CASTER BIZ assistantのおかげで自分のリソースが1.5倍になった感覚

CASTER BIZ assistantのおかげで自分のリソースが1.5倍になった感覚

リンクパートナーズ法律事務所は企業法務を専門とする弁護士らにより設立されました。 他の法律事務所と異なり、専門分野をもつ多様な経歴の弁護士が集まっており、クライアント視点で考えられるような専門性と多様性を揃えた事務所です。

今回は、弁護士・公認会計士の菅沼 匠様にお話を伺いました。

自分がやらなくても済む業務に自分の時間を使うのはもったいない

一番はじめにCASTER BIZ assistant を使おうと思ったきっかけは代表の中川さんです。弁護士として会社やサービスの相談を受けているうちに、自分も使ってみたいと思いサービスを利用し始めました。

当時はかなり忙しく、自分の時間は有限なので、わたし自身がやらなければいけないこと以外に時間を使うのがもったいないと思っていました。

また、弁護士はタイムチャージの世界です。弁護士としての1時間の相談料とCASTER BIZ assistant の1時間当たりの料金を単純に差し引きすると、自分が庶務をやるよりも、しっかりと本業に時間を使ったほうが利益になります。損得勘定で見ると、CASTER BIZ assistant に依頼するのは当然の判断だと思いました。そこを下手にケチってしまって、本業に時間が割けなくなってしまったり、楽しめる時間を使えなくなってしまってはダメだと思います。
事業の最大化と自分のライフスタイルの楽しみ方を考えた時に、他の人に依頼できる業務には極力時間を使わないようにしようと思い、CASTER BIZ assistant を使い始めました。

突発的な業務を中心に依頼

CASTER BIZ assistant にお願いしてる内容は時期によっても異なります。というのも、実は独立する前からCASTER BIZ assistant を使っています。その当時は会食の予約がメインでした。弁護士業だと、突発的な業務が多く、その中でも会食は絶対的に発生します。その度に自分でお店を探して、予約すると少なからず時間が取られてしまいます。1件だと数十分だけれど、それが何回もあると月に会食設定するだけで2時間くらいかかってしまうので、それはもったいないと思ってCASTER BIZ assistant に依頼していました。 あとは契約書を作る時に参考となるひな形をPDF化して、Wordに起こしてもらう。といったような自分が手を動かしたら、時間がもったいない、座ってある程度の時間を拘束されてしまう単純業務を依頼していました。

独立時にCASTER BIZ assistant があったから既存業務と並行しながら開業できた

その後、独立をしたのですが、その準備にあたってCASTER BIZ assistant には本当に助けてもらいました。普通、事務所の立ち上げ時は、事務用品の発注など総務業務をやらなければいけないんです。
そうした発注業務に対して、ABC案を出してもらい、あとは自分が選ぶだけの状態にしてもらっていました。必要なものが出てきたら、CASTER BIZ assistant にアスクルで安いものをピックアップしてもらっていました。
既存業務がある中での独立は相当忙しかったですけど、開業前のため、事務員も雇えません。そんな状況のなかで開業しなければいけなかったのですが、細々したもの排除できたおかげで自分のリソースが1.5倍に増えた感覚があり、既存業務と並行しながらも、スムーズに開業することができました。

自分たちでできないことはプロに任せる

開業後にはHPを作成しましたが、その後の保守というのは、ほとんどCASTER BIZ assistant にお任せしてました。WordPressなどのツールに僕らは詳しくないので、少しの編集なども意図した通りになりませんでした。改行がうまくできなかったり、そういったチマチマした業務に自分のリソースをかけるのは効率的ではない。ちょっとした変更のために自分のリソースが30分も取られてしまうのはもったいない。
しかも、自分だと30分かかるものがCASTER BIZ assistant に依頼したら10分で終わるので、結果としてコスト効率はいいんですよね。自分が使わなくて済んだ30分を営業や事業に充てることで回収できるので、安いと思って使うことができてますね。今はこうしたWebの保守業務、電話代行、総務業務をまとめてCASTER BIZ assistant に依頼することができています。他のサービスで個別にオーダーすると結構高くなるし、手間もかかってしまう。そこをCASTER BIZ assistant なら、そんなに費用もかからずに一括して頼めるのが大きな価値だと感じています。守秘義務もしっかりと守られる形で行なわれているのも安心してお願いできています。

ただのアウトソースで終わらず、カスタマイズしてくれる

それにCASTER BIZ assistant は事務所のメンバーでシェアして使うことができるんです。Chatworkにメンバー全員とCASTER BIZ assistant のリモートアシスタントさんが入っていて、どうしてもメインで使うのは私だけれど、事務員さんや他の弁護士も利用している。 電話代行などもグループチャット内でシェアされていて、メンバーの一員としてオンライン上に存在しています。だから弊社のやり方・ルールに従って業務を行ってくれる。例えば、自分あてに電話があった場合は自分と特定の者にあわせて通知してくれたり、外部の電話代行とは違って、カスタマイズしてくれる。それはCASTER BIZ assistant が会社ごとにルール設定をしてくれているからだと思います。
会食も予約するだけでなく、相手にそのままコピペで送れる状態にしてくれています。最初は予約名を菅沼様って入れていたのですが、そのまま送りたい旨を伝えたらその指示に従って以後その通りにやってくれている。そのおかげで本当に手間がかからない。AIの一歩進化版なのかなと個人的には思っています。人間にしか気づくことができないことに手が届くのが心地いいです。

特定の業務を属人化させないというリスクヘッジ

あとありがたいと思っているのが、CASTER BIZ assistant に依頼していれば業務が属人的にならないで済むことですね。例えば、事務員が産休や退職する時にまた新しい事務員を雇って、業務内容の共有をしなければいけない。そうするとそこにも1日とか時間を使わなければいけなくなってくる。CASTER BIZ assistant がある以上、人がどう入れ替わっても、いつでも頼めることができるから、そういったリスクヘッジもできていると思っている。少人数でやっていると属人的になりやすいからこそ、こうしたリスクヘッジは大切だと思っています。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。