オンラインで本当に仕事できる？アウトソーシングへの不安はオンライン秘書のCASTER BIZ assistant導入コンシェルジュで解決

オンラインで本当に仕事できる？アウトソーシングへの不安はオンライン秘書のCASTER BIZ assistant導入コンシェルジュで解決

ファッション･コスメ業界に特化した人材会社、株式会社iDA。外資系有名ブランドやアパレルメーカーの販売、接客の仕事を中心に、取引ブランド数は5,000以上に及びます。

今回は、マーケティング本部マネージャーの二見 由衣様にお話を伺いました。

産休まで残された時間は1ヶ月。確実性とスピードが求められた業務の引継ぎ

—まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

弊社は、ファッション･コスメ業界に特化した人材会社で、私が所属するマーケティング本部では、求人媒体への出稿管理を中心に、求人データの全体管理を行っています。その業務の中で、複数の求人媒体への入稿作業や編集を担当していたのが、私と産休に入った女性メンバーの2人でした。

中でも入稿作業は、毎日決まった時間に対応しなければならない業務であることに加えて、媒体数もデータ量も取り扱いが多い重要な業務です。メンバーが産休に入るにあたって、2人がかりで対応していた業務を私1人で請け負うことは非現実的だったので、他の誰かに引き継ぐ必要がありました。

その引継ぎ先の選択肢として上司から提案されたのが、CASTER BIZ assistantでした。

新しいメンバーを採用する選択肢もあったのですが、メンバーが産休に入るまで、引継ぎ期間として残された時間はたったの1ヶ月。採用ができたとしても、その短期間で完璧に引き継ぐことは難しいことが予想されますし、当然ながら採用コストも含めて大きな人件費が発生します。

それに対して、CASTER BIZ assistantを導入した場合、プロフェッショナル人材に業務依頼ができる上に、週5日勤務の人材を採用するよりも人件費が抑えられるのは明らかでした。

早く安く引き継ぎができるのであればそれに越したことはありませんから、CASTER BIZ assistantに依頼してみることに決めたんです。

—業務をアウトソーシングする経験は、これまでにありましたか？

いいえ、今回が初めてです。正直にお話ししてしまうと、私は心の中で「誰か新しいメンバーが入ってくれたら嬉しいんだけどな〜」と思っていて、アウトソーシングには不安がありましたね（笑）

—そうだったのですね！具体的には、どのような不安がありましたか？

例えば、「業務を理解して正確に作業してもらえるかな？」という業務内容に対する不安や、「オンラインで無事に業務を引き継げるかな？」とか、「ちゃんと連絡が返ってくるのかな？」というコミュニケーションに対する不安など、様々な不安がありました。

そんな私の不安を取り除いてくれたのが、通常のCASTER BIZ assistantプランにオプションとして追加できる「導入コンシェルジュ」でした。

導入コンシェルジュを利用すると、1ヶ月間ベテランのスタッフさんが専任で業務切り出しからマニュアル作成までサポートをしてくださいます。普段チャットコミュニケーションやクラウドツールに慣れていないかつ、スピーディーな引き継ぎが求められていた私たちにとって、まさにぴったりでした。

通訳的な役割からマニュアル作成まで、導入コンシェルジュの手厚いサポート

ー導入コンシェルジュを使ったCASTER BIZ assistantへの業務引継ぎの感想を教えていただけますか？

無事に1ヶ月間で引継ぎが完了できたのは、導入コンシェルジュの方のおかげだと思っています。

サポートしてくださった導入コンシェルジュの方は、これまでリモートアシスタントとして数多くの現場で経験を積んでこられた方というだけあって、どのような流れで進めるといいか提案してくれたり、リモートワークや業務切り出しのコツも教えてくれたりと、的確にアドバイスをくださったので、安心して相談や業務をお任せすることができました。

サポート期間中は、業務整理や業務フローの構築をしていただきながら、整っていなかったマニュアルを整備し、業務を受ける側のリモートアシスタントさんと業務を依頼する私たちの間に立って、双方の通訳的な役割を担うなど、徹底的にサポートしてくれました。

ですから、業務内容がうまく伝わらない、正確に把握してもらうのが難しいなど壁にぶつかることなく、非常にスムーズな引継ぎができたと思っています。

初めてのアウトソーシングの場合、そもそもどんな業務をどう依頼したらいいか、判断するのが大きなハードルになると思うのですが、オンラインの打ち合わせやチャットで状況や要望を引き出しながら的確に導いてくれたことが、スムーズにアウトソーシングできた理由です。

ーCASTER BIZ assistant導入前の不安は解消されましたか？

導入前に感じていた不安は、導入コンシェルジュの方が一気に解消してくださいましたし、現在、日々のコミュニケーションに対する不安も感じていません。

CASTER BIZ assistant導入前は、どうしても目の前のメンバーとコミュニケーションをとるのが当たり前で、オンライン上でのコミュニケーションを心配していましたが、今ではリモートアシスタントさんのことを同じ会社で働くメンバーのように、身近な存在に感じています。

むしろ、目の前にいるメンバーとの仕事の場合「今仕事の依頼をしてもいいかな？声を掛けてもいいかな？」などとどうしても気を遣ってしまうことがありますが、チャットでのコミュニケーションには、そのような気遣いもなくなります。そのような面においては、以前よりも効率的な仕事ができているかもしれませんね。

チャットだけでなく、定期的にオンライン通話も交えながらコミュニケーションをとっていることが、いい関係構築につながっていると思います。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantによって業務の個人依存が軽減。働きやすい環境に

ーCASTER BIZ assistantを導入したことで、よかったことや変化はありますか？

もちろんあります。大きく分けて3つのいい変化がありました。

まず1つ目は、毎日決まった時間の拘束から開放されて、働きやすい環境になったことです。

先にお話ししたように、入稿作業は毎日決まっていて、その間は絶対に席を外せませんでした。毎日のことですから簡単には休暇も取りづらく、多少の体調不良は我慢して出社していたこともありました。

今はリモートアシスタントさんにその業務をお願いできているので、その時間をミーティングや他の業務に充てられていますし、休暇も取りやすくなっています。

業務面でも休暇面でも働きやすくなって、精神的負担も軽減されていて、私が妊婦だった頃にもCASTER BIZ assistantがあったら良かったのにな～なんて思うことがありますよ（笑）

2つ目は、業務のマニュアル化、業務の個人依存が軽減できていることです。

これまで私と産休に入ったメンバーで入稿管理を行っていたということは、私たちにしかわからない業務が存在し、属人化されてしまっていたということになります。

CASTER BIZ assistantに依頼する前から社内マニュアルはあったものの、その内容は完璧な状態とは言えず、特に産休に入ったメンバーが担当していた業務は、引き継ぎながらマニュアルにする必要があったので、きちんと体系化できるかとても不安に思っていました。

それが導入コンシェルジュの方とリモートアシスタントさんのおかげで、今ではとてもわかりやすいマニュアルが出来上がっていて、業務の標準化ができています。

3つ目は、チャットコミュニケーションによって社内オペレーションが整ったことです。

現在すべての求人情報は、複数人のメンバーが担当エリアを持つことで管理しています。これまでは、入稿内容に修正が必要になった場合、担当エリアに関係なくその連絡がすべて私と産休に入ったメンバーに集約されている状態でした。

今はリモートアシスタントさんを通じてチャットに連絡が入るようになっています。そのチャットルームには担当エリアを持つメンバー全員が入っていて、知らせを全員が受け取ることができるようになったので、修正内容を各担当者が確認し、各々で迅速に対応ができるようになりました。

業務のアウトソーシングだけのつもりが、社内のオペレーションまで整えていただきました。

CASTER BIZ assistantで、よりミッションにコミットできる環境を

ーCASTER BIZ assistantを導入したことで、業務引継ぎだけにとどまらないメリットがあったのですね。

そうですね。私たちマーケティング本部のミッションは、求人の応募数を上げることにあります。私自身、CASTER BIZ assistantを導入したことで業務負荷が軽減され、そのミッションに対して本当に必要な業務に時間を使えるように少しづつなってきました。

現在の体制になってからは、私だけでなく、そのミッションにコミットするメンバーが増えてきたようにも感じているんです。CASTER BIZ assistantの導入は、様々な良い変化を部署にもたらしてくれていますね。

最近では上司と、「電話対応もお願いしてみようか」なんて話も出てきていて、これからもより良い環境を整えて行けたらいいなと思っています。

ーありがとうございます。最後に、これからCASTER BIZ assistant導入を検討される方にメッセージをお願いします。

業務をアウトソーシングすることに対して、はじめの一歩を踏み出すまでは不安なこともたくさんあると思います。私たちもその不安を抱えながらのCASTER BIZ assistant導入でした。

ところが導入してみると、業務を行ってくれるのは業務理解が早い、とても優秀な新人さんのようなリモートアシスタントさん。これには驚きました。

新人教育する場合、説明とレクチャーを複数回重ねて徐々に仕事を覚えてもらうのが一般的だと思いますが、リモートアシスタントさんは、一回でほぼ完璧に仕事を覚えてこなしてくれました。

当然ながら人が作業することなのでミスも発生しますが、ミスが発生してしまった場合にも、なぜミスが起こったのか、今後ミスが起こらないようどうオペレーションを見直すかなど、二度とミスが起こらないよう対応してくれています。

さらに、導入コンシェルジュを依頼すれば、その新人さんには心強いベテランスタッフさんがついている感覚なので、本当に安心して業務をお願いできます。

CASTER BIZ assistantでの業務アウトソーシング化のハードルは決して高くないので、不安がらずに是非取り組んでみてほしいですね。特にルーティーン業務は、アウトソーシングと相性が良いのでオススメです。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。