オンライン秘書サービス選び方

電話対応やスケジュール管理といった事務的な秘書業務にリソースを取られ、コア業務に集中できていない企業も多いのではないでしょうか？

 

そうした悩みを抱える企業には、オンライン秘書サービスを活用して秘書業務をアウトソーシングすることをおすすめします。サービスを利用することで、本来取り組むべき業務にフォーカスすることができるだけでなく、秘書業務を担当する従業員の採用や育成といったコスト削減にもつながります。

 

しかし、秘書業務を代行してくれるオンライン秘書サービスは数が多く、どのサービスを選ぶべきか迷うかもしれません。そこでこの記事では、さまざまなオンライン秘書サービスの特徴や料金を比較しながら、おすすめのサービスを紹介していきます。

 

サービスを利用して秘書業務を外注し、本来取り組むべき業務に集中することで、企業の業績アップにもつながるはずです。オンライン秘書サービスの利用を検討している企業は、ぜひ参考にしてください。

オンライン秘書を網羅的に知りたい方はリンク先の記事をご覧ください。

 

オンライン秘書サービスの選び方

対応可能な業務範囲や料金体系など、オンライン秘書サービスにもさまざまな種類があります。ここでは、オンライン秘書サービスの選び方のポイントを、以下の3つの軸に沿ってご紹介します。

• 実績で選ぶ
• 料金で選ぶ
• 対応可能な業務の範囲で選ぶ

それぞれ見ていきましょう。

実績で選ぶ

オンライン秘書サービスを実績で選びたい企業も多いでしょう。その場合は、サービスの導入実績や成功事例、契約継続率などを確認することが重要です。実績豊富なサービスは当然ながら信頼性が高く、スムーズに業務を進めることができる、高いスキルを持ったサービスといえます。

 

ただし、導入実績の多さだけを確認するのではなく、サービス利用者の口コミや評判を調べることをおすすめします。特に、こうしたサービスを利用する場合は情報漏洩リスクを考える必要がありますので、過去にそうしたトラブルを起こしたことがないかも含めて、しっかりと実績を確認しましょう。

料金で選ぶ

オンライン秘書サービスを選ぶにあたって、利用料金も重要なポイントです。限られた予算内でしっかりしたサービスを提供できるところを見つけることが重要になります。

 

予算内で高品質なサービスを利用すれば、自社で秘書を採用して教育する場合に比べて、人件費を大幅に削減することができます。

 

もちろん、低価格なサービスが必ずしも最適な選択とは限りません。自社が外注したい業務に対応しているかなど、サービス内容と料金のバランスを見て慎重に検討しましょう。

 

 

対応可能な業務の範囲で選ぶ

サービスを選ぶ際は、提供される業務の範囲をしっかりと確認することも欠かせません。サービスによって対応可能な業務は異なり、経理、総務、人事、労務、営業事務など幅広い業務をカバーしているサービスもあれば、電話応対のみなど、一定の業務に特化したサービスもあります。

 

依頼したい業務に対する専門性や実績をチェックし、自社のニーズに最も合ったサービスを選択することが大切です。秘書業務をうまく外注することで、企業の業績に直結するコア業務に専念することができるはずです。

 

なお、オンライン秘書サービスは、その名の通りオンラインを通じたサービス提供は可能ですが、オフライン業務を依頼することはできません。また、契約内容にもよりますが、24時間365日対応のサービスでない場合、緊急時の対応はあまり期待できないでしょう。

 

関連記事：オンライン秘書は個人事業主でも契約できる？依頼するメリット・デメリット

個人か企業か

オンライン秘書は大きく「個人（フリーランス）」と「企業（サービス提供会社）」に分かれます。

どちらが正解というより、任せたい業務の性質（スピード・継続性・リスク）で向き不向きが変わります。

個人のオンライン秘書

メリットは、相性が合えばコミュニケーションが速く、柔軟に動いてもらえる点です。一方で、品質の再現性や引き継ぎ面は要注意です。急な稼働停止（病気・家庭都合など）で業務が止まるリスクがあるため、重要業務を任せる場合は、手順書・テンプレ・権限管理を先に整えておくと安心です。

オンライン秘書（オンラインアシスタント）サービスを提供する企業

企業型は、複数名体制や運用支援がある分、欠員リスクに強く、業務を仕組み化しやすいのが特徴です。反面、立ち上がりに「業務の棚卸し」「依頼ルールづくり」が必要になることもあります。ただし、この初期設計ができるほど、後から“準定型”まで広げやすくなり、効果が継続します。

オンライン秘書サービスの比較表

こちらは、オンライン秘書サービスの比較表です。対応可能な業務や料金プランを比較軸としてまとめました。

	対応可能な業務例	料金プラン	トライアル期間の有無
CASTER BIZ assistant	・メール対応など秘書業務 ・リサーチなど事務業務	6ヶ月プラン：税込145,200円 12ヶ月プラン：税込132,000円	–
HELP YOU	・書状データ作成など秘書業務 ・会議室手配など総務業務	▼チームプラン： 税抜100,000円（月30時間）／税抜150,000円（月45時間） ▼1名専属プラン： 税抜150,000円（月45時間）／税抜200,000円（月60時間）	–
クラウドワークス エージェント	・メール対応など営業事務 ・FAQ作成などカスタマーサポート業務	税抜120,000円（月60時間） ※業務内容や契約時間により異なる	–
My Assistant	・業者選定などリサーチ業務 ・電話アンケートなど架電業務	月10時間プラン：税込27,500円 月20時間プラン：税込44,000円	–
フジ子さん	・出張手配など秘書業務 ・求人広告の出稿・管理など人事業務	月20時間プラン：税込62,700円 月30時間プラン：税込92,400円 月50時間プラン：税込132,000円	◯
セントラル・アイ	・電話応対による秘書代行業務 ・コールセンター代行業務	契約内容により異なる	–
fondesk	電話の一次取次業務	基本料金：税抜10,000円 従量料金：50件目まで0円／51件目以降は1件あたり税抜200円	◯

【豊富な実績】おすすめのオンライン秘書サービス

ここからは、おすすめのオンライン秘書サービスを紹介していきます。

 

まずは、豊富な実績を持った信頼性の高いサービスを3つ紹介します。導入企業数が多いサービスや契約継続率が高いサービスなど、いずれも安心して秘書業務を依頼できます。

CASTER BIZ assistant

【CASTER BIZ assistantは、このような企業におすすめ】

• 導入企業数が多く、実績豊富なサービスを選びたい
• コア業務に専念できる体制を整えたい
• 契約時間を柔軟にカスタマイズしたい

オンライン秘書(オンラインアシスタント)のCASTER BIZ assistant は、秘書・事務にとどまらず、人事・経理などのバックオフィスや制作サポートまで、幅広い業務を継続的に運用できる形に整えることを重視した支援が特長です。

作業を代行するだけではなく、依頼が増えても混乱しないように、依頼窓口の一本化、優先順位のルール化、完了条件の明確化、確認ポイントの統一を行ない、業務が安定して回る状態をつくります。

また、オンライン秘書の利用でつまずきやすいのが、依頼内容が曖昧なまま進み、確認や修正の往復が増えてしまうケースです。

こうした手戻りを減らすには、次のような設計を先に整えておくことが有効です。

• 依頼窓口を一本化する（窓口とタスク管理の置き場を固定する）
• 完了条件をテンプレ化する（いつ・何を・どの状態になれば完了かを明確にする）
• 例外時の判断ルールを決めておく（迷ったときの戻し先と判断者を明確にする）

このように運用の前提を揃えておくと、定型業務に留まらず準定型業務まで任せられる範囲が広がり、導入効果を継続的に得やすくなります。

料金・最低利用時間は、月10時間から利用可能です。

立ち上げ期に業務整理や運用設計（依頼の型づくり・ルール整備）まで含めて進める場合は、30時間前後を目安に設計したほうが安定しやすいケースもあります（任せたい業務量や締め日の有無などによって最適な時間は変わります）。

まずは小さく始め、運用が回る状態をつくったうえで任せる範囲を段階的に広げていく進め方が、導入の失敗を避けやすい方法です。

【HELP YOUは、このような企業におすすめ】

• 継続利用率の高いサービスを探している
• ITツールを活用した業務を検討している
• 業務の自動化や効率化を進めたい

HELP YOUでは、秘書・総務業務や人事、経理などのバックオフィス業務を中心に、広報業務やECサイト運営など、オンラインで完結できる業務に対応しています。累計クライアントは700以上で、平均継続利用率は98％を誇ります。

 

特徴的なのは、RPAやAIなどのITツールの活用に積極的なところです。業務自動化や効率化を進めたい企業には特におすすめです。

 

厳しい試験と研修をクリアした人材が500人以上揃っているため、企業の求める人材像に合わせた優秀なアシスタントを手配可能です。

基本情報
対応可能な業務例	・書状データ作成など秘書業務 ・会議室手配など総務業務
料金プラン	▼チームプラン： 税抜100,000円（月30時間）／税抜150,000円（月45時間） ▼1名専属プラン： 税抜150,000円（月45時間）／税抜200,000円（月60時間）
トライアル期間の有無	–

【低価格】おすすめのオンライン秘書サービス

秘書業務を外注するにあたって、サービスの利用料金は重要なポイントです。ここでは、多種多様な秘書業務を安価な料金で依頼できるサービスを2つ紹介します。

【電話対応に特化】おすすめのオンライン秘書サービス

外注したい秘書業務は企業によってさまざまですが、社内の一部の業務のみを依頼したい企業も多いでしょう。ここでは、電話応対に強みを持つサービスを2つ紹介します。

まとめ

この記事では、秘書業務の代行サービスの選び方や、おすすめのサービスについて詳しく解説しました。

オンライン秘書は、単に人手不足を補う手段ではなく、業務を整理して成果に直結する仕事へ時間を再配分するための選択肢です。

導入の差が出るのは、サービスの比較そのものよりも、任せたい業務を継続的に回る運用に落とし込めるかどうか。

まずは定型・反復業務から着手し、完了条件をテンプレ化したうえで週次で改善を重ねると、準定型へ無理なく広げられ、効果を実感しやすくなります。

まずはサービス資料で「対応業務」「進め方」「体制」を把握し、任せたい業務の候補を社内で整理してみてください。

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