定常業務とは？業務の種類やメリット・デメリットを解説
定常業務は、多くの企業で日々繰り返されるルーティンワークとして、ビジネスの基盤を支える重要な役割を担っています。
本記事では、定常業務について詳細に解説します。
業務の種類やメリット・デメリットも紹介しますので、最後までご覧ください。
定常業務とは
定常業務とは、日常的に行われる仕事のことで、ルーティンワークとも呼ばれます。
- 定常業務の種類
- 定常業務のメリット
- 定常業務のデメリット
- 定常業務と定型業務の違い
- 定常業務と通常業務の違い
それぞれ詳しく見ていきましょう。
定常業務の種類
部門別の定常業務を紹介します。
- 総務：備品管理、オフィスの環境整備、文書管理、契約書の管理
- 人事：給与計算、社会保険手続き、人事データの管理、労働時間管理
- 経理：売上・仕入計上、請求書処理、給与計算、月次・年次決算、財務諸表作成
- 営業：顧客管理（CRM）、報告書の作成、市場調査、マーケティングキャンペーンの実施と分析
- 情報システム：システムの監視と保守、ユーザーサポート、セキュリティ管理、バックアップの実施
どの部門でも、事務作業が多くを占めています。
したがって、特定の担当者に多くの事務作業の負担がかかっている場合、定常業務が占める割合が大きくなっている可能性があると言えます。
定常業務のメリット
定常業務は作業プロセスに変化がないため、ミスも少なく効率的に進められます。
また、仕事の手順が決まっているので、一度覚えれば誰にでも実行できるようになります。担当者による品質のばらつきが出にくいことも、メリットのひとつです。
定常業務のデメリット
定常業務には、デメリットもあります。
同じ作業の繰り返しになると、モチベーションが低下しやすく、ルーティンワークだけでは新しい知識やスキルの習得が難しくなります。
定常業務と定型業務の違い
定常業務と定型業務は、どちらも日常的に行われる業務を指しますが、実施するタイミングに違いがあります。
定常業務は、発生するタイミングがあらかじめ決まっている業務のことです。
たとえば、毎日行う業務や月末に定期的に発生する業務が含まれます。
【定常業務の例】
- 毎週月曜日の顧客対応
- 毎月の受発注処理
- 月末の在庫管理
一方で、定型業務は、あらかじめ決められた手順に従うルーティンワークです。
発生タイミングに規定はなく、特定のスケジュールに従っていない業務です。
【定型業務の例】
- データ入力
- 書類整理
- 電話応対
定型業務には、判断が求められることもあります。
たとえば、毎日同じ数量を発注するのは定常業務ですが、在庫に応じて数量を調整するのは定型業務です。
定常業務と通常業務の違い
定常業務は反復的で安定した業務を指し、通常業務は日々の業務活動全般を指します。
通常業務には定常業務も含まれますが、それ以外の変動的な業務も含まれます。
定常業務を効率化する方法
ここからは、定常業務を効率化する方法を解説します。
アシスタントサービスに依頼する
アシスタントサービスは、事務的なタスクや定型業務の処理を効率よく行うために活用されます。
人材不足や業務負担増加に悩む企業様に最適です。
多岐にわたる業務を依頼可能です。
アシスタントサービスに依頼できる業務の一例
- 事務作業：データ入力、資料作成、議事録作成、請求書処理、経費精算、スケジュール管理、メール対応、電話対応など
- 人事：採用関連業務、給与計算、社会保険手続きなど
- 経理：会計ソフト入力、請求書発行、支払業務など
アシスタントサービスを活用することで、社員がコア業務により集中でき、結果として組織全体の生産性向上につながります。
定常業務を依頼するならCASTER BIZ assistant
数あるアシスタントサービスの中でも、定常業務の効率化に強みを持つサービスとして、CASTER BIZ assistantが挙げられます。
株式会社キャスターが運営するCASTER BIZ assistantは、全国の優秀な人材が、チーム体制で業務をサポートしてくれるサービスです。
CASTER BIZ assistantは、2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。
採用倍率「1/100」の厳しい面接を通過した、厳選されたスタッフが揃っています。
ルーティン業務から専門領域まで、幅広い業務に対応可能なアシスタントサービスですので、ビジネスの即戦力になってくれるでしょう。
【CASTER BIZ assistantに依頼可能な業務の一部】
- 秘書：アポイント調整、メール対応、予約手配、資料作成、リサーチ
- 事務：アポイント調整、見積書・請求書作成、データ入力・整理、営業資料作成、リサーチ
- 翻訳：外国語メール対応、外国語文書翻訳、リサーチ
料金体系もわかりやすく、ニーズに応じて時間追加・カスタマイズが可能です。
- 6ヶ月プラン：月額132,000円
- 12ヶ月プラン：月額120,000円
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機械やソフトウェアによって業務を自動化する
機械やソフトウェアによる業務の自動化は、請求書作成や在庫管理、給与計算などの業務効率化に役立ちます。
クラウドやAI技術により導入が簡単で、手間とミスを減らし、業務の効率化が実現します。
業務内容を見直す
業務プロセスの見直しは、定常業務の効率化に欠かせません。
業務内容を明確にし、効率性と有効性を評価します。
まずは業務の順番やタスクの分担が適切か、現在の状況を把握することから始めます。
業務の価値や影響力を踏まえて、どの仕事が重要か再評価しましょう。
まとめ
定常業務は、日常的に繰り返される業務です。
ミスが少なく効率的に進められる一方、モチベーションの低下やスキル習得が困難であるといった課題も存在します。
定常業務は、アシスタントサービスや自動化技術の導入、業務プロセスの見直しによって効率化が可能です。
これにより、社員はより重要なコア業務に集中でき、企業全体の生産性向上につながります。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを通して、企業様を24時間365日体制でサポートいたします。
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