ボタン一つで発注完了。豊洲の業務用八百屋・四代目がNEO assistantで実現した少数精鋭経営

ボタン一つで発注完了。豊洲の業務用八百屋・四代目がNEO assistantで実現した少数精鋭経営

1953年、初代・中村 長二郎により築地市場で創業した株式会社つま長。つま物、促成野菜、高級果実をはじめとする業務用食材を、日本料理店や寿司店、フレンチ、イタリアンなどの食のプロたちへ、豊洲市場での対面販売や直接お届けする配達業務を通じて提供している。2011年に四代目・代表取締役社長に就任した埜口 康弘氏は、少数精鋭で現場を回しながらお客様と向き合う時間を大切にしてきた一方、伝票入力や振込登録、発注作業といった細かい事務業務が積み重なり、「このままでは本来の仕事に集中できない」と感じるようになっていった。

そんな中、出会ったのがCASTER BIZ assistantとNEO assistantだった。導入から約2年、事務業務の約4割が手離れし、売上も拡大。「キャスターさんがいなかったら、今の仕事量は回っていなかった」と語る埜口氏に、現場の変化を伺った。

増え続ける事務業務、でも採用には踏み切れない——アウトソーシングという選択

――CASTER BIZ assistantを知ったきっかけを教えてください。

SNSの広告で最初に見かけたんです。「こういうサービスがあるんだ」と思いながら、しばらくは頭の片隅にありました。うちは飲食店様への店頭での対面販売と、直接お届けする配達業務が半々くらいで、だんだんお客様も増えてきて、伝票入力や給与振込の登録など、事務系の仕事が増えてきたんです。妻に手伝ってもらっていたんですが、それも限界になってきて。かといって、事務スタッフを1人雇うほどの量かというと、そこまでかわからなくて。だったらアウトソーシングという手もあるかなと思って、いくつか調べ始めました。

――他社サービスと比較検討もされましたか？

3社ほど問い合わせして話を聞きました。値段だけで比べると安いところもあるんですが、私は多少高くても質が高い方がいいと思っているんです。キャスターさんが一番しっかりしているかなという印象で、最終的に選びました。最初は正直、何をどこまで頼んでいいかわからないまま手探りで問い合わせた感じでしたけどね。

伝票入力・振込登録から発注自動化まで——使い方の変遷

――最初にお願いした業務は何でしたか？

最初は販売管理の伝票入力です。うちには配達の注文がFAXやメールで来るんですが、それを販売管理システムに入力する業務が、午前9時から昼くらいまでかかってしまっていたんです。なので、GoogleドライブにあげたFAXデータを見ながら入力してもらうという形でお願いしました。

――現在は他にどんな業務をお願いしていますか？

今は、社労士さんが給与計算をしてくれたものをメールで受け取って、その振込登録をキャスターさんにやってもらって、私が確認して承認するだけ、という流れになっています。振込登録や顧客登録など、販売管理まわりの細かい業務も全部お願いできるので、かなり楽になりました。最近では週1〜2回くらいのミーティングもするようになって、「こういうことをやりたいんだけど」と相談しながら業務の幅を少しずつ広げているところです。

NEO assistantで実現した2つの自動化——発注フローと受発注データ転記

――NEO assistantはどういったきっかけで導入されたんですか？

仕入れ先の仲卸業者様やメーカー様など合わせて8〜10社程度いるんですが、それぞれ扱う品目が違うので、発注先ごとに発注書を分けて送る必要があって。以前はExcelに数量を入力した後、それを紙に印刷して、FAX機のキーパッドに1件ずつ手入力して送信していたんです。手間がかかる上にミスも出やすくて、ずっとどうにかしたいと思っていたんですよね。

――それがどう変わったのでしょうか？

NEO assistantにRPA（Power Automate Desktop）で自動化フローを組んでもらったことで、今はExcelに数量を入力してボタンを一つ押すだけで、印刷からパソコン上でFAX番号を自動読み取りしての送信まで、自動で完了するようになっています。さらに、特定の仕入れ先にはFAXと同時にPDFをLINEで自動送信するフローも組み込まれており、複数の送付方法が一度の操作で完結するようになりました。以前は約1時間30分かかっていた作業が、今では約30分に短縮されています。毎日のことなので、この差は本当に大きいです。

――もう一つ、受発注データの転記も自動化されたと伺いました。

そうなんです。これまでは受発注システムの画面を目視で確認しながら、注文数量を手作業でExcelに入力していました。転記ミスも多くて、それがずっと気になっていたんです。NEO assistantにRPAで自動化してもらったことで、受発注システムから集計データを取得してExcelに自動で貼り付けるところまで、ボタン一つで完了するようになりました。ミスが減って、朝の時間がだいぶ楽になりましたね。

――こういう自動化に積極的に取り組まれている理由は？

単純に、自分が楽したいからです（笑）。うちは少数精鋭なので、代わりがいない。自分が何かひとつやっている間は、他のことが止まってしまう。仕組み化できることはどんどん任せて、自分は人の判断が必要な仕事や、お客様とのやりとりに集中したい。うちの強みは、長年の目利きと、お客様への誠実な対応、そして料理人の方々との信頼関係だと思っているので、効率化はあくまで手段で、空いた時間をそこに使いたいんです。そういうアンテナは常に張るようにしています。

事務業務の約4割が手離れ——売上拡大を支えるインフラへ

――導入から約2年で、どんな変化を感じていますか？

事務系の仕事が体感で4割くらいは手離れしてきたと思います。でも、その分お客様が増えているので、時間的な余裕がすごく増えたというより、「これがなかったら絶対今の仕事量は回っていなかった」という感覚の方が強い。キャスターさんがいる前提で、じゃあこれもお願いしようという考え方ができるようになってきた。以前は自分の仕事をどう切り分けていいかもわからなかったのですが、最近はやっと、これは任せられるとわかってきた気がします。あと、キャスターさんに依頼するようになって気づいたのは、「お願いするスキル」の大切さです。LINEで仕事を頼む時に、伝わらなかったり、認識がずれたりすることがある。それって、日頃の社内の仕事でも同じことが起きているんですよね。こう伝えれば伝わるんだ、という感覚が少しずつ身についてきた気がしています。

――どんな経営者や会社に向いているサービスだと思いますか？

市場の会社って、結構人手不足だし、社長自身がバリバリ動いているところが多い。事務員さんをしっかり雇っているところでも、その人がキャスターさんをうまく使えば、もっと効率化できると思う。みんな「忙しい、人が足りない」と言っているので、もっと使えばいいのになと思います。

少数精鋭で成長し続けるために——今後の展望

――今後、どんな組織を目指していますか？

理想はなるべく少数精鋭でやっていくことです。しっかり成果を出して、一人ひとりの給料も上げていきたい。そのためにも、キャスターさんとうまく連携しながら、できることをどんどん任せていきたいと思っています。今後はホームページのリニューアルやECサイトの立ち上げ、LINE公式アカウントとの連携なども計画しています。豊洲に拠点があるという強みをもっと発信していきたいですね。

——本日はお忙しいところ、貴重なお話をいただきありがとうございました！