忙しい社長をサポート！CASTER BIZ assistantが、全バックオフィス業務を対応

忙しい社長をサポート！CASTER BIZ assistantが、全バックオフィス業務を対応

東京シェアハウス合同会社は、シェアハウスのポータルサイト「東京シェアハウス」や短期宿泊の体験ができる「Share Ticket」など、住まい・旅を軸にライフスタイルを提供するWebサービス会社です。

会社を設立された2010年当時、日本では「シェアハウス」という言葉すらほとんど使われていなかったそうです。代表の森山様がオーストラリアでシェアハウス暮らしを経験され、日本でも普及させたいという考えから、先駆者として事業をスタートしました。今ではシェアハウスに住むことが一般的になるほど普及し、取引物件数は約1500件、約23000部屋にもなっています。

今回は、代表取締役の森山 哲郎様にお話を伺いました。

新サービスの立ち上げをきっかけに、CASTER BIZ assistant導入を決意

現在、当社は、私と社員3名、そしてインターン生を中心に活動しています。創業してから私ともう1名で会社をやっている時期が長かったので、バックオフィス業務は私が担当していました。取引先も増え、外部委託を考えてはいたのですが、大半の業務は自動化できる仕組みが整っていたので、特に困らず活動してきました。

そんな中、新サービスとして「シェアチケット」を立ち上げました。これからはチャットサービスを通してのカスタマーサポートやオンラインペイメント対応など、今までにない新しい業務も出てきますし、事業としてもスケールできるビジネスモデルですので、一人で抱え込むのではなく、外部のリソースを活用できる範囲を増やそうと思ったのが、CASTER BIZ assistantに問い合わせたきっかけでした。社長が水道代を払ってる場合じゃないぞと(笑)。

他のサービスも検討したのですが、トライアルで試してみたら上手く運用できたのと、経営者仲間に良い評判を聞いたことが、利用をはじめる決め手になりました。

CASTER BIZ assistantに仕事を頼むことで、社員の役割や体制が固まった

CASTER BIZ assistantには、私がやっているバックオフィス業務を移行して、今では殆ど任せています。支払い・入金確認などの会計業務や、突発的な事務業務が中心です。例えば、現在、京都事務所の立ち上げをしていますが、メンバーの住居を兼ねた施設にしたかったので「新事務所の生活用品の一覧リストの作成は可能でしょうか。」とチャットでお願いしました。当社を担当してくれているCASTER BIZ assistantのリモートアシスタントさんは、家庭がある女性の方で、その目線で細やかなリストをスムーズに作ってもらえたので、とても助かりましたね。

これまでは、私が業務を抱えるのはよくないとわかっていながらも、自分以外の人に頼むことで、「ミスがあったらどうしよう」「説明や指導を考えると、自分でやった方がはやいかも」と思うこともありました。しかしCASTER BIZ assistantでは、スキルの高いリモートアシスタントさんの方々が業務をタスク化して、システマチックに対応してくれるので安心して依頼できます。

また、私自身も、CASTER BIZ assistantにどう伝えればスムーズに業務が進むのかを考えることで、思考が整理されるようになりました。経営者がすべき業務、社員がすべき業務、インターン生がすべき業務、自働化すべき業務など、役割や体制が明確になっていくんです。

例えば、今はメンバーの成長が著しいので、新しい業務が出てきたとき、インターン生の成長につながる業務にできないか、という視点で考えることが多いです。「この子はこの業務をしたことがないから任せてみよう」「数回やってみてルーチン化されてきたようだから、CASTER BIZ assistantに頼もう」と考えるようになりました。

収益や開発に直結しない業務は、すべて外部リソースを活用

今後についてですが、当社のメンバーには、営業やマーケティングなどの売り上げに直結する業務や、イノベーションが起きるような開発・企画に集中してもらい、他の業務は極力アウトソースしていきたいと考えています。

現在は、CASTER BIZ assistantには、バックオフィス業務全般を中心にお願いしていますが、今後は総務業務やカスタマーサポートの支援などもお願いしていきながら、各事業の主軸となるメンバーのサポートもお願いできればと考えています。

今後AIがいくら進化しても、「人」を超えられない領域ってあると思っていて、その領域をCASTER BIZ assistantに対応してもらいたいですね。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。