給与計算を外注する際の費用相場は？外注先の選び方も紹介
近年、専門的な知識が必要なうえ煩雑な作業を伴う給与計算を、外部に任せる企業が増えてきています。
その際、どの程度の費用が発生するのかは気になるところですよね。
自社の予算内で活用できれば、高い費用対効果が望めます。
そこで本記事では、給与計算を委託する際の費用相場を、外注先の選び方とともにお伝えします。
給与計算にかかる時間と手間を省いて、コア業務に専念したい企業のご担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。
給与計算を委託できる“給与計算アウトソーシング”とは？
企業が、社員の給与計算や年末調整といった事務作業を外注できるサービスを、“給与計算アウトソーシング”といいます。
ひと口に給与計算といっても、雇用形態や職種によって計算方法が異なる場合があり、従業員数が多くなればなるほど複雑化していきます。
さらに、基本給や残業代、社会保険料などを計算する必要があるため、担当者はこの膨大な事務作業に多くの時間と労力を費やすことになるわけです。
もちろん、支給する給与の額は適正でなければなりません。
少しでも金額に誤差があればトラブルの原因になりかねないため、そのプレッシャーから、担当者は大きなストレスにさらされます。
こんなときこそ、正確さが求められる給与計算を外注して、専門的な知識を有するアシスタントに自社の業務をサポートしてもらう給与計算アウトソーシングの出番です。
煩雑な作業を外注することで、給与計算に携わる担当者の負担が軽減されるだけではなく、業務の効率化にもつながるはずです。
給与計算を外注する企業が増えた背景
我が国において、給与計算の外注が普及した背景をお伝えするには、1990年代まで遡る必要があります。
それ以前は「従業員に支給する給与の計算は、自社で行うのが当然」という考え方が当たり前で、多くの企業は給与計算の外注に前向きではありませんでした。
しかし、1990年代のバブル崩壊以降、あらゆる面で合理化・効率化を求められるようになり、給与計算の業務を社内で行う必要性も問われることになったのです。
これにより、給与計算アウトソーシングの存在が認知され始め、2000年以降からは、戦略的に採用する企業が増加したというわけです。
近年では、業務効率化やコスト削減の観点から、多くの企業が給与計算に関わる業務を外注しています。
給与計算アウトソーシングに依頼できる業務
ここからは、給与計算業務のうち外注できるものを紹介します。
【給与計算アウトソーシングに依頼できる業務】
- 給与計算
- 振込・納税
- 年末調整
- 住民税の更新
以下で、詳しく見ていきましょう。
給与計算
給与計算アウトソーシングでは、各社の従業員の勤怠データをもとに、正確な給与支給額を算出します。
アウトソーシング会社に所属するアシスタントは、人事労務の専門的な知識を有しているため、各社の給与体系にも柔軟に対応可能です。
また、賞与に関しても、各社の規定に基づいて不備なく算出してくれるので、従業員に支払う給与計算は丸ごと委託できるというわけです。
なお、別途費用が発生しますが、オプションとして給与明細の発行までサポートしてくれる場合があるので、あわせて依頼することでさらに業務を効率化できるかもしれません。
振込・納税
従業員の給与の振込から、住民税の計算や納税手続きまで、給与計算アウトソーシングが代行してくれます。
先述した給与計算に付随して依頼することで、給与計算に関する一連の業務をすべて委託できるため、自社の担当者の負担を大幅に削減できます。
ただし、納税手続きは税理士でなければ対応できません。
依頼するアウトソーシング会社に税理士が所属していない場合には、納税業務だけは代行できないため、給与計算をワンストップで外注したい際には事前の確認が必須です。
年末調整
給与計算のなかでも煩雑な年末調整の計算を依頼すれば、従業員宛ての案内書類の作成や、内容の確認も請け負ってくれるため、年度末の繁忙期も慌てる必要がありません。
たとえ通年で給与計算を外注していなくても、アウトソーシング会社によっては、ピンポイントで年末調整のみに対応しているところもあります。
また、年末調整で発生した所得税の過不足は、12月の給与から還付・徴収されるので、給与計算とあわせて依頼するとより合理的でしょう。
年末調整で欠かせない、源泉徴収票や支払報告書など、各種必要書類の作成と提出も代行してくれる会社もあるので、事前に確認してみてください。
住民税の更新
毎年5～6月に行われる住民税の更新も、給与計算アウトソーシングに任せられます。
住民税の更新に関しては、特別徴収額通知書や住民税決定通知書の電子化が、徐々に進んでいます。
とはいえ、いまだに紙媒体主体の地域も多く、住民税の更新作業は人手に依存しているのが実情です。
このような問題に対しても、給与計算アウトソーシングを活用することで光明を見いだせます。
住民税は毎年必ず更新されるため、これに関わる業務を委託するなどして事前に策を講じておけば、自社の業務を圧迫せずに済むはずです。
給与計算を外注する際の費用の相場
さて、ここまで給与計算アウトソーシングの概要と、依頼できる業務内容について触れてきましたが、実際に活用するにあたって気になるのは、やはり利用料でしょう。
一般的に、給与計算アウトソーシングでは、基本月額料金に、単価×従業員数に応じた月額利用料金が加算されます。
以下では、給与計算のみを依頼する場合と、ほかの業務も依頼する場合に分けて、給与計算アウトソーシングを利用する際の費用の相場をお伝えします。
給与計算のみ外注する場合
外注するのが給与計算のみの場合、従業員数が10～50人程度なら、1ヶ月で40,000～80,000円程度が相場です。
これには、基本月額料金と単価×従業員数に応じた料金が含まれます。
単価の額はアウトソーシング会社によって大きく異なるため、給与計算を外注する際には、事前に見積もりをとるようにしましょう。
とはいえ、給与計算のみなら、比較的安価に外注できます。
優秀なアシスタントが揃ったアウトソーシング会社を利用すれば、高い費用対効果を得られるはずです。
給与計算以外の業務も外注する場合
給与計算以外の業務も外注する場合、前項と同規模の企業であれば、基本月額料金と従業員数に応じた料金を含めて、費用の相場は100,000～200,000円程度になります。
年末調整や住民税の更新などの業務は、オプションとして扱われることが大半なので、先述した費用に別途上乗せして請求されます。
これらの業務は煩雑で、担当者の負担が重くなりがちです。
たとえ費用がかかっても、このような業務は毎月発生するわけではないので、必要な時期だけ外注して合理的に業務を進めるのも一つの手です。
従業員数が多い場合の費用相場
従業員数が100人以上の場合、給与計算アウトソーシングにかかる費用の相場は、基本月額料金と単価×従業員数を合算して、およそ100,000～数十万円です。
給与計算を外注する際の費用は、従業員数によって左右されるゆえ、雇用者が多ければ多いほど高くなるわけです。
さらに、時期的な業務も委託するなら、追加で費用が発生することも念頭に置く必要があります。
また、多くの従業員を抱えた会社は、そのぶん給与計算に要する時間や手間も増えることになり、担当する社員の負担は大きなものとなります。
従業員が多い大企業こそ、多少でも給与計算アウトソーシングの費用を予算化して、給与計算業務に関わる課題を解消する意義があるのです。
給与計算アウトソーシングが向いている企業
給与計算アウトソーシングの概要や、費用の相場についてはご理解いただけたでしょうか。
それでもまだ、「自社でも取り入れるべきなのか？」と迷われているご担当者様もいらっしゃるかもしれません。
ここからは、給与計算アウトソーシングの活用が向いている企業の特徴をお伝えします。
【給与計算アウトソーシングが向いている企業】
- 一人の社員が長く担当している企業
- 正確な給与計算を行いたい企業
- スタートアップ企業
以下で、それぞれ詳しく解説していきます。
一人の社員が長く担当している企業
給与計算に関する業務を、一人の社員が長く担当している企業には、給与計算アウトソーシングの利用をおすすめします。
業界や職種を問わずいえることですが、給与計算においても、業務が属人化すると客観的な作業の評価ができなくなる傾向にあり、業務効率が悪化する可能性があります。
また、セキュリティ面でのリスクが高まるのも、懸念される理由の一つです。
さらに、業務の属人化による弊害として、担当者が急病や家庭の事情などで出勤できない場合の、後任者への引き継ぎが難しい点が挙げられます。
業務をうまく引き継げないと、給与計算業務が滞ってしまうおそれがあり、多くの従業員に影響が及ぶこともあり得ます。
こうした事態を避けるためにも、給与計算アウトソーシングの活用が有効な手立てなのです。
正確な給与計算を行いたい企業
給与計算の正確性を求めるなら、業務を外注して、専門知識を有したアシスタントに任せてみるのも一案です。
一般的に、従業員が10人以下の企業では、ほかの役職の社員が給与計算にも携わっていることがよくあります。
しかし、労務や税務に関わる計算ミスのリスクを考慮すると、ほかの業務を抱えた社員に、大切な従業員の給与計算を任せるのは得策ではありません。
そうしたとき、給与計算を外注すれば、業務過多による計算ミスも防げます。
給与計算アウトソーシング会社には、豊富な知識と経験を兼ね備えた優秀なアシスタントが多数在籍しているため、労務や税務関係の業務にも適切な対応が可能です。
少数精鋭で運営している企業は、正確な給与の算出を目指して、給与計算を外注することを選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。
スタートアップ企業
革新的なアイデアやイノベーションを通じて、短期間での事業成長を狙うスタートアップ企業でも、給与計算アウトソーシングが真価を発揮します。
企画力や提案力が求められるスタートアップ企業では、これらを重視するあまり、人事や労務などの専門性が高い社員の確保が追い付かないケースが見受けられます。
給与計算業務は煩雑で専門知識を伴いますから、「これから躍進していこう！」と奮起する企業内で、コア業務の傍ら給与計算にも携わるのは困難でしょう。
そのため、スタートアップ企業こそ、給与計算を外注する必要性が高いといえます。
新しいビジネスを創造するのは容易なことではありませんから、給与に関する煩雑な業務は、丸ごと委託するのが良策です。
給与計算の外注先を選ぶ際のポイント
より自社の業務を効率化できる外注先をお探しであれば、4つのポイントを押さえて選定しましょう。
【給与計算の外注先を選ぶ際のポイント】
- ポイント①スピード感と柔軟性
- ポイント②目的に即した業務範囲
- ポイント③過去の実績 の比較
- ポイント④セキュリティ対策
詳しい内容は、以下で紹介していきます。
ポイント①スピード感と柔軟性
自社の給与計算に関わる業務を効率化するためには、スピード感と柔軟性を併せもったアウトソーシング会社を選ぶことが大切です。
給与の振込や納税の手続きなどは、期日を必ず遵守しなければならないので、適切な作業スケジュールの計画と、迅速な対応が求められます。
また、定型業務ともいわれる給与計算ですが、業界や職種ごとに業務フローが異なることも珍しくありません。
そのため、自社の業務フローにも柔軟に対応できる、経験豊富なアウトソーシング会社を選べば、給与計算業務のスムーズな進行が期待できます。
ポイント②目的に即した業務範囲
アウトソーシング会社によって、対応可能な業務内容や料金は異なるため、選定の際には自社が委託したい業務が取り扱い分野に含まれていることを、忘れずに確認しましょう。
その際、自社で十分に賄える業務まで依頼すると、余分な費用が発生してしまい、費用対効果の低下につながります。
外注を依頼する前に、給与計算業務に関する自社の課題を明確にし、どの範囲までを委託するべきかを適切に判断する必要があります。
そうすれば、不要なコストを抑えられ、自社にとって合理的なサービスを受けられるはずです。
ポイント③過去の実績の比較
給与計算を外注する際、忘れてはならないのが、複数のアウトソーシング会社の実績を比較することです。
豊富な実績を有していれば、そのぶん信頼性も高いと推測できますし、ノウハウも蓄積されているため、自社の要望に的確に応えてくれるはずです。
一部のアウトソーシング会社では、ホームページに過去の実績を掲載している場合があるので、外注を検討する際には目を通しておくことをおすすめします。
自社と同じ業界や職種での実績があれば、安心して任せられるのではないでしょうか。
なお、導入実績だけではなく、運営年数やサポート体制もあわせて確認しておくのがポイントです。
ポイント④セキュリティ対策
自社の従業員の個人情報を扱う給与計算においては、情報漏洩のリスクを考慮すると、セキュリティ対策が万全なアウトソーシング会社を選ぶのがベターです。
セキュリティが不十分で個人情報が漏れてしまうようだと、アウトソーシング会社の不備であっても、自社の評価が著しく低下する事態に陥りかねません。
従業員からだけではなく、外部からの評価も下がると、今後の事業に影響する可能性すらあり得ます。
アウトソーシング会社のセキュリティの安全性を判断するには、“プライバシーマーク”を取得しているかどうかを基準としてください。
これは、日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）という外部の機関から発行されるもので、個人情報を適切に取り扱っていることの証です。
給与計算アウトソーシングを利用するメリット
ここからは、給与計算を外注する際のメリットを3つ紹介します。
【給与計算アウトソーシングを利用するメリット】
- メリット①コストの削減が叶う
- メリット②法改正への対応を任せられる
- メリット③コア業務に注力できる
以下、ご参照ください。
メリット①コストの削減が叶う
総合的にコストを削減できる点が、給与計算を外注する際のメリットといえます。
給与計算に必要なコストには、人件費とシステム関連費がありますが、外注することでどちらもグッと抑えることができます。
この場合の人件費とは、専門知識を有する社員の給与や、給与計算のスペシャリストを養成するための教育費のことです。
もし、新たに社員を雇ってリソースを確保するなら、さらにコストがかかります。
一方、システム関連費には、導入費用や通年の利用費、システムの更新費などが含まれます。
こうしたトータルのコストと、給与計算を外注したときの費用を比べると、後者のほうが安く済むはずです。
これはしかし、すべての企業に該当するとは言い切れないので、適切に判断するためには、自社の給与計算にかけている費用を一度、再検証してみる必要があります。
メリット②法改正への対応を任せられる
外注先のアシスタントは、給与計算のプロフェッショナルなので、法改正に対しても迅速に対応し、法令違反のリスクを回避できます。
労働関連の法規や税制などは、頻繁に更新されます。
専門家ではない社内の担当者が、これらの情報をいち早くキャッチして、適宜業務に落とし込むのは、並大抵のことではありません。
そんなとき、給与計算アウトソーシングを活用すれば、豊富な経験と専門知識を備えたアシスタントが正しく情報を収集し、給与計算業務に反映してくれます。
そうなれば、従業員に対して誤った給与を支給する心配もなくなり、自社のコンプライアンスの維持につながります。
給与計算アウトソーシングに給与計算業務を委託することで、いつ法令が改正されたとしてもスピーディーかつ柔軟に対応してもらえるのは、大きなメリットでしょう。
メリット③コア業務に注力できる
給与計算を外注することで、自社の担当者がコア業務に専念できるのもメリットの一つです。
いくら給与の計算が定型業務だといえども、勤怠データの集計や給与の計算には、多くの時間と手間がかかります。
担当者がほかの業務の傍ら給与計算業務を行っている場合、それによってコア業務の遂行に支障が出てしまうことも少なくありません。
こうなってしまっては、担当者への負担が重くなるばかりか、自社の事業の進捗にも影響が出る可能性もあります。
このような事態を解消できるのが、給与計算アウトソーシングなのです。
煩雑で労力がかかる給与計算業務を外注することで、自社の社員がコア業務に注力でき、自社のさらなる発展に貢献できるというわけです。
給与計算アウトソーシングのデメリット
給与計算を外注する際のメリットとあわせて、デメリットも把握しておきましょう。
【給与計算アウトソーシングのデメリット】
- デメリット①自社にノウハウが蓄積されない
- デメリット②情報漏洩のリスクがある
- デメリット③一部の業務負担は解消されない
以下で、給与計算アウトソーシングのデメリットを3つお伝えします。
デメリット①自社にノウハウが蓄積されない
給与計算に関わるノウハウが蓄積されない点は、業務を委託する際のデメリットといえます。
アウトソーシング会社に所属する有能なアシスタントは、給与計算における豊富なノウハウを有しています。
だからこそ安心して任せられるわけですが、その反面、自社の社員が給与計算業務から離れることで、自社にノウハウが蓄積されません。
とはいえ、外注先と適宜コミュニケーションをとって、フィードバックを受けられる体制を整えておけば、このような課題も解消できるはずです。
予算を投じて入手した、プロの手による給与計算のノウハウは、自社でいずれ内製化するときに必ず役立つのではないでしょうか。
デメリット②情報漏洩のリスクがある
自社の従業員の個人情報を扱う給与計算を委託する際、どうしても気になるのが情報漏洩のリスクです。
しかし、当然ではありますが、アウトソーシング会社の多くはセキュリティの安全面にも力を入れています。
先述したプライバシーマークの取得のほか、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証を受けているアウトソーシング会社も少なくありません。
給与計算を外注するに際しては、外部に従業員の個人情報を渡すということの重大さを理解したうえで、こういった認証を取得しているアウトソーシング会社を選べば安心です。
デメリット③一部の業務負担は解消されない
給与計算を外注しても、すべての監理業務を請け負ってくれるわけではないので、ある程度の業務負担は社内に残存することになります。
勤怠管理や従業員情報の更新などは社内業務として残る傾向にあり、企業によってはさほど負担軽減に貢献しない可能性があります。
というのも、これらの情報は外注先に提出しなければならず、コア業務と重なってしまうと、一時的に業務の負担が重くなることも考えられるのです。
このような事態に陥る原因としては、契約の段階で業務の進め方を明確に共有できていないことが挙げられます。
そのため、給与計算を外注する際には、綿密な業務フローを作成したうえで共有し、なおかつ自社の要望に応えてくれる柔軟性をもった業者を選べば心配ないでしょう。
給与計算を外注する際の費用は、従業員数と委託する業務内容によって異なる
今回は、給与計算を外注する際の費用相場を、外注先の選び方とともにお伝えしました。
一般的に、給与計算アウトソーシングでは、基本月額料金に、業者が設定した単価×従業員数に応じた月額利用料金が加算されます。
その際、年末調整や住民税の更新に関わる業務も委託すると、オプションとして扱われるため割高になります。
自社の予算を投じたとしても、トータルコストを抑えて、担当社員の負担軽減にもつながる給与計算アウトソーシングの活用を、検討してみてください。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、お客様の予算に応じたプランをご提案いたします。
大切な従業員の給与計算を、優秀なアシスタントに任せたいとお考えのご担当者様は、ぜひお問い合わせください。