成約数は2倍に！MAツールとCASTER BIZ assistantでリードナーチャリングに成功

成約数は2倍に！MAツールとCASTER BIZ assistantでリードナーチャリングに成功

1999年の創立以来、20年間で3万人以上の留学をサポートしている株式会社国際教育交流センター。提携校数は世界45ヶ国5000校以上にも及び、多様なニーズに応じた支援を実現する留学エージェント会社です。

同社は2019年2月の事業買収を機に、マーケティングオートメーションツール（以下、MAツール）などを活用したデジタルシフトやCASTER BIZ assistant導入による業務改革を推し進めています。

今回は、代表取締役の平山 大樹様にお話を伺いました。

ツールの導入で終わりじゃない、運用してこそ業務改革

—まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

CASTER BIZ assistantを導入したのは、業績改善と業務改革に向けてオペレーションを再構築するためです。

弊社は、事業買収からは約半年、設立からは20年を迎えた留学エージェント会社です。運営する総合留学情報サイト「留学タイムズ」で取り扱う学校数は国内最大規模で、長年の実績から、今も多くの信頼をいただけています。

その反面、社内は長年かけて構築されてきた業務体制が引き継がれており、その影響もあって業績は決していい状況とは言えませんでした。これまでの実績とお客様に幅広く提案できる高いポテンシャルがあるにも関わらず、それを活かせない業務体制になってしまっていたんです。その改善策として、最新のWEBマーケティングやオペレーションを社内に落とし込むことで、持てるアセットを最大限に活用できる体制にしていきたいと考えました。

そこでまずはMAツールの導入をし、その運用サポートとしてCASTER BIZ assistantを導入するに至りました。

—なぜ運用サポートが必要だったのでしょうか？

MAツールをきちんと活用するためには、いかに運用するかが重要で、その運用ができてこそ業務改革、ひいては業績改善につながるからです。

WEBサイト改修に併せてMAツールを導入たところ、効果はすぐに現れ、問い合わせ数は大幅に伸びました。しかしながら、古い体制のまま問い合わせ数が伸びても、営業担当者に負荷がかかるばかりで、せっかくの問い合わせを活かせません。 そのような状態をなくし、MAツールの導入がきちんと業績にインパクトをもたらせるようCASTER BIZ assistantを導入し、運用サポートを行ってもらっています。

営業担当の業務負荷は減少、成約率は2倍に増加

—具体的には、CASTER BIZ assistantがどのような業務を担い運用サポートしていますか？

現在は主に、データ入力と集計作業をお願いしています。

データ入力というのは、MAツールで生成した問い合わせフォームや資料請求フォームからコンバージョンがあった際にツール上に蓄積されるデータを、弊社側で用意したステータス管理のための顧客管理表に入力していく作業です。

CASTER BIZ assistantを導入するまでは、問い合わせをいただいた後はカウンセリングを行う営業担当者が一次対応から管理表入力、その後のステータス管理まで全てを行なっていました。

しかしそれでは管理に時間を取られてしまうために、問い合わせ後のリードナーチャリングやカウンセリングに工数を割けなくなってしまうんです。そうすると必然的に、カウンセリング数もカウンセリング自体に割ける時間も減ってしまいます。 加えて、個々の対応になると入力情報のバラつきやミスも生じます。 そのような状態を改善するため、CASTER BIZ assistantに入力作業を依頼しています。

集計作業では、問い合わせのうち、資料請求が何件で、カウンセリング予約が何件で、それが目標に対してどのくらいの達成率かを把握するための集計と報告作業をお願いしていて、毎朝決まった時間までに提出してもらっています。

—このように運用サポートをCASTER BIZ assistantに依頼することで、変化はありましたか？

明確に良い変化があって、それが数値にも現れました。

まず良かったのは、担当者の業務負荷が減り、本来のカウンセリング業務に集中できる体制が整えられたことです。実際に担当者からも、「入力や管理作業がなくなったことで業務ストレスが減った」「業務時間の8〜9割をカウンセリングに回せるようになった」と喜びの声があります。

そして、体制が整えられたことでお客様とのコミュニケーション時間が増え、成約率も昨年の約2倍になっています。この一連の変化によって、業績は大きく改善していますよ。

CASTER BIZ assistantだからできた、低コストかつ早期ハイパフォーマンス化

—CASTER BIZ assistantを導入していただいて約3ヶ月。早くも結果が出ているのは嬉しいですね。

この結果を見て、やはりCASTER BIZ assistantに依頼してよかったと思いますね。

オペレーションを構築・改善したいのであれば、その経験が豊富なところにお願いするのが一番だと思うんです。CASTER BIZ assistantは以前の職場でも利用していましたし、今では数多くの企業に導入されています。その豊富なサポート経験から、独自のノウハウが間違いなくあるはずです。実際に導入してみてもそれは予想通りで、依頼内容に対するアウトプットが正確で早い。　今回のMAツールの運用サポート体制も、すぐに整えていただけました。

加えて、業績改善のためにはコスト削減も重要な課題になってきますが、その面においても非常に満足しています。

新たにメンバーを採用したり、クラウドソーシングを使ったりして独自のオペレーション構築も可能ですが、それには採用コストも教育コストもかかります。でもCASTER BIZ assistantならそのコストがほぼかからない。低コストで早期にハイパフォーマンス化を狙うなら、間違いなくCASTER BIZ assistantがいい。もう、周りの方にどんどん勧めています！（笑）

—ありがとうございます！今後CASTER BIZ assistantで実現していきたいことはありますか？

業務改善や効率化を図りたい部分はまだまだたくさんあって、今後もどんどんCASTER BIZ assistantに依頼しようと思っているところです。

例えば、膨大な各校の資料は現在オフィスとは別の倉庫で保管し送付していますが、資料の保管も送付もCASTER BIZ assistantに依頼できるようなので、その一元化を図りたいですし、リードナーチャリング強化のためのメルマガ作成のサポートもお願いしたいことの一つです。

CASTER BIZ assistantのおかげで徐々に体制が整い、事業が加速しています。

本来、私たちができることは、留学生の斡旋だけではないはずなんです。今後は自社の強みを生かして、学校側の課題解決にも役立っていきたい。これからも様々なツールやテクノロジーを活用しながら、引き続き事業のアップデートを図っていきたいと思っています。