月次決算スピードが2分の1に短縮！訪問もできるCASTER BIZ assistantだから実現できた業務効率化

化粧品や健康食品などのビューティ&ヘルス領域、及び食品領域に特化したマーケティング支援を中心に、ECマーケティングテック事業、広告マーケティング事業を手がける株式会社ピアラ。2018年12月に東京証券取引所マザーズへの新規上場を果たし、拡大を続けている急成長企業です。

同社は、CASTER BIZ assistantに加えてオフライン業務にも対応するCASTER BIZ assistant Visitを導入し、業務効率化に取り組んでいらっしゃいます。

今回は、財務部マネージャーの磯田 拓己様と経理部の村上 陽平様にお話を伺いました。

CASTER BIZ assistant導入で、月次決算の3〜4営業日短縮に成功

まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

磯田 拓己様（以下、磯田様）：CASTER BIZ assistantを導入したのは、営業事務メンバーの業務負荷を軽減するためでした。

営業事務はバックオフィスから営業部門を支える職種ですから、仕事内容は多岐にわたります。日中は営業サポート業務が多くなるため、事務作業にあてられる時間を確保するのが難しく、どうしても業務負荷が大きくなってしまうという課題がありました。

そこで、事務作業の中でも一番大変だった月次決算に関する帳票整理をCASTER BIZ assistantにお願いし、業務負荷を減らしながら業務効率化に取り組むことにしました。

実際に導入してみていかがですか？

磯田様：これまでは、膨大な量の帳票整理をして月次決算を終えるまでに、8〜9営業日かかっていたんです。それがCASTER BIZ assistantを導入してからは、スケジュールが3〜4営業日短縮されていますね。これはすごい成果です。

村上 陽平様（以下、村上様）：それに、導入したタイミングは、東証マザーズ上場直前の過渡期。大事な時期でもあったので、いつにも増して慎重に決算を行う必要がありました。CASTER BIZ assistant導入によって、ダブルチェック体制が自然と敷かれ、スピードだけでなく確実性が増したことも非常によかった。大事な決算期を「早く」「確実に」乗り越えられたのは、CASTER BIZ assistantのおかげですね。

オフライン業務もお願いできたことで、オンライン化をスピーディーかつスムーズに

CASTER BIZ assistantに加えて、オフライン業務にも対応できるCASTER BIZ assistant Visitも導入してくださっていますね。その導入理由も教えてください。

磯田様：やはり、CASTER BIZ assistantのリモートアシスタントさんに業務を依頼するにも限界があったからです。というのも、導入当時は社内のペーパーレス化が進んでおらず、大量のデータを紙で管理していました。そのため、データ処理をリモートアシスタントさんに依頼するためには自分たちで一度紙のデータをPDF化する必要があり、準備段階で時間を取られてしまっていたんです。

そこで、オンライン化を促進するために訪問型サービスを追加検討することになり、複数サービスを比較検討する中で、すでに導入済みだったCASTER BIZ assistantと親和性が高いだろうCASTER BIZ assistant Visitに依頼することを決めました。

ありがとうございます。CASTER BIZ assistant Visitを導入したことで、オンライン化はスムーズに進みましたか？

磯田様：はい。訪問型のCASTER BIZ assistant Visitと組み合わせたことで、自分たちのリソースをかけずにスムーズかつスピーディーにオンライン化ができました。しかも、来てくれているのは経験豊富な訪問アシスタントさん。期待と想像以上の仕事をしてくれています。

村上様：彼らは、ただお願いされた仕事をするだけではないんです。これまでの経験をもとに、どうしたらもっとよくなるか考えながら仕事をしてくださるので、会社の仕組み自体がどんどんよくなっています。それに驚くほど仕事が早い。

今では経理分野だけにとどまらず、総務や法務の仕事までお任せしているほどです。

CASTER BIZ assistant導入で起こった「革命」を会社全体に広めていく

CASTER BIZ assistantとCASTER BIZ assistant Visitの導入によって、会社に何か変化はありましたか？

磯田様：会社には革命が巻き起こっていますね（笑）先ほどお話したように、月次決算スケジュールを3〜4営業日短縮できたことで、単純計算しただけでも、営業事務15人×1日8時間×3営業日分の業務を効率化できていますから、会社への貢献は明らかです。

また、営業事務をやっているのが推進力のあるメンバーだったこともあり、CASTER BIZ assistant導入で空いた時間を使って、他部署の業務改善を行ってくれています。ですから、社内の誰もが、業務のアウトソーシング化にポジティブな思いを持っていると思います。

今後ますます、会社の業務改善が進みそうですね。

磯田様：そうですね。やはり、会社としては属人化されている業務を無くしていきたい。そのためには、マニュアルやルール作りなどの要件定義を進めていく必要がありますが、これまではそれが全くできていませんでした。
しかしCASTER BIZ assistantとCASTER BIZ assistant Visitを導入したことで、業務の要件定義化が少しずつ進んでいます。一緒に仕事をしてくださっている訪問アシスタントさんの仕事を見ていると、業務をしながら要件定義を進めてくれていて、引き継ぎがとてもスムーズなんですよ。ここはお手伝いいただきながら、私たち自身が学ばせてもらいたいところです。これからも、CASTER BIZ assistantとともに良い仕組みづくりをしていきたいですね。