オンライン秘書は個人事業主でも契約できる？依頼するメリット・デメリット
電話対応やスケジュール調整などの細かな業務のせいで、本来やりたい仕事が後回しになってしまう、という現場をよく目にします。
コア業務が忙しく、ノンコア業務に手が回らない個人事業主の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、個人事業主向けにオンライン秘書の詳細を解説します。
依頼できる業務内容やメリット・デメリットも紹介しますので、最後までご覧ください。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、Webでのやり取りを通じて、クライアントのバックオフィス業務を代行するサービスのことです。
以下のようなお悩みをお持ちの事業主様はいらっしゃいませんか。
- 電話対応やメールの返信に時間がかかる
- 経理が苦手
- 秘書を雇いたいがあまりコストをかけたくない
これらの悩みはオンライン秘書に外注することで解決します。
個人事業主でもオンライン秘書を利用できるのか
個人事業主でもオンライン秘書を利用できます。
リーズナブルなプランもありますので、費用対効果を考慮したうえで検討するのがよいでしょう。
オンライン秘書に依頼できる業務内容
オンライン秘書に依頼できる業務内容は多岐に渡ります。
【依頼できる業務内容】
- 一般事務
- 秘書・総務
- 経理
- 人事
- 営業事務
- マーケティング
それぞれ詳しく見ていきましょう。
一般事務
一般事務とは、日常的に行われる事務作業全般を指し、
基本的なサポート業務として重要な役割を果たします。
- データ入力（各種データをシステムへ入力する）
- 電話・来客対応（電話の取り次ぎや来客の受付）
- メール対応（メールの送受信と整理）
関連記事：事務代行サービスでコストを削減｜概要や業務内容・メリット・デメリットも解説
秘書・総務
日常業務を円滑に進めるために、秘書や総務が業務の調整を行います。
- スケジュール管理（予定調整やミーティングの設定）
- 資料作成（会議やプレゼンテーション用の資料作成）
- イベントの企画運営（イベントや会議の企画と運営）
経理
経理業務では、お金の流れを記録・管理・分析します。
事業全体のお金の流れを扱うため、経理の専門的な知識が必要です。
- 請求書処理（請求書の発行と管理）
- 経費精算（経費の処理とチェック）
- 支払い処理（支払予定の確認と実行）
関連記事：個人事業主の方が経理代行を利用するメリットと注意点を解説
人事
人事業務では、人材に関するさまざまな活動や管理を行います。
オンライン秘書には、応募者からの問い合わせ対応といった採用業務も依頼可能です。
- 採用活動（求人情報の作成、面接のスケジュール調整）
- 人事記録管理（データベースの管理）
- 給与計算（給与の計算）
営業事務
営業活動を円滑に進めるためには、さまざまな事務作業が発生します。
営業資料や契約書の制作なども、オンライン秘書に外注できます。
- 見積書・契約書作成（営業活動に関わる書類の作成）
- 売上管理（売上データの集計とレポート作成）
- 資料作成（プレゼン資料の作成と推敲）
マーケティング
マーケティングとは、商品やサービスを顧客に届け、その価値を伝えるための活動のことです。
事業の利益に直結する重要な業務です。
- 市場調査（市場や競合のリサーチ）
- データ分析（マーケティングデータの収集と分析）
- 広告・プロモーション（広告キャンペーンの計画と実施）
個人事業主がオンライン秘書を雇うメリット
オンライン秘書を雇うメリットは、次の3点です。
メリット①コア業務に集中できる
バックオフィス業務をオンライン秘書に任せることで、本来の仕事に集中する時間が増え、生産性の向上が見込めます。
簡単な電話対応やメール返信といった優先順位の低い業務は、積極的に外注しましょう。
これにより、仕事全体の効率も良くなります。
また、オンライン秘書はWeb上でやり取りが完結するため、事業主側は業務上の手間を最小限に抑えられるのも魅力です。
メリット②人材を育成する手間がかからない
オンライン秘書サービスを利用すれば、人材育成を行う必要がなく、時間とコストを大幅に削減できます。
自社で育てた社員が退職してしまうと、また一から採用と教育が必要になります。
しかし、オンライン秘書は通常チームで働いているので、担当者が変わっても、業務がストップすることはありません。
メリット③業務改善につながる
質の高い事務処理や顧客対応により、業務の改善につながります。
オンライン秘書の中には、特定の分野に特化した専門知識やスキルを持つ人がいます。
たとえば、マーケティング、経理、人事など、あなたのビジネスに必要な専門知識を持つスタッフを雇うことで、より質の高い仕事が行えます。
個人事業主がオンライン秘書を雇うデメリット
個人事業主がオンライン秘書を雇うことは、メリットも多いですが、デメリットもあります。
注意点を参考にすると、依頼がよりスムーズになります。
主なデメリットは2つ挙げられます。
デメリット①費用がかかる
オンライン秘書サービスを導入するためには、コストがかかります。
利用時間に応じた料金体系が多いですが、契約期間は毎月固定費が発生するため、仕事量が少ない月は費用対効果が低く感じてしまうでしょう。
また、オンライン秘書を選ぶ際には、スキルや経験にばらつきがあることを念頭に置く必要があります。
秘書の能力によっては、依頼内容を適切に理解してもらえずに、逆に自分の仕事が増えてしまうこともあります。
トラブルを防ぐために、事前に実績やスキルを確認しましょう。
デメリット②コミュニケーションの齟齬が生じる場合がある
オンラインでのやり取りが中心となるため、対面と比べてコミュニケーションが難しい場合があります。
ニュアンスが伝わりにくく、認識に齟齬が生じる場合もあるでしょう。
オンライン秘書を利用する際には、作業中に成果物を確認したり、定期的にミーティングを開いたりする工夫が必要です。
個人事業主がオンライン秘書を選ぶ際のポイント
ここまで、オンライン秘書を導入するメリットなどを紹介しましたが、実際にどのサービスを選んだらよいのか、お悩みの事業主様もいらっしゃるかと思います。
ここからは、個人事業主がオンライン秘書を選ぶ際のポイントを解説します。
- ポイント①依頼したい業務を明確にしておく
- ポイント②個人事業主が利用しやすいプランがあるかを確認する
- ポイント③セキュリティ対策を確認する
オンライン秘書を導入する際の参考にご覧ください。
ポイント①依頼したい業務を明確にしておく
オンライン秘書を導入する前に、どのような業務を依頼したいのかを明確にしておくことが重要です。
オンライン秘書サービスは、通常、実働時間に応じていくつかのプランを提供しています。
依頼する業務の頻度や量を把握しておくことで、適切なプラン選択に役立つでしょう。
ポイント②個人事業主が利用しやすいプランがあるかを確認する
個人で気軽に利用できるプランがあるかどうかも、大切なポイントです。
オンライン秘書サービスでは、ひと月から利用できるものもあれば、3ヶ月から6ヶ月の最低契約期間が設定されているケースもあります。
初めてオンラインアシスタントを使う場合は、短期間で低コストから始められるプランを選ぶのが良いでしょう。
ポイント③セキュリティ対策を確認する
オンライン秘書サービスを利用する上で、顧客情報や機密情報を提供することもあります。セキュリティの管理が甘いと、情報が漏れてしまい、信頼を失いかねません。
導入予定のオンライン秘書サービスが、どのようなセキュリティ対策を行っているのか、プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているか確認しておきましょう。
オンライン秘書の費用相場
オンラインアシスタントの費用体系は、時間制が一般的です。
1ヶ月あたり30時間実働の場合、費用相場は月額12〜13万円ほどです。
個人事業主向けのオンライン秘書サービス
最後に、おすすめのオンライン秘書サービスを6社紹介します。
個人事業主の方向けのサービスを厳選しました。
CASTER BIZ assistant
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、優れたチームメンバーに、事務・秘書などのバックオフィス業務を依頼できます。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。
経理や事務、採用事業にも対応可能で、幅広い業務領域をカバーしています。
プランは3つで、わかりやすい料金体系です。
- 6ヶ月プラン：月額132,000円
- 12ヶ月プラン：月額120,000円
- カスタムプラン
要望に沿った内容を作成してくれる、カスタムプランもありますので、個人事業主の方もお気軽にお問い合わせください。
また、セキュリティ面も強化しており、不正アクセスや情報漏洩のリスクを考慮し、安全対策を講じています。
My Assistant
My Assistantは、データ入力や誤字脱字チェック、請求書作成を依頼できるサービスです。
経験豊富なアシスタントに、事務業務全般のみならず、簡易的な画像・動画編集まで外注可能です。
料金プランは非常にシンプルで、月額25,000円で10時間の作業を依頼できます。
月20時間プランは、月額40,000円と、個人事業主も導入しやすい価格帯です。
スピード感重視の方や、初めてオンライン秘書を利用する方にも最適です。
ホームページに個人情報の取扱や安全管理措置について明確に記載されているので、セキュリティ面も安心できます。
HELP YOU
HELP YOUは、パソコン業務に特化しているオンラインアシスタントサービスです。
RPAやAIを用いて、業務の一部を自動化しており、スピーディーかつ正確な仕事ぶりが特徴です。
チームプランまたは1名専属プランから選択できます。
チームプランは、30時間100,000円、45時間150,000円で利用できます。
一方、1名専属プランは、45時間150,000円、60時間200,000円で利用可能です。
それぞれ契約期間は6ヶ月となっていますので、中・長期的にオンライン秘書を利用したい個人事業主におすすめです。
HELP YOUでは、作業を行うアシスタントと秘密保持契約を結んでおり、安全面にも考慮しています。
i-STAFF
i-STAFFは、上場企業から個人事業まで幅広い業務をサポートしています。
メール返信代行やスケジュール調整といった秘書業務から、経理、人事まで、さまざまな分野で事業を支えてくれます。
料金プランは以下の通りです。
- ライトプラン：月額114,000円
- ベーシックプラン：月額93,000円
- プレミアムプラン：月額81,000円
- カスタマイズプラン
この他に、土日対応プランや深夜対応プランも用意しています。
お試しプランもあるので、無料で体験してから導入を検討したい方は、ぜひお問い合わせください。
また契約時には、i-STAFFと個人事業主間で秘密情報保持契約（NDA）の締結を行っており、情報管理も徹底しています。
フジ子さん
フジ子さんは、ハイレベルな人材が、遠隔で業務を支援してくれるオンライン秘書サービスです。
業務量に応じて柔軟にプラン変更が可能で、個人事業主の方も利用しやすいでしょう。
情報管理にも力を入れており、最新のセキュリティソフトを導入しています。
フジ子さんの基本プランは3つです。
- プラン20：月額57,000円
- プラン30：月額84,000円
- プラン50：月額120,000円
このようにコストパフォーマンスに優れていますが、解約の申し出がない場合同じ条件で自動的に契約が更新されますので、注意が必要です。
利用を終了したい場合は、1ヶ月前までに連絡しましょう。
また、無料トライアルもできますので、気になる方はぜひお試しください。
ビズアシ（クラウドワークスエージェント）
ビズアシ（クラウドワークスエージェント）は、600万人から最適な人材を提案してくれるオンラインアシスタントサービスです。
営業事務からバックオフィス業務、コンテンツ制作まで、ニーズに合わせて対応してくれます。
最短4日でアシスタントが見つかるのも、魅力です。
ビズアシ（クラウドワークスエージェント）のサイトは、個人情報の安全管理措置のため、SSL・TLSによる暗号化措置を講じています。
利用料金は、公式ホームページより資料をダウンロードできますので、専用フォームから確認してください。
まとめ
個人事業主がオンライン秘書サービスを活用することで、バックオフィス業務の効率化が可能になり、コア業務により専念できます。
専門的なサポートが受けられる一方で、予算管理やコミュニケーションには工夫が必要です。
オンライン秘書サービスによって業務範囲や料金体系が異なりますので、事前に確認することをおすすめします。
最適なオンラインスタントサービスを選び、ビジネスの生産性向上に役立てましょう。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを通して、事業主様を24時間365日体制でサポートいたします。
オンライン秘書の導入を検討中の個人事業主の方は、お気軽に弊社へお問い合わせくださ
