ベンチャーこそオンライン秘書のCASTER BIZ assistant！あらゆるコストを削減し、スリムな組織に

ベンチャーこそオンライン秘書のCASTER BIZ assistant！あらゆるコストを削減し、スリムな組織に

スキャンマン株式会社は、「書類のデジタル化をもっと手軽に」をコンセプトに、派遣型スキャン代行サービス『SCANMAN』を運営しています。

会社を設立された2013年当時から、スキャンの市場規模は約1,000億円と非常に大きく、大手企業も参入しているマーケットだったそうです。

その中で、他サービスが「顧客がスキャンするものを郵送する」ところを、『SCANMAN』は「スキャンをする人が顧客のところに行く」という点を特徴にサービスを提供されています。特に機密文書・名刺を扱う顧客からは安心・安全だという点が喜ばれ、取引顧客数は数千社にもなります。

今回は、代表取締役の杉本 勝男様にお話を伺いました。

創業期から、オンライン秘書のCASTER BIZ assistantで人手不足を解消

CASTER BIZ assistantを利用し始めたのは、創業2年目の2015年1月からです。もう利用してから2年以上が経ちましたね。

もともとキャスター代表の中川さんと知り合いだったこともあり、リリースした頃からCASTER BIZ assistantのことは知っていました。当社とキャスターは、企業のアシスタント領域という点で事業領域が似ているので、サービスや考え方に共感する点が非常に多かったです。

加えて、当時は細かなルーチン業務が多く、純粋に人手が足りなかったので、そこをCASTER BIZ assistantに担ってもらえれば、「社内のみんながもっとクリエイティブな業務に集中できる」という期待感があり、利用し始めました。

業務をルーチン化し、CASTER BIZ assistantに切り出すことを意識

CASTER BIZ assistantに依頼している業務はさまざまですが、まず始めにスタートしたのは業務報告管理です。

業務報告とは、各スタッフが顧客のところへ訪問した結果、何枚のスキャンに何時間かかったのかなどの報告です。CASTER BIZ assistantには、この業務報告が漏れなく提出されているかの確認や、提出されていない場合のリマインド・回収業務を担当してもらっています。これによって請求額が確定し、経理担当が請求書を発行します。つまり、CASTER BIZ assistantにはスタッフと経理担当をつなぐ役割を担ってもらっています。

その後、徐々に依頼する業務領域が広がり、今では全社員の勤怠管理や経理業務、顧客や外部パートナーとのやり取りなども、CASTER BIZ assistantに担当してもらっています。

弊社の考え方として、できるだけ業務をルーチン化し、CASTER BIZ assistantに切り出すことを意識しています。そのため、新たな業務が発生すると一度自分でやってみて、ルーチン化できたら、各社員の判断でCASTER BIZ assistantに依頼してもらうようにしています。

無駄な人材採用をしないことで、あらゆるコストを削減

どうしてそこまでしてCASTER BIZ assistantに依頼しているかというと、人材におけるリスクとコストを大きく軽減できるからです。

当社はベンチャーですし、従業員1名を採用するにしてもかなりの重みがあります。もちろん従業員でなければならない業務もありますが、外部の方でも対応できるルーチン業務をCASTER BIZ assistantに依頼することが、組織として一つのリスクヘッジになっています。

また、コストについては、3つのコストを減らせると考えています。

1つ目は管理費です。保険料やパソコンなどの設備、雇用手続きに伴う工数が、雇用の場合にはあるかと思うのですが、そちらはCASTER BIZ assistantが代わりに担ってくれているという認識をしています。

2つ目は教育費です。普通は、業務指示を受ける時間にも給与が発生するかと思うのですが、CASTER BIZ assistantでは教育コストがかかりません。なぜなら、普段使っているマニュアルやオペレーションを共有すれば、アシスタントさんの方が理解してくれて、業務を進めてくれるからです。

3つ目は採用費及び人件費です。人を採用する費用もかかりませんし、契約時間から実働時間を消化する仕組みになっているので、仕事を依頼できずに持て余してしまうこともありません。

また、CASTER BIZ assistantは一人ではなくチームで対応してくれるので、バックアップ体制があるという点がクラウドソーシングとの大きな違いです。単なるマッチングではなく、CASTER BIZ assistantの優秀なリモートアシスタントさんが、滞りなく様々な業務をしてくれるという点に、すごく価値を感じています。

みんな、採用する前に、まずはCASTER BIZ assistantを利用することを考えるべきだと思いますよ（笑）。

当社にとっては、創業してからCASTER BIZ assistantがいる期間の方が長いので、いない状態が想像できないですね。これからも業務オペレーションの中にどんどん組み込んでいきたいと思います。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。