出てしまうようなところを、やってもらっているんですよね。
実はそういうタスクほど忘れがちですし、疎かになってしまいます。でも、CASTER BIZ assistantに依頼しておくことでルーチン化されます。
また、日々「あれもしなきゃ、これもしなきゃ」という意識があるのとないととでは、心の余裕度が違います。不安から解放されている感じがありますし、CASTER BIZ assistantに依頼しておくだけで安心できるんです。
さらには、CASTER BIZ assistantがリマインダーとなってくれることもあります。定期的に依頼している業務であれば、「〇〇さんからの連絡が今月まだないです」と教えてくれるので、業務の抜け漏れも少なくなります。それはすごくありがたいです。
4年以上使い続けている背景には、そうした安心感があると思います。
CASTER BIZ assistant活用が自社事業のプラスに
——他にCASTER BIZ assistantが役に立っていることはありますか？
社内メンバーも増えているのでCASTER BIZ assistantだけが要因ではないですが、売上が1.4倍に。税理士は私一人という体制は変わらないままに、事業を順調に延ばせている背景には、CASTER BIZ assistantのお力添えがあります。
あとは、CASTER BIZ assistantを利用していると、「利用者側の気持ちがわかる」というのも大きいかなと思っています。
——利用者側の気持ちがわかるとはどういうことですか？
例えば、私はいつもクライアントから経費の取引登録依頼をされる側ですが、お願いする側になることで、新たに見えることや気づきがある、ということです。
弊社のクライアントも、可能な企業に関しては日々のやりとりをチャットワークに移行してもらっています。書類のやり取りの仕方、コミュニケーションの仕方などは、自社サービスの中でプラスに働いている部分もあります。
今後は、これまで以上にクラウド会計ソフトの導入や、バックオフィス業務改善のサポートをしていきたいと思っているので、CASTER BIZ assistantでのやりとりは私自身の勉強にもなるんです。
また、この先メンバーを増やすことを考えていますが、そのときにも、CASTER BIZ assistantを通して学んできた、仕事の依頼の仕方やコミュニケーションの取り方が生きてくるんじゃないかと思っています。
その一方で、まだまだ私の手元にはCASTER BIZ assistantに依頼できることがあるはずです。もっと積極的に活用して、私は税理士業務により一層集中できるようにしていきたいですね。
——最後に、CASTER BIZ assistantはこんな方におすすめ！というメッセージを聞かせてください。
私たちと同じように、1人や少人数で会社経営をされている方は、かなり助かる部分があると思いますよ。私が依頼している業務以外にも、例えば、電話代行と組み合わせて使うと、より効率的な活用になるんじゃないかと思います。
CASTER BIZ assistantのリモートアシスタントさんとのやりとりはテキスト中心ですが、テキストからだけでも、なんとなく人柄がわかります。
いつも信頼して安心して業務をお任せできていますから、「ちょっと人手が足りない」「毎月やらなきゃいけないことから解放されたい」と悩む方には、すごくマッチするのではないでしょうか。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。
事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。
外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。
