社内コミュニケーションが自然とオンライン化・業務効率化のきっかけになったオンライン秘書のCASTER BIZ assistant

社内コミュニケーションが自然とオンライン化・業務効率化のきっかけになったオンライン秘書のCASTER BIZ assistant

兵庫県の神戸市を中心に英会話教室「AIE英語専科」や高等学校を運営し、英語教育を中心に事業を展開する株式会社エーアイイー。AIE英語専科は昨年度に3校目、今夏に4校目開校を控え、事業拡大を続けています。

今回は、株式会社エーアイイーの代表取締役の橋本 隆志様にお話を伺いました。

講師が本来の業務に集中できる環境をつくりたい

CASTER BIZ assistant導入のきっかけは、バックオフィス業務を社員で行わずにアウトソースしたいという思いからでした。というのも、社員である講師が英語を教えるという業務以外にもすべきことが数多くあり、講師の負荷になってしまっていたんです。

例えば、受電業務。生徒からも保護者の方からも出欠などの件で連絡をいただくことが多いのですが、授業の前後数時間はよく電話があり、それだけで授業時間以外にも講師を拘束してしまうことになるんですね。

また、校舎が複数あり、英語教室以外にも高等学校の運営、留学斡旋事業もやっておりますので、校舎や事業をまたいでの連絡ともなると、伝達ミスや伝達漏れがどうしても生じてしまいます。そういったミスや負荷を少しでも軽減したかったんです。

だからと言って、本部を置いて一括で管理する体制を整える程の規模感でもないし、その為だけに採用するというのはコスト高になってしまいます。私たちにとって一番大事なことは、生徒に質の高い授業を提供することですから、本来の業務に集中できる環境を整えるべく、CASTER BIZ assistantを導入しました。

代表就任時のピンチを救ってくれたオンライン秘書のCASTER BIZ assistant

現在私はエーアイイーの代表を勤めていますが、代表の職務についたのは半年前になります。もちろんそれまでも幅広くエーアイイーをみてきていたのですが、代表になってみると、それまでとは比べ物にならないほど、自分が見るべき範囲とすべき仕事量が増えたんですね。お恥ずかしい話になるのですが、代表になってから、スケジュール管理ですら自分だけではままならなくなってきている状況にあり、他者様にご迷惑をおかけしてしまう事もしばしばあったんです。

その解決策として、リモートアシスタントの方に僕自身のスケジュール管理もお願いするようになりました。スケジュール入力はもちろん、業務終了時には翌日の予定をリマインドしてもらっています。おかげさまで、自分自身のストレスも軽減されましたし、何よりも他者様にご迷惑をおかけする事なく、代表の業務もできているので、本当にありがたいですね。

スケジュール管理から翻訳まで、幅広い業務を丁寧かつスピーディーに

受電、スケジュール管理以外にも、先日新たに翻訳業務もお願いしてみたんですが、クオリティの高さには驚かされました。

実は、今でも私は講師をする事もあるのですが、高等学校の新カリキュラム開設に伴い、新たに教科書を翻訳する必要があったんですね。それも、ページ数が400以上あるうえに経済の専門書でしたから、代表の業務にプラスしてその翻訳を全て一人でというのは正直難しい状況でした。そこで、翻訳の下地づくりをして欲しいという相談をしてみたんです。

すると、翻訳する教科書のスキャン作業からお願いできることになり、時間や手間のかかる作業を丸っと依頼できたのは本当に助かりましたね。おかげさまで、通常であれば1ページの翻訳に20～30分かかるところを5～10分程度で仕上げることができました。下地だけのつもりでお願いをしていましたが、翻訳クオリティがとても高く、逆に僕が勉強になったほどです。

そうやって、困った時にはいつも相談させてもらっていますね。コミュニケーションの中で、「それはこういったことでしょうか？」「このような形でお手伝いできます。」といったように、ざっくりな相談を仕事に落とし込んで解決に導いてくれるんです。「この仕事を依頼するにはどうしたらいいだろう…」なんて考え込んでいる時間ももったいないので、まずは相談。業務における悩みを相談できる相手がいることも、心強い存在ですね。

CASTER BIZ assistantをきっかけに、自然と進み出した業務効率化

実は、CASTER BIZ assistantの利用をきっかけに、社内も変わりつつあるんですよ。リモートアシスタントの方に受電業務を対応していただいていることによって、各講師への連絡手段として、全員がChatworkを利用する環境下になったんですね。当初は電話に関する連絡のみだったものが、現在ではその他の業務における共有もChatwork上で行われるようになっていて、一年前のアナログ伝達していた頃とは全く違う社内環境になりました。

講師からも、受電業務をお願いすることでの業務軽減はもちろんのこと、生徒の情報共有なども含めて、本当に仕事がしやすい環境になったとの声が出ています。

圧倒的なコストの低さとクオリティの高さ

現在までで約半年ほど利用させてもらっていますが、丁寧にクオリティ高くスピーディーに仕事をしてくれている印象です。

通常であれば、業務における人手不足はアルバイトや社員を採用して解消していくと思うのですが、採用は企業にとってリスクになることもあります。採用後には教育コストがかかりますし、会社としては保険料などの負担もあります。その上、その人が働き続けてくれる保証もありません。そういった事も加味すると、CASTER BIZ assistantはトータルコストで見ても、圧倒的に安いんですよね。それに、こんなに仕事ができるリモートアシスタントさん、普通に探そうと思ってもなかなか見つかりませんよ（笑）。

とてもリーズナブルに利用ができて、かつクオリティも高いとなれば、もうCASTER BIZ assistantは手放せないですね。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。