オンライン秘書のCASTER BIZ assistantはアルバイト以上の対応力！今では依頼できる作業は全てお願いしています

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantはアルバイト以上の対応力！今では依頼できる作業は全てお願いしています

シェイプウィン株式会社は、PRとWEBを活用した戦略的なプロモーションでBtoBをメインにした企業様の宣伝活動を支援する広報のプロフェッショナル集団です。

他の広告代理店、PR会社、制作会社にはないITの専門知識でお客様にベストマッチしたマーケティングの提案をしています。

今回は、代表取締役の神村 優介様にお話を伺いました。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantはアルバイト以上の対応力

CASTER BIZ assistantを使い始めたのは2016年9月からです。それまでもCASTER BIZ assistantのコンセプトに興味は持っており、周りの人が使っていることもあり、どんなサービスであるかは知っていました。

導入を決めた理由は大きく分けて2つあります。

1つはアルバイトでは対応が難しい業務もCASTER BIZ assistantなら対応してもらえるということです。

弊社にはアルバイトのスタッフが1名いて週3日来てもらっていました。しかし、依頼したい業務の中には今日中に対応してほしい。といったケースがあります。そばにいた方が直接教えられて楽だったり、コミュニケーションはすぐ取れるのですが、常駐してもらうと社員になるのでお互いそれは難しい。

そこでアルバイトより安くて、今までアルバイトでは対応できなかった幅広い業務をCASTER BIZ assistantなら依頼できるという点が決め手の1つです。

正直、CASTER BIZ assistantにはアルバイト以上のことを期待していました。

例えばアルバイトだとWordPressの更新とエクセルでの集計を依頼した時に、その人が対応できなければそれでアウトなんですよね。要はその1人のスキルに依存してしまいます。こちらが依頼したいこと全てに対応できるバイトさんはいないですし、毎回教えることもできない。

だからといって、こうした業務を毎回違う業者にアウトソースしていたら費用が全く合わないんです。

その点、CASTER BIZ assistantは一人のスキルに依存せず、チームで対応してくれます。そのため、色んなことを依頼することができて、非常に助かってます。

スペシャリストである社員に庶務をやらせるのはもったいない！

もう一つの使い始めた理由は効率化です。

弊社の仕事はとにかく数をこなしてメディア掲載させてもらうというような仕事はなく、ちゃんと頭を使わないとできない仕事ばかりです。そのため弊社は、新卒での採用は一切行っておらず、中途のスペシャリストしか採用していません。

こうした状況でスペシャリストの人が細かな業務をやらなきゃいけないというのは非常にもったいないです。だから細かな業務をどれだけ減らして効率化を図るかが重要でした。

どれだけ業務効率を高められるか、知恵を使う時間を作るために、作業を減らすことができるかといった生産性向上の観点からルーティンワークをはじめとした細かな業務をアウトソースしようという発想があったのもCASTER BIZ assistantを使い始めた理由の一つです。

実際に使っていて一番助かっているのは、定期業務を忘れずにやっておいてくれることですね。

例えば、定期で出さなきゃいけない口座振替の請求書対応やメディアイベントをやる際の出席媒体のリスト化などです。

イベントをやる際、テレビや雑誌の出欠連絡はFAXでのやりとりになります。そのFAXがイベントによっては100枚以上届きます。その確認を社員にやってもらうのは非効率ですし、アルバイトだと日によって対応できないことがあります。そこを毎日対応してもらえるのは大変ありがたいです。

依頼できる作業は全てオンライン秘書のCASTER BIZ assistantに

CASTER BIZ assistantに依頼するときに意識しているのが、「仕事」か「作業」かということです。

「仕事」は他の人には依頼できない、本業にしていないとできないものです。「作業」に関してはさらに二つに細分化していて、一つは自分じゃなきゃできない作業で、もう一つは誰でもできる作業です。この誰でもできる作業はCASTER BIZ assistantに依頼します。

また、CASTER BIZ assistantを利用し始めてから社員に言っていることがあって、それは「社員間で作業の依頼はしてはダメ」ということです。

「CASTER BIZ assistantに依頼できる作業は全てCASTER BIZ assistantに依頼しなさい。」と言っています。それはたとえ、自分でやったら1時間で終わる作業をCASTER BIZ assistantが仮に2時間かかったとしても、依頼したことで自分の1時間を空けることができれば良い。といった考え方を社内全体で持っています。

会社として徹底的に無駄を省いていて、お金を払うことで無駄が省けるならそっちの方がいい。CASTER BIZ assistantに依頼することで空いた時間を営業に時間を使えばいいのです。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。