TVerの営業部門を支えるバックオフィス体制の構築。リソース確保で商談数を増加させたリモートアシスタントの活用法

TVerの営業部門を支えるバックオフィス体制の構築。リソース確保で商談数を増加させたリモートアシスタントの活用法

在京民放5社と在阪民放5社、広告代理店4社の共同出資によって成り立つ株式会社TVerは、民放公式テレビ配信サービス「TVer」を提供しています。見逃し配信やリアルタイム配信など、無料で楽しめる豊富なコンテンツが特徴です。

事業・サービスの拡大を続ける同社は、外部サービスを活用した生産性の高い組織づくりにも取り組んでいます。今回は、広告事業本部 部長補佐の中村 渉様に、営業部門でのCASTER BIZ assistantの活用方法についてお話を伺いました。

 

営業リソース確保のため、バックオフィス業務のアウトソーシングを検討

——まずは、CASTER BIZ assistant導入前の課題を教えてください。

2023年3月当時、「TVer」アプリのダウンロード数や再生回数は順調に増加を続けており、番組間で流れるCM枠を販売する私たち営業部門も多忙な日々を過ごしていました。特にバックオフィス業務の負担が大きく、営業リソースを確保するために、業務の一部をアウトソーシングする必要性を感じていました。

具体的な課題は、月末月初に発生する請求データの突合業務でした。当時、営業部門はまだ4名体制で、各メンバーの稼働時間にも限りがある中、バックオフィス業務には毎月約20時間ほどの工数がかかっていたんです。

その業務を担当していたのは私で、約2日間も営業活動に専念できないことに大きな課題を感じ、CASTER BIZ assistantの利用を本格的に検討しました。

——導入の決め手は何だったのでしょうか？

当社の人事部門で当時キャスターの採用支援サービス（CASTER BIZ recruiting）を利用しており、まずは利用実績のあるキャスター社に話を聞いてみようと思いました。利用の決め手となったのは、相談に対する回答が非常に明確だったことです。

私たちが外部に依頼したい業務に対して、具体的にどのような対応ができるのか理解でき、依頼後のイメージがはっきりと浮かびました。また、今まで着手できずにいた業務マニュアルの作成もお願いできるとわかったことも大きなポイントでした。

業務の対応範囲が広く、目の前の業務を依頼したいというだけでなく、将来的にも長くお付き合いができそうだと感じ、導入を決めました。

毎月のブラッシュアップを経て、工数の削減へ

——依頼している業務内容を教えてください。

全体の7割を占めているのは、請求データの突合業務です。それ以外では、顧客関係管理システムへのCSVインポートや社内向け資料の作成などを、必要に応じて都度お願いしています。

——突合業務とは具体的にどのようなものですか？

社内の経理担当者に請求対応を依頼する前に、営業側で事前に「企業名・品名・広告の種類・金額」の4項目を把握し、整理しておく必要があります。当社の場合、案件管理をはじめ、各データがさまざまなシステムや表計算ソフトに散在しているため、個別にピックアップして照合することが不可欠です。

以前は、集めた情報をそのまま顧客関係管理システムに入力していましたが、仕様の問題で入力業務に余分な時間がかかっていました。そこで現在は、一度CSVファイルにデータを集約してからインポートをする手順を採用しています。これにより工数を約5時間削減することができました。

——作業の進め方は常に改善され、アップデートされているんですね。

はい、業務を丸投げして終わり、ということはありません。初めての業務をお願いする際には一度レクチャーの時間を設け、毎月の定例ミーティングでプロセスに改善の余地がないかどうかを話し合っています。

お互いに意見を交換し、より効率的な方法を模索しながら、スムーズな連携を目指すことが重要だと考えており、そのために必要なコミュニケーションの時間は惜しみません。

個々の役割に集中できる環境をつくり、生産性の向上へ

——サービスのご利用について、満足度はいかがですか？

とても満足しています。営業活動に使える時間が増えたことで商談数が増え、売上に大きく影響するお問合せにも、スピーディーに対応できるようになりました。

CASTER BIZ assistantを導入した当初に比べ、現在の営業チームの人数は倍以上に増加していますが、TVerの売上はそれ以上に伸び続けています。

そのような状況でも営業リソースを十分に確保しながら、月末月初のバックオフィス業務にも支障なく対応できています。今後もぜひ、現在のサポート体制を維持していただけると幸いです。

——CASTER BIZ executive 貸与PCプラン（※）にプランをアップグレードされたとのことですが、その理由についてお聞かせいただけますか？

CASTER BIZ assistantでは、業務の属人化を防ぐためにチーム体制で対応する仕組みになっていますが、特定の担当者に固定し、当社が貸与するパソコンを使用していただくことで、セキュリティを強化したいと考えていました。

そこで2024年2月からプランを変更し、現在はより手厚いフォロー体制の中で業務をお願いしています。

※ CASTER BIZ executive 貸与PCプランとは、CASTER BIZ assistantの上位サービスです。貸与PCなどご希望のツール・環境に対応できるため、セキュリティ要件の高い業務にも対応可能です。

 

 

——今後、CASTER BIZ assistantを活用して、どのような組織を目指していくのか、展望をお聞かせください。

現在の体制がほぼ理想的な状態なので、今後事業が拡大しても、引き続き同様のご支援をいただきたいと思ってます。バックオフィス業務を依頼する上で、これ以上ないほどの関係性に満足しています。

個々が自身の役割に集中できる環境を整えることで、営業チーム全体としてさらに売上に貢献できる強固な体制が構築されると考えています。今後も密なコミュニケーションを重ね、効率的で生産性の高い方法に一緒にブラッシュアップしていけたら嬉しいです。

——本日はお忙しいところ、貴重なお話をいただきありがとうございました！