【保存版】テレワーク導入を成功させる5つのステップとメリット・デメリットを解説
働き方の多様化や社会情勢の変化に伴い、テレワークの導入は企業にとって必須の課題となっています。
コロナ禍をきっかけに一気に広がったものの、「なんとなく始めたテレワーク」がそのまま続いてしまい、ルール整備や評価制度、セキュリティ対策などが追いついていない企業も少なくありません。
本記事では、テレワーク導入の具体的な進め方から、企業が得られるメリット・デメリット、そして導入後の定着・運用における課題までを体系的に解説します。
特に「コスト削減」や「生産性向上」を目的とする企業様向けに、テレワークと並行して検討すべきオンラインアシスタントという新たな解決アプローチも提案します。
「どこから手をつけていいか分からない」「セキュリティが不安」「業務効率が下がるのでは」といった懸念を解消し、テレワークを“なんとなくの制度”から“経営の武器”へと変えていくためのヒントをお届けします。
そもそもテレワークとは？定義と種類を整理
テレワークの定義と導入形態
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用し、場所や時間にとらわれずに働くことができる柔軟な働き方を指します。
「在宅勤務＝テレワーク」と思われがちですが、実際には次の3つの形態を含む、もう少し広い概念です。
- 在宅勤務：自宅を就業場所として業務を行う
- モバイルワーク：カフェや移動中など、さまざまな場所で仕事を行う
- サテライトオフィス：本社オフィス以外の専用拠点（共同オフィスなど）で働く
企業としては、業務内容やセキュリティ要件、人材の居住地などに応じて、これらを組み合わせて活用していくことになります。
テレワーク導入の背景と必要性
テレワーク導入が進んだ背景には、単なる感染症対策だけでなく、以下のような構造的な要因があります。
- 人手不足の深刻化：優秀な人材を確保するためには、勤務地や勤務時間の柔軟性が求められる
- BCP（事業継続計画）の重要性：災害・感染症・交通機関のトラブルなどでも事業を止めない体制が必要
- 採用競争力の強化：テレワーク・リモートワークの可否が、候補者の応募意欲を左右するようになっている
- オフィスコストの高止まり：都市部を中心にオフィス賃料が高く、固定費削減の選択肢としてテレワークが注目されている
一方で、海外企業を中心に「フルリモートをやめて出社回帰」する動きも見られます。
これは「テレワークが悪い」というより、目的やルールが曖昧なまま導入した結果、コミュニケーションや生産性に課題が生じたケースが多いということを示しています。
テレワーク導入で企業と従業員が得られるメリット
テレワーク導入のメリットは、企業と従業員の両方に存在します。
ここではそれぞれの立場から整理します。
企業側の主なメリット（コスト削減・生産性向上・採用強化）
オフィス関連コストの削減
テレワークのわかりやすいメリットが、オフィス関連コストの削減です。
- オフィス賃料
- 水道光熱費
- オフィス備品（机・椅子・コピー機・文房具など）
- 通勤手当
例えば、従業員1人あたりのオフィス関連コストが「賃料・光熱費・通勤手当などを合わせて月3万円」かかっていたとします。
フリーアドレスや縮小移転によってこの費用を30％削減できれば、50名規模の企業で年間540万円、50％削減できれば年間900万円以上の削減につながります。
優秀な人材の確保・定着
テレワークによって「勤務地の制約」が小さくなることで、次のような人材にもアプローチしやすくなります。
- 地方・海外在住だが、スキルの高い人材
- 育児・介護と両立しながら専門性を活かしたい人材
- 通勤負担を理由に転職を検討していた既存社員
これにより、採用ターゲットの裾野が広がると同時に、柔軟な働き方を提供することで従業員満足度が高まり、優秀な人材の定着にも寄与します。
（補足）従業員の生産性向上は近年疑問視もされている
参考記事：リモートワークの廃止で優秀な人材が流出？出社回帰で企業が負うリスクと生産性向上の代替策
テレワーク導入の目的として「生産性向上」を掲げる企業は多いものの、近年は「必ずしも生産性が上がるわけではない」という指摘も増えています。
- 自宅環境が整っておらず、集中しづらい
- 自己管理が苦手で、ダラダラと仕事をしてしまう
- コミュニケーション不足により意思決定が遅くなる
こうしたケースから、“リモートワーク廃止”や“出社回帰”に舵を切る企業も出てきました。
重要なのは、
- 「テレワーク＝生産性向上」と決めつけないこと
- 自社に合ったルール・ツール・マネジメントを設計すること
です。
従業員側の主なメリット（ワークライフバランスの改善）
従業員にとっての最大のメリットは、ワークライフバランス（WLB）の改善です。
- 満員電車からの解放
- 通勤時間がゼロまたは大幅に減少
- 育児・介護・通院など、プライベートとの両立がしやすくなる
- 時間と体力に余裕が生まれ、自己研鑽や家族との時間を持ちやすい
たとえば「片道1時間」の通勤をしていた人の場合、往復で1日2時間、月に40時間前後を通勤に使っている計算になります。
この時間がまるごと削減されれば、休息・学習・家族時間のいずれに振っても、人生の質が大きく変わるのはイメージしやすいと思います。
結果として、従業員のエンゲージメント向上・離職防止につながり、企業側のメリットにも跳ね返ってきます。
テレワーク導入におけるデメリットと対策
メリットと同じくらい重要なのが「デメリットを事前に理解し、対策を打つこと」です。
ここでは代表的な3つの課題を取り上げます。
デメリット1：情報セキュリティのリスク増大
テレワーク環境では、次のようなセキュリティリスクが高まります。
- 私用PCの利用によるウイルス感染・情報漏洩
- 公衆Wi-Fi使用時の盗聴・不正アクセス
- 自宅やカフェでの画面の“のぞき見”
- 紙書類の持ち出しや紛失
これらを放置すると、重大な情報漏洩やコンプライアンス違反につながりかねません。
対策例
- 業務用PCの貸与と、私用PC/BYODの原則禁止
- VPNやゼロトラストネットワーク、二要素認証（MFA）の導入
- 端末の暗号化・リモートワイプ機能
- 「どこで・何をしてよいか／してはいけないか」を明確に示したセキュリティガイドラインの策定・教育
特に最後の「ガイドライン策定と徹底」は、ツール導入以上に重要です。
デメリット2：従業員のマネジメント・評価の難しさ
テレワークでは、上司が部下の働きぶりを直接目で見る機会が減るため、次のような不安が生まれます。
- ちゃんと働いているのか分からない
- 誰がどれだけ成果を出しているのか見えづらい
- 評価が感覚的・主観的になりやすい
対策の方向性
- チャットツールやプロジェクト管理ツールでタスクや進捗を「見える化」する
- 時間ではなく、成果やアウトプットに基づいた評価基準（KPI・OKRなど）を整備する
- 定期的な1on1やチームレビューで、期待値と実績をこまめにすり合わせる
一方で、監視ツールによる画面監視やカメラ常時ONなどは、従業員の不信感・ストレスを高める可能性もあります。
「信頼」を前提としつつ、「見える化」する仕組みを整えることがポイントです。
デメリット3：コミュニケーション不足と孤独感
オフィスであれば自然に発生していた「雑談」や「立ち話」が減ることで、
- チームの一体感が薄れる
- ちょっとした相談がしづらくなる
- 情報共有が遅れる
- 従業員が孤独感・不安感を抱えやすくなる
といった問題が起こりやすくなります。
対策の例
- 毎朝のオンライン朝会や週次の全体ミーティングの実施
- 雑談専用チャットチャンネルの運用
- 定期的なオンライン1on1
- オフラインイベントや懇親会の実施（年数回でも効果あり）
- ストレスチェックや産業医・カウンセラーとの面談機会の提供
「雑談は仕事ではない」と切り捨てるのではなく、チームづくりや心理的安全性の土台として意図的に設計することが求められます。
【5ステップ】テレワーク導入の具体的な進め方
ここからは、テレワーク導入をこれから進める企業向けに、実践的なステップを5つに分けて解説します。
ステップ1：目的と対象範囲の決定
最初のステップは、「なぜテレワークを導入するのか」を明確にすることです。
- 生産性を上げたいのか
- オフィスコストを削減したいのか
- BCP対策を強化したいのか
- 採用力を高めたいのか
目的によって、導入するルール・ツール・体制が変わってきます。
また、いきなり全社導入ではなく、
- まずはバックオフィス部門から
- まずは週1〜2日の在宅勤務から
- まずは一部業務だけをテレワーク化
といった「スモールスタート」で始めるのがおすすめです。
ステップ2：ルール・規程の整備（就業規則の変更など）
次に、テレワーク運用の前提となるルール・規程を整備します。
- テレワーク可能な対象者・対象業務
- 就業場所（自宅のみ／サテライトオフィスも可など）
- 労働時間管理の方法（打刻、みなし労働時間制の可否）
- 時間外労働・深夜労働の扱い
- 通信費・光熱費などの費用負担
- 情報セキュリティに関するルール
必要に応じて就業規則の改定が必要になる場合もあります。
トラブル防止のためにも、労使間で十分な説明と合意形成を行うことが重要です。
ステップ3：環境構築とツールの選定
ルールが固まったら、それを実現するための環境を整えます。
- PC・モニター・ヘッドセットなどのデバイス
- 安定したインターネット環境
- Web会議ツール（Zoom、Google Meetなど）
- チャットツール（Slack、Microsoft Teamsなど）
- ファイル共有（Google Drive、Boxなど）
- 勤怠管理ツール
最初から完璧を目指す必要はなく、無料～低コストで使えるツールから組み合わせ、徐々に最適化していくスタンスで問題ありません。
ステップ4：トライアル実施と課題抽出
いきなり全社展開するのではなく、特定の部門や少人数のチームでトライアルを実施します。
- 想定していなかったルール上の穴
- ネットワーク環境の問題
- ツールの操作に慣れていない
- コミュニケーション頻度が減りすぎる
といった“やってみて初めて分かる課題”が必ず出てきます。
これらをチェックリスト化し、改善してから本格導入に進むことで、大きなトラブルを未然に防ぐことができます。
ステップ5：本格導入と定着に向けた運用
トライアルの結果を踏まえてルールやツールを見直し、全社的な本格導入に移行します。
- 定期的なアンケートや1on1で課題を吸い上げる
- ルールやマニュアルを随時アップデートする
- 成功事例を社内で共有し、ナレッジとして蓄積する
テレワークは「導入して終わり」ではありません。
運用を見直し続け、会社の文化として定着させることが、成果を最大化する鍵です。
「生産性向上・固定費削減」を目指すならオンラインアシスタントも検討すべき理由
ここからは、本記事のテーマである「テレワーク×オンラインアシスタント」の話に踏み込みます。
テレワークだけでは解決できない「ノンコア業務の圧迫」
テレワークによって「移動時間」は削減できますが、次のような業務自体は残り続けます。
- 会議日程の調整・リマインド
- 資料作成の下準備（情報収集・データ整理）
- 経費精算のとりまとめ
- 社内外からの問い合わせ対応
- 各種事務手続き
むしろオンライン会議やチャットが増えることで、「細かい調整業務・事務作業」が増えてしまうケースもあります。
どれだけテレワークツール（SaaS）を導入しても、それを“操作する手間”は残り続けるため、「本当にやりたいコア業務（戦略立案・顧客対応・組織づくり）」に使える時間が圧迫されがちです。
オンラインアシスタント（キャスター）が固定費削減と生産性向上に貢献する仕組み
そこで有効なのが、オンラインアシスタントの活用です。
- スケジュール調整・会議設定
- メール対応・リマインド
- 資料作成のサポート
- リサーチ・情報整理
- 各種事務作業の代行
といった「ノンコア業務」を外部の専門チームに任せることで、社内メンバーはコア業務に集中できるようになります。
また、正社員を新たに採用する場合と比べて、
- 採用コストが不要
- 社会保険料や福利厚生などの固定費がかからない
- 必要なタイミングで、必要なボリュームだけ依頼できる
といった点で、“固定費を抑えつつ生産性を上げたい企業”と相性が良いのも特徴です。
こんな企業にオンラインアシスタント（キャスター）がおすすめ
最後に、オンラインアシスタント（例：CASTER BIZ assistant）の活用を特に検討すべき企業の例を挙げます。
- テレワークを導入したが、事務作業が減らず、コア業務に手が回っていない
- オフィス縮小で固定費は下げたいが、業務量自体はむしろ増えている
- 経営者・管理職が、会議調整や資料準備などに多くの時間を取られている
- バックオフィスの属人化が進み、特定の人に負荷が集中している
- 正社員を増やすほどではないが、手を貸してほしい業務が常に発生している
これらに一つでも当てはまる場合、「テレワーク×オンラインアシスタント」の組み合わせは、固定費と生産性の両面で大きな効果を発揮する可能性があります。
まとめ：テレワーク導入を成功させるためのポイント
最後に、本記事のポイントを整理します。
- テレワークは「在宅勤務」だけでなく、複数の働き方を含む広い概念
- 導入の背景には、人手不足・BCP・採用競争・コスト圧力といった構造的要因がある
- 企業にとってはコスト削減・採用強化、従業員にとってはWLB改善というメリットがある
- 一方で、セキュリティ・マネジメント・コミュニケーションの課題には事前対策が必須
- テレワーク導入は「目的設定→ルール整備→環境構築→トライアル→本格運用」の5ステップで進めるとスムーズ
- テレワークだけでは解消しきれない「ノンコア業務の圧迫」には、オンラインアシスタントの活用が有効
テレワーク導入の第一歩として、
まずは「自社が何を目的としているのか」を言語化すること、
そしてノンコア業務をどう減らすか（誰に任せるか）まで含めて設計することが、真の生産性向上と固定費削減につながります。
「テレワークは導入したが、いまいち効果を感じられていない」「もっとコア業務に集中できる環境を作りたい」と感じている場合は、テレワークの見直しとあわせて、オンラインアシスタントの活用もぜひ検討してみてください。
