相談しながら業務を頼める、社員のような存在・自分たちだけのリモートアシスタント・オンライン秘書のCASTER BIZ assistant

相談しながら業務を頼める、社員のような存在・自分たちだけのリモートアシスタント・オンライン秘書のCASTER BIZ assistant

一般社団法人MAKOTOは、『人が幸せに生きられる社会を作るため、志の起業家を全力支援』というミッションを掲げ、東北地方のベンチャー・中小企業を支援する団体です。

起業家支援を軸として、ベンチャーキャピタル事業、地方創生事業、大学発ベンチャー創出事業を、宮城県仙台市を拠点として展開しています。

今回は、斎藤 直樹様にお話を伺いました。

成長施策の一つとして、オンライン秘書のCASTER BIZ assistantを導入

一年程前、代表の知人の紹介でCASTER BIZ assistantというリモートアシスタントのサービスがあることを知りました。その当時は、「この作業をやって欲しい。」「ここの人手が足りていない。」といった、早急に対応してもらいたい事や具体的に解決したい事があった訳ではありませんでしたが、MAKOTO成長施策の一つとして信頼している方にオススメされたことをきっかけに、導入してみることになりました。今では、「CASTER BIZ assistant」が社内での一つのポジションとして確立されていて、バリエーション豊富な業務をお任せしています。

導入当初は、どんな仕事がCASTER BIZ assistantには出来るのか、そして、MAKOTOにはどんな業務依頼が合っているのかという部分を明確にするために、あえて色々なことをお願いしていきました。

そうすることでお互いの得意不得意がわかり、それが時間とともに洗練され、現在はかなりパフォーマンスが高い状態で業務依頼ができていると思っています。

社内においても、何かを進めるにあたって、「この業務はキャスターさんにお願いしよう。」という風に、自然とCASTER BIZ assistantの利用が浸透していますね。会社は現状13名体制なのですが、全社員が利用させてもらっています。

相談しながら作り上げる、自分たちだけのCASTER BIZ assistant

利用していて特に有難いと思っている点は、相談ベースで仕事依頼が出来るということです。

普通、単純なアウトソーシングとなると、「マニュアルにないので出来ません。」とか、「マニュアルになかったので間違えました。」ってことが起こりうるんですね。でもCASTER BIZ assistantの場合は、しっかりわからない部分は質問してくれますし、コミュニケーションの中で解決していくことが出来るんです。

だから、「こんなことをやってみたいと思っているんだけど。」とか、「こんな作業はお願い出来ますか？」という風に、何でも相談しながら進められるのは嬉しいですね。

現在お願いしている業務で、E-ラーニングの受講者登録の作業があるのですが、少し複雑なシステムになっていて、社内においてもマニュアル化出来ておらず、管理が煩雑な部分があったんです。そこでそれをCASTER BIZ assistantに相談してみたところ、「やってみましょう。」という返事をもらえ、相談を重ねながら作業工程を整理していきました。

現在はマニュアル作成の作業から全てお任せしている状態です。MAKOTOのことをよく理解してくれている、社員のような、MAKOTOだけのCASTER BIZ assistantが出来上がっています。

もう一つ、私が良いなと感じているポイントは、初めて依頼する作業の際に「時間」と「納期」に関する見積りを出してもらえる点です。それを見た上で、依頼すべき内容か否か判断することができますし、たとえ、仕事依頼せずに社内で行うことになったとしても、その見積りが一つの指標となるので、その後の工数を把握しやすくなるんです。

ダブルチェックも不要に、安心と信頼の実績

このE-ラーニングの受講者登録の他にも、名刺の編集・発注、名刺スキャンデータ修正作業、イベントのアンケート集計・文字起こし、データベースやリストの作成など、多数の業務をお願いしています。

これまで利用させていただいた感想としては、「スケジュール通りに、正確に作業する」ということが得意なサービスという印象です。

CASTER BIZ assistantにお願いしている業務はこれまで社内の人間がやっていたのですが、みんな得意不得意があります。ですから、個々でアウトプットにブレが生じてきてしまい、ミスがあったり、期限に遅れたり、ダブルチェックが必要だったり、という問題がありました。しかし、CASTER BIZ assistantに依頼したものはダブルチェックは必要ないと思うほど、安心感のある質の高い仕事をしてくれています。

複数人体制で依頼内容に応じた人選を行なうというCASTER BIZ assistantのサービスモデルが、丁寧な仕事をしていただけている一つの要因なのでしょうね。どの依頼においてもプロフェッショナルな仕事をしてくださっていると感じます。

地方では採用できない人材を、CASTER BIZ assistantで

現在13名体制という、決して人手が足りているとは言えない状況の中で、ある程度誰にでもできる作業をやってもらえるのはとても助かります。そうすることで、全社員が然るべき場所で能力を発揮できますからね。

また、首都圏と違って、地方ではITリテラシーの高い人材を確保するというのは非常に大変なことで、パソコンスキルがある人材は貴重です。さらに、採用するとなれば、1人あたり月額20～30万円の費用が発生してきます。私たちのような規模の会社においては、小さな金額ではありません。

それが、CASTER BIZ assistantであれば半額以下のコストで済む上に、ITリテラシーの高い方に仕事の依頼ができます。中小企業や地方企業にとっては、非常にありがたい存在ではないでしょうか。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。