【プロが徹底比較】入社手続き代行サービスおすすめ3選！費用相場、業務範囲、失敗しない選び方
現代の企業にとって、入社手続き業務は年々複雑化し、法改正への追随、入社する従業員ごとの個別対応、書類のペーパーレス化など、多くの負担がのしかかっています。
本来、人事が注力すべきは「採用戦略」「人材育成」「従業員エンゲージメント向上」といったコア業務であるにもかかわらず、入社手続きというノンコア業務に時間を奪われている企業も少なくありません。
本記事では、入社手続き代行サービスの基本知識から、依頼できる業務範囲、費用相場、失敗しない選び方、おすすめサービスの比較まで徹底解説します。
入社手続き代行サービスとは？基本の業務範囲とメリット
入社手続き代行とは、企業が新入社員を迎える際に必要となる法定手続き・書類回収・システム登録・オリエン準備などを、外部の専門業者に委託する仕組みです。
「担当者が忙しくて対応が遅れる」「提出書類が揃わない」「手続きミスが起きる」といった属人的な課題を解消し、業務の正確性とスピードを向上させます。
そもそも入社手続きの「法定業務」とは？
入社時には法律で義務づけられた手続きがいくつも存在します。
代表的なものは以下の通りです。
- 健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届
- 雇用保険の資格取得届
- 源泉徴収のための扶養控除等（異動）申告書
- 住民税関連の届出（自治体による）
これらは漏れなく・正しく・期限内に提出することが必須であり 、手続きの遅延や書類の不備は、企業の法令違反リスクに直結します。
代行サービスでは、このリスクを低減する上で主軸となる業務です。
代行サービスで依頼できる主な業務範囲
サービスによって対応範囲は異なりますが、一般的に以下のような業務を依頼できます。
- 必要書類のリストアップと案内
- 入社者からの書類回収・チェック
- 社内システム（勤怠、労務、給与）の登録
- 入社オリエンテーション準備
- アカウント発行・備品手配の調整
- 入社後のフォロー（書類不備対応など）
CASTER BIZ assistantの場合は、入社手続きだけでなく、経理・総務・情報システム周りの事務作業まで幅広く依頼できます。
代行サービス導入で得られる3つのメリット
人事・労務担当者の工数削減とコア業務への集中
煩雑な書類対応や管理業務から解放され、採用戦略・育成企画・人事制度構築といったコア業務に集中できるようになります。
手続きの正確性向上と法的リスクの低減
法改正に精通した専門スタッフが対応するため、
- 記入漏れ
- 提出書類の不備
- 期限遅延
といったヒューマンエラーが防止され、法令遵守の精度が高まります。
オンボーディング品質の均一化
担当者のスキル・時間に依存せず、すべての新入社員に均一で安心できる入社体験を提供できる点は大きなメリットです。
【目的別】入社手続き代行サービスおすすめ3選
異なるニーズを持つ企業向けに、特徴の異なるサービスを3つ紹介します。
CASTER BIZ assistant（株式会社キャスター）｜労務手続きからバックオフィス全般まで包括的に依頼したい企業向け
CASTER BIZ assistantが担うのは、煩雑な入社手続きの中でも、従業員や関係部署との連絡調整、必要書類の準備・作成サポート、データ入力、システム（SmartHRなど）への情報登録といったノンコア事務業務です。
社会保険や雇用保険に関する役所への法定提出代行（社労士業務）は対象外となりますが、その手前の膨大な事務工数をほぼゼロにすることで、人事担当者が採用戦略や教育といったコア業務に集中できる環境を整えます。
CASTER BIZ assistantは、人事労務の「入社手続き」だけでなく、
- 経理・総務業務
- 秘書業務
- クリエイティブ業務
- カスタマーサポート
- 事務業務（資料作成、リサーチなど）
など、企業のノンコア業務をまるごと依頼できる総合BPOサービスです。
特徴
- 入社手続きから備品手配、アカウント発行まで幅広く対応
- 一人ではなく「チーム制」で安定稼働
- 突発休み・退職などのリスクゼロ
- 工数管理・進捗管理までCASTER BIZ assistant側が実施
- 社労士領域と接続する業務も整理しながら対応
代行範囲
- 入社手続き案内
- 書類回収・チェック
- SmartHR・freeeなどの労務システム登録
- 備品手配・社内調整
- 全社オンボーディング支援（資料準備など）
- 入社者との連絡窓口代行
誰におすすめ？
- 入社手続き以外の業務もまとめて任せたい
- 人事の工数を極限まで減らしたい
- チーム型の継続的支援を求めている
→ノンコア業務を「全部まとめて」外注したい企業に最適
SmartHR（株式会社SmartHR）｜クラウド人事労務システムとセットで効率を最大化したい企業向け
特徴
- 労務手続きをペーパーレス化
- 入社手続きの案内〜回収〜システム登録が自動化
- 書類の提出状況や不備を一元管理
- システム構築の導入支援・伴走サービスあり
代行範囲
- 入社手続き案内の自動送付
- 従業員情報のデータ化
- 必要書類のステータス管理
- 労務処理のワークフロー構築支援
誰におすすめ？
- 労務DXを同時に進めたい
- 入社手続きの電子化を急ぎたい
- 複数拠点・リモート社員を抱える企業
出所：https://smarthr.jp/labor-management/
社労士｜法定手続きの正確性を最優先する企業向け
特徴
- 社会保険・労働保険の専門家が手続きを担当
- 高い法令順守性
- 法改正にも確実に対応
- 顧問社労士との連携がスムーズ
代行範囲
- 社会保険手続き（資格取得・喪失）
- 労働保険手続き
- 給与関連書類の確認
- 住民税関連届出
- 労務相談（プランによる）
誰におすすめ？
- 法的リスクゼロを最優先したい
- 顧問社労士との接続を重視したい
- 入社手続きを「法定手続き中心」で依頼したい
入社手続き代行サービスを選ぶ際の4つのポイント
1.代行したい業務範囲を明確にする
入社手続き代行サービスを検討する際、最も重要なのが「どこまでの業務を外部に委託したいか」を明確にすることです。
自社が任せたいのは「法定手続きのみ」か、それとも「入社周りのノンコア業務全体」かによって、選ぶべきサービスの種類と費用対効果は大きく変わってきます。
- 法定手続きのみ→社労士事務所系
- 入社周りのノンコア業務を全体→CASTER BIZ assistantのような包括型アウトソーシング
2.専門性とセキュリティ体制
入社手続きで取り扱う情報は、氏名、住所、マイナンバー、口座情報など、機密性の高い個人情報（プライバシー情報）の塊です。
情報漏洩は企業の信頼を失う重大なコンプライアンスリスクに直結するため、依頼先の専門性と安全性が必須となります。
- 労務経験者・社労士が在籍しているか
- ISMS/プライバシーマークなどの認証状況
3.料金体系と費用対効果
入社手続き代行サービスには、主に以下の料金体系があります。
自社のリソースコスト（人件費・残業代）と比較し、どちらが最適か判断しましょう。
- 従量課金型（1件ごと）：採用人数が変動する場合や、スポットでの依頼に強い。
- 月額固定型：継続的に採用が発生する企業や、煩雑な事務作業も含めて安定して任せたい場合に適している。
- 工数ベース型（時間単価）：作業内容やボリュームが変動する場合に採用される。
導入費用が本当に見合うかを検討するためには、代行費用だけではなく「担当者の人件費・残業代」や「手続きミス、機会損失に関わるコスト」など「隠れたコスト」を含めて比較するべきです 。
4.既存システムとの連携可否
入社手続きの代行サービスを導入する際、現在利用している人事労務管理システム（例：SmartHR、freee人事労務）や勤怠管理システム、給与計算システムとの連携がスムーズにできるかどうかは、極めて重要なチェックポイントです。
データ連携ができない場合、外部の代行業者から受け取った情報を、人事担当者が手動でシステムに再入力する作業が必ず発生します。
これは「二重入力」というムダな作業であり、代行サービスを導入したメリットが半減してしまいます。
入社手続きを外部委託する際の注意点・デメリット
代行サービス導入の失敗を防ぎ、その効果を最大化するために、起こりうるデメリットと具体的な対策を事前に確認しておきましょう。
自社ノウハウが蓄積されにくい
手続きをすべて外部に任せると、自社内で手続きの流れや法的な知識が属人化（外部依存）してしまうリスクがあります。
特に法改正があった際などに、自社内で対応できず、代行業者に依存し続ける状態に陥りかねません。
【対策】代行業者に依存しすぎず、定期的な業務報告やマニュアルの共有を求めたり 、自社担当者も一部の業務に関与する仕組みを作ることが重要です。
情報共有や連携の手間がかかる可能性
代行業者に正確な情報を伝えるために、コミュニケーションコスト（情報共有フローの構築や連絡窓口の統一）がかかります 。
特に採用人数が多い場合、情報伝達のミスが手続き遅延につながるリスクがあります。
【対策】情報伝達のツール（チャット・チケット管理など）を業者側が提供しているか、あるいは既存のチャットツールとの連携が可能かを必ず確認してください。
これにより、スムーズな連携と情報伝達ミスの防止が期待できます。
まとめ：コア業務に集中できる組織づくりへ
入社手続き代行サービスを活用することで、
- 手続きの正確性向上
- 工数の大幅削減
- オンボーディング品質の向上
が同時に実現できます。
特にCASTER BIZ assistantのように入社手続きだけでなく、企業のノンコア業務を包括的に代行できるサービスを活用することで、人事はより本質的な仕事である「採用・育成・戦略人事」に集中できるようになります。
まずは自社の課題を棚卸しし、どこまで外部に任せるべきかを整理することから始めましょう。
