一般社団法人コワーキングスペース協会 文字起こしからライティングまで、記事作成も依頼できるCASTER BIZ assistant
星野様・船底様・山田様
コワーキングスペース業界の発展のため、運営者向け勉強会や立ち上げ時期の運営支援、コミュニティ形成支援などを行う一般社団法人コワーキングスペース協会。代表理事を務める星野 邦敏様は株式会社コミュニティコムの代表でもあり、埼玉県の大宮駅前にてコワーキングスペース・貸会議室・シェアオフィス運営をはじめとした不動産運営や、WordPressサイト制作や書籍の執筆販売など、数々な事業を展開されています。
今回は、星野様と共にマネージャーの船底様、ディレクターの山田様の3名にお話を伺いました。
オフラインセミナーで不安解消でき即契約
まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。
星野様：今日お越しいただいた「コワーキングスペース7F（ナナエフ）」は、コミュニティコムという会社で運営しており、同席している船底と山田はそちらのメンバーです。一方、コワーキングスペース協会には現時点では専任がおらず、これまでは私たちコミュニティコムのメンバーや、理事・監事を務めている他のコワーキングスペース運営事業者のメンバーが兼任するかたちで運営をしてきました。今年で3期目を迎えるコワーキングスペース協会は、ありがたいことに順調に運営が進み、有料登録事業者は30社、勉強会参加も300社を超えました。そうなると兼任ではさすがに手が回らないことも多くなり、やりたいけれどやれていないことが多々ある状態になってしまったんです。しかしながら、仕事量としてはフルタイムで人を雇うほどでもなく、週2〜3日で働いてもらうにも適任者が見つかりづらいのが正直なところ。そんな状況を打破するべく、リモートアシスタントの導入を検討しはじめました。
検討する上では利用者に聞くのが一番早いと考え、周囲の経営者仲間に相談してみることにしました。すると、CASTER BIZ assistantを利用している方が多く、信頼できる人からもおすすめされ、もっと詳しく知りたいと思っていたところにオフラインセミナーが開催されることを知り、参加しました。
オンラインでも相談できる中、わざわざオフラインのセミナーにお越しいただいたのはどんな理由からですか？
星野様：CASTER BIZ assistantのようなサービスは、一度契約したら長く利用し続けるサービスです。ですから、どのような方がサービスを運営されているのか確かめて安心した上で、利用開始したかったんです。また、活用してもらう社員にも知っておいてもらいたかったので、社員と一緒にセミナーに参加したという経緯があります。当日は直接お話しできたことで、サービスについてきちんと理解できたし、運営する方と接点が持てたことで安心して任せられると思ったので、すぐに申し込みをして利用開始させてもらいました。
CASTER BIZ assistantのおかげで“ゼロ”が“イチ”に
現在、CASTER BIZ assistantにはどのような業務を依頼していますか？
星野様：依頼業務のうち、現時点では約9割が記事作成に関する業務です。利用開始時は、「CASTER BIZ assistantと相性がいいのはどんな業務だろう？」と様々な依頼をさせていただきました。その中の一つが記事作成に関する業務だったのですが、そのクオリティの高さに驚いて、それからは記事作成の依頼ばかりです。記事作成とひとことで言っても、一つの記事が出来上がるまでには、インタビューをして、記事構成案をつくり、文字起こしをして、執筆して、編集して公開するという細かな業務があります。これらをすべて行うのはかなり大変で、これまで手がつけられていませんでしたが、現在は私がインタビューと記事構成案作成までを行い、インタビュー時の動画をYouTubeに非公開アップロードすることで音声と雰囲気を共有し、文字起こしから記事執筆までをCASTER BIZ assistantにお願いしています。
以前、文字起こしのみをクラウドソーシングに依頼することがあったのですが、まず良い方を探すのに苦労しますよね。それに、記事作成においては文字起こしから記事を形づくるところが大変なのに、文字起こしだけがあっても進まない状況になりがちです。それをCASTER BIZ assistantのように記事執筆までお願いできると、あとは細かな編集のみを私か船底が対応すればいいので、記事の完成まで手間なく早くできます。
ここはまさに、「やりたいけれど、やれていないこと」の一つでしたから、CASTER BIZ assistantを利用することで“ゼロ”を“イチ”にできたのは、会社にとって非常に大きな進歩ですね。
継続的に記事を作成する場合、依頼する相手が毎回違うとなると、トーンやマナーを合わせるのにも一苦労ですよね。
船底様：そうなんです。CASTER BIZ assistantの場合は、窓口となるリモートアシスタントさんに「前回と同じようにお願いします」と依頼できるので、その点においても非常に助かります。CASTER BIZ assistantに依頼する前は、学生のアルバイトに依頼しようかという話もあったんですが、クオリティを担保するためには、社員が毎度指導に当たらなくてはいけないので、コミュニケーションコストを考えると非現実的でした。CASTER BIZ assistantの場合は、そのコストを最小限に抑えられる上に、クオリティも素晴らしいんです。依頼内容を確実にやってくれる上に、改善提案もしていただけるので、自分たちだけで仕事するよりも良いものが出来上がります。
CASTER BIZ assistantを通じて働きやすい環境づくりも
CASTER BIZ assistantを取り入れた会社経営について、今後の展望を聞かせてください。
星野様：社内には「やりたいけれど、やれていないこと」や、リソースの問題で「誰にでもできるけれど、誰もできないこと」がたくさんあります。今回CASTER BIZ assistantを導入したことで、それを解消して前に進めたことは会社にとって大きな一歩でした。これまでは、「突発的に発生する本業ではない業務」や「作業のような業務」にも手を焼くことが多かったのですが、CASTER BIZ assistantに依頼できる体制が整ったことで、これらも解消できています。特に後者の業務においては、社員のモチベーションが下がるような仕事は任せたくないというのが正直なところで、そんな考えから取り組めていない業務もありました。
でもCASTER BIZ assistantがあれば、私が直接依頼して進めることができるし、社員もCASTER BIZ assistantを利用できるので、私から社員にも仕事を依頼しやすくなります。CASTER BIZ assistantを通して社員の負担を軽減した働きやすい環境づくりをしていきたいというのも、経営者としての想いです。今後は、記事執筆だけでなく、より様々な業務を依頼していきたいですね。
コワーキングスペース協会としては、サービス領域拡大のために従業員を雇用するつもりです。リアルで行いたい業務やコア業務としてやるべきことは従業員が行い、リアルでなくてもできるコア以外の業務はCASTER BIZ assistantに依頼する体制で組織運営しながら、そこでの経験をコミュニティコムの方にも活かす経営をしていきたいと思っています。
