創業85年の医療機器商社。現地対応の仕事もCASTER BIZ assistantを活用して業務効率化へ

創業85年の医療機器商社。現地対応の仕事もCASTER BIZ assistantを活用して業務効率化へ

 

1939年創業の株式会社本郷いわしや。製造から販売までをトータルに考える総合医療器械会社として、病院やクリニック、動物病院向けの商品・サービスを展開しています。社員一人ひとりが最高のパフォーマンスを発揮できることを第一に考える同社では、時代の変化に合わせたバックオフィスのDX化も積極的に推進してきました。

今回は3代目社長である代表取締役の古関 一成様に、お話を伺いました。

 

社長秘書を採用する代わりに、CASTER BIZ assistantを導入

——まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

テレワークの導入など、コロナ禍を経て自社の働き方が大きく変化していたタイミングでCASTER BIZ assistantの導入を検討しました。

当時は社員17名に対して営業メンバーが組織の大半を占め、事務については経理担当者が1名の状況でした。そのため、私自身も人事や労務関連の業務を一部対応する必要があり、業務の優先順位をつけるのが難しい状況でした。

臨機応変にサポートをしてくれる社長秘書がほしいなと思いつつも、時期によって業務量に波があり、常にお願いしたいことがあるわけでもない。そんな時にCASTER BIZ assistantの存在を知り、まずは相談してみようと考え問合せをしました。

——導入の決め手は何だったのでしょうか？

サポートの質を重視して選びました。コロナ禍では経理・労務などバックオフィス周りのDX化を進めたのですが、その際に「サポートが手厚ければオンラインでも問題なく業務ができる」と実感したんですね。

多少費用がかかっても、継続して活用できるサービスを選ぶことが私たちにとっては大切だと考えました。

現地対応（オフライン）の活用で、業務を一気に進める

——現在、CASTER BIZ assistantに依頼している業務を教えてください。

定期的なものと不定期なもの、2種類の業務をお願いしています。CASTER BIZ assistantの利用を開始したのが2023年11月だったこともあり、初期の頃は年賀状の印字作業などをお願いしました。プリンターの設定を間違えると、郵便番号が枠からズレて印刷されてしまうのをどうにかしたかったんですよね…。

その後は、お歳暮やお中元の季節になると、選定から発送までをまとめてお願いするようになりました。

——定期的に依頼している業務には、どのようなものがありますか？

社員の勤怠データを整理して社労士さんに送ってもらったり、営業日報を分析に使えるように表にまとめてもらったりしています。メールなどのお問合せに対して、忘れずに返信できているかどうかのチェックもお願いしてますね。

直近では社員証のデザインなど、ある程度の期間を要するものも併せて依頼させていただきました。

——CASTER BIZ assistantを導入してよかった点は何でしょうか？

現地対応（オフライン）に対応してくれた点がとてもよかったです。オンラインのチャットツールに苦手意識があり、リモートアシスタントサービスを使いこなせるかどうかに不安があったためです。でも、CASTER BIZ assistantを利用し始めてすぐにオプションである現地対応を提案してくださったので、オンラインとオフラインの両方を組み合わせることで安心して使い続けられています。

——「リモートアシスタント」と言いつつ、一部のエリアでは現地対応のサポートも行っているのはCASTER BIZ assistantの特徴かもしれませんね。ちなみに、現地対応はどれくらいの頻度で利用されていますか？

月2回、会社に訪問してもらっています。私は時間管理が苦手で、目の前の業務に追われてしまい、本来やるべきことの優先順位を上げられないことに悩みがありました。でもアシスタントさんに定期的に現地に来てもらうことで、仕事に集中できる時間が確保できるんです。

その時間にタスクの進捗や抜け落ちている業務の整備をしてもらうことで、今までスタックしてしまっていた業務も進むようになりました。

当初描いていたような、社長秘書のような役割をアシスタントさんが担ってくれているためです。それに、お尻を叩いてもらえるのも私にとっては大きな意味があると思っています。

——止まっていた業務が一気に進むイメージでしょうか？

そうです。CASTER BIZ assistantでは、普段からチャットツールを通じて「こういうこともできます」「この業務は手放せるのではないか」と助言をもらえるんですね。そのため、訪問してもらった時にいただいたアドバイスを取り入れて、たまっていた仕事を一気に進めるようにしています。

訪問日が決まっていることで、私も「実行日」として位置づけることができるんです。つい先日も、発注マニュアルを作成してはどうかと提案をいただいたので、さっそく取り組んでいます。

——業務の切り出し方についてもアドバイスがあるんですね。

リモートアシスタントサービスの利用を検討する時に、最初に悩むのが「何をお願いしたらいいんだろう？」という部分だと思います。これは私だけじゃなく、多くの人が一度は躊躇することではないでしょうか。

私も「業務の切り出し方もわからないのに依頼しては、お金がムダになるのではないか」と不安がありました。でもCASTER BIZ assistantには、業務の切り出し方のノウハウがあるんですね。私が話す1の内容を聞いて10の提案で返してくれる。

これがオンラインのコミュニケーションだけだったら、きっとチャットの返信もままならずタスクも埋もれてしまっていたと思います。会社まで実際に足を運んでくれて、1時間、2時間とまとまった時間で優先順位の整理をしてくれる。これはやはり大きいですね。

——ちなみに、週3くらいで働けるパートタイムの方を雇用する方法もあったと思いますが、その点についてはいかがでしょうか。

もちろん考えましたよ。でも定常業務がたくさんあるわけじゃないので、CASTER BIZ assistantのほうが当社の場合は適していたんです。使いきれなかった時間も次月に繰り越せるので、それも利用を続けている理由の1つです。

リモートアシスタントの活用で、「本来やるべき仕事」に集中して取り組めた

——今後はどのようにCASTER BIZ assistantを活用したいとお考えですか？

今は私だけがアシスタントさんの力を借りている状態なので、今後は会社全体で活用していけたらと考えています。

売上を伸ばそうとして営業の人員だけを増やしても、サポートしてくれる人材を増やさない限りお客様の期待を超える価値を提供することは難しいと思います。

日本はこれからも人口減少が進み、採用活動も一層難しくなるはずです。そういった場面でCASTER BIZ assistantの力をお借りできたらいいなと思っています。

——最後に、CASTER BIZ assistantをおすすめしたいと思う企業を教えてもらえますか？

自分が抱えている業務を手放すことが苦手な人におすすめしたいです。私がまさにそうで、つい「自分でやったほうが早い」と思って動き出してしまう。リモートアシスタントにお金を払うのはもったいないと考えてしまうのも、同じような理由からだと思います。

でも改めて費用対効果で天秤にかけてみると、自分が本来やるべき仕事のほうが価値があることが往々にしてあると思います。それが経営者の場合ならなおさらです。

もしも「残業して自分でやってしまおう」と考えている方がいたら、一度CASTER BIZ assistantを検討してみる価値はあると思います。

私ももっと上手に活用して、時間の繰り越しをする必要がないくらいしっかり依頼できるように頑張りたいです。

——本日はお忙しいところ、貴重なお話をいただきありがとうございました！

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。