繁忙期の人手不足を解消するには？おすすめの対処法を紹介

繁閑差が大きい業種にとって、繁忙期の人手不足は毎年頭を悩まされる問題です。
一年を通して十分な数の人材を確保できればベストですが、採用には手間やコストがかかるため、なかなか上手くいっていない企業様も多いのではないでしょうか？

 

そこで本記事では、繫忙期の人手不足を解消する方法や、おすすめのサービスを紹介します。
繁忙期の直前になって焦らないためにも、ぜひ最後までご覧ください。

繁忙期の人手不足で生じる問題

繫忙期に人手不足になると、どのような問題が生じるのでしょうか。

 

ここでは、4つの問題点について解説していきます。
繫忙期の人手不足によるリスクをしっかりと理解し、改善に努めましょう。

稼ぎ時に売上が伸ばせない

繁忙期は、企業にとって一番の稼ぎ時です。
ところがこの時期に従業員が少なければ、思うように業務が進められず利益を最大化できません。

 

十分な人手があれば受けられる仕事を、断らなければならない場面も出てくるでしょう。
このように売上を伸ばせるせっかくの機会を損失してしまうことは、企業にとって大きな痛手になります。

業務負担が増える

繁忙期における人手不足は、従業員一人あたりの業務負担を大きくします。

 

この時期は前述の通り稼ぎ時ですが、人手不足だとすべての業務をこなすのは困難です。
そして手が回らなかった業務は、在籍している従業員だけで補わなければなりません。

 

その場合、限られた時間で膨大なタスクをこなすことになり、ミスやクレームが増えるおそれがあります。
ただでさえ業務量が多いなかで、ミスの修正やクレーム対応に時間を割いていくのは、悪循環になるので可能な限り避けましょう。

残業時間が増える

人手不足によって増加した業務が時間内に終わらなければ、残業時間も増えてしまいます。
働き方改革が進められている昨今、「残業が多すぎるから仕事を辞めたい」と考える従業員は少なからずいるはずです。

 

また採用の場で求職者から残業時間について問われた場合に、企業のマイナスイメージにつながりかねません。
人手不足の促進を防ぐためにも、離職率の増加や求人応募率の低下はなんとしても避けたいところです。
企業全体で、残業時間を増やさないような仕組みづくりに努めましょう。

従業員に不満が溜まる

業務量や残業時間が増えれば当然、従業員の不満が溜まります。
ストレスが蓄積したりプレッシャーが増えたりすると、従業員のモチベーションは低下するものです。
そうなるとやはり離職する従業員が現れ、さらに人手が不足するという悪循環に陥ってしまいます。

 

待遇・労働環境を見直したうえで、社長賞やMVP制度といった非金銭的なインセンティブを取り入れるなど、不満解消のための柔軟な対策が必要です。

繁忙期に人手不足に陥りやすい業種

日本のさまざまな業種のなかで、繁忙期に人手が不足しやすいとされているものがあります。
今回は代表的な3つを紹介しますので、一つずつ確認していきましょう。

宿泊業

宿泊業界は、慢性的な人手不足に悩まされています。
帝国データバンクが2024年4月に発表した調査結果によれば、旅館・ホテル業の人手不足の割合は正社員で71.1%、非正社員で63.8%となっています。
昨年のデータと比べれば減少しているものの、上位10業種のなかではいずれも2番目に高い数値で、依然として高水準であることには変わりありません。

 

人手不足の要因としては、労働環境の悪さが考えられます。
宿泊業はその性質上労働時間が不規則で長くなりがちで、なおかつほかの業種より賃金が低い傾向にあるため、離職者が増え求職者は減ってしまうのです。

 

調査の結果からもわかる通り、宿泊業の人手不足はかなり深刻な状況といえます。
これを打破するには、待遇や労働環境を早急に見直す必要があるでしょう。

 

引用元：帝国データバンク

物流業

物流業は近年通販の需要が増えたこともあり、常に繁忙期のような忙しさが続いている業種です。
ただでさえ業務量が多い物流業ですが、父の日や母の日、クリスマスなどのプレゼントを贈るイベントのときには、忙しさがさらに増します。

 

また、物流業は“2024年問題”とよばれる課題を抱えています。
これは同年4月から、トラックドライバーの時間外労働時間の上限が、年間960時間に規制されることによって起こる問題のことです。

 

労働環境を改善するための取り組みですが、ドライバーの収入減少や運賃の値上げ、運送能力の低下などさまざまな課題が伴います。

 

2024年問題に限らず、ドライバーの高齢化や燃料価格の高騰といった課題も山積みな物流業は、今後も深刻な人員不足が予想されます。

会計業

会計業も、繁忙期の人手不足に悩まされる業種の一つです。

 

専門的な知識とスキルが求められる会計業は、採用の基準が高く、誰でも採用できるわけではありません。
また業務内容と採用の難しさから、業務が属人化しやすいことも会計業の課題です。

 

しかし逆にいえば、専門的な知識とスキルさえあれば社内の人間でなくても対応できることから、近年ではアウトソーシングを活用する企業も多くなってきています。
年末調整や決算の時期は特に忙しくなりますが、外注できるぶん、ほかの業種に比べて人手不足の解消は容易といえるでしょう。

繁忙期の人手不足を解消する方法

繫忙期の人手不足は、具体的にどのようにして解消すればよいのでしょうか。
以下に2つの方法を紹介するので、参考にしてみてください。

単発でアルバイトを雇う

単発でアルバイトを雇うことで、一時的な人員不足を解消できます。

 

ただしこの方法は、必要な数の人材をすぐに確保できるとは限りません。
また集まる人材のスキルには差があるため、採用活動や採用後の研修に時間と労力がかかります。

 

「基準を満たす人材が期間内に確保できなかった」という事態にならないよう、単発でアルバイトを募集する際には十分な時間を設けましょう。

業務改善ツールを導入する

少ない人数で業務を効率的に行っていく手段として、業務改善ツールの導入が注目されてきています。

 

業務改善ツールとは、生産性の向上やコストの削減を目的に作られたビジネスツールのことです。
例としてはZoomなどのコミュニケーションツールや会計ソフトなどが挙げられ、すでに活用している企業様も多いかもしれません。

 

従業員を増員せずに人手不足を解消できるため、事業所の広さや、採用に際して発生するコストに不安がある場合でも安心です。

 

関連記事：【事例あり】人手不足はどうすればいい？要因や問題の解消方法、実際の事例3選を解説

繁忙期の人手不足をアウトソーシングで解消するメリット

繁忙期の人手不足を解消するには、以下のようなメリットを享受できるアウトソーシングが有効です。

 

【アウトソーシングするメリット】

• メリット①コストを削減できる
• メリット②品質向上と業務の効率化が図れる

アウトソーシングによって得られるメリットを理解し、自社の問題の解決に役立ててください。

メリット①コストを削減できる

アウトソーシングは自社で従業員を雇うわけではないので、人件費や採用にかかるコストを削減できます。
内容に応じた報酬を支払うだけで即戦力をすぐに確保できるため、繁忙期までに人材を採用できないという心配もありません。

 

このようにアウトソーシングは、必要なときに人材を確保しながらコストの削減までできる、人手不足の解消に有効な手段なのです。

メリット②品質向上と業務の効率化が図れる

アルバイトや派遣社員と異なり、アウトソーシングでは仕事をその道のプロに依頼するため、業務の質にばらつきが生じにくく、業務の効率化にもつながります。

 

普段行っている業務のなかには、必ずしも自社の従業員が行わなくてもよいものがあるでしょう。
たとえば経理や人事といった業務は必要不可欠ですが、直接的な企業の利益になるわけではありません。

 

これらをアウトソーシングすることで、コア業務により多くのリソースを割けるようになり、業務の効率化と利益の最大化を図れます。

アウトソーシングに適した業務内容

前項では、アウトソーシングのメリットを解説しました。
多くのメリットがあるアウトソーシングですが、どのような業務に適しているのでしょうか？

 

一般的に適しているとされる業務内容を3つ紹介しますので、自社でアウトソーシングを活用できそうな業務がないか確認してみてください。

人事・労務

人事・労務領域でアウトソーシングを導入することで、コストの削減と業務の効率化を図れます。
専任の従業員を雇用する場合、年間で一人あたり数百万円の人件費や諸費用がかかります。

 

対してアウトソーシングであれば、コストを半分以下に抑えられるケースも少なくありません。

 

さらに税務関連の法令改正は頻繁に行われるもので、それに対応するには専門的な知識を要した人材が必要です。
通常、複雑な税務処理には多くの時間と労力がかかりますが、アウトソーシングの活用によってプロの正確で迅速な対応が期待できるでしょう。

経理・事務

すべての企業が行っている経理・事務も、アウトソーシングに適した業務といえます。
アウトソーシングできる業務は幅広く、代表的なものは以下の通りです。

 

アウトソーシングできる経理・事務業務

• 給与計算
• 記帳
• 請求・支払いの管理
• 年末調整
• 決算申告

いずれもミスが許されない複雑な作業で、自社で行うと面倒なものばかりです。
なおかつ複数人で行う場合が多く、それだけコストもかかります。

 

ただしこれらは前項で解説した通り自社の従業員が行う必要がないため、アウトソーシングで得られる恩恵が大きい業務といえるでしょう。

営業

営業も、アウトソーシングに適した業務の一つです。

 

コストの削減や業務の効率化などのメリットも当然ありますが、もっとも大きなメリットは、新しい知見を得られることです。

 

営業は自社のもつノウハウやナレッジを活用して行う業務で、アプローチの方法が固定化しやすいという難しさがあります。
そこで、アウトソーシングでさまざまな企業の営業活動を経験したプロと関わることで、新しい視点から問題の解決に取り組めるようになるわけです。

 

営業に課題を感じている企業様は、アウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

アウトソーシング業者を選ぶ際のポイント

アウトソーシング業者は、以下のポイントに注目して選びましょう。

 

【アウトソーシング業者を選ぶ際のポイント】

• ポイント①任せたい業務内容と合っているか
• ポイント②サポート体制が整っているか
• ポイント③実績が十分にあるか

ポイント①任せたい業務内容と合っているか

まず注目したいのは、任せたい業務内容と合っているかということです。

 

アウトソーシングの業者は数多く存在し、それぞれに強みがあります。
任せたい業務に対して自信をもつ業者を選ぶことで、高い費用対効果が見込めるでしょう。

 

またアウトソーシングする際には、依頼内容を厳選することが大切です。
なぜなら外注しなくてもよい業務を依頼すると、余計なコストがかかってしまうからです。

 

アウトソーシング先によっては、課題の抽出や依頼内容の精査から行ってくれる場合もあります。

ポイント②サポート体制が整っているか

アウトソーシング業者を選ぶ際は、サポート体制が充実しているかどうかも確認しておきたいところです。

 

必要なタイミングで適切なコミュニケーションがとれなければ、アウトソーシングする意味が無く、不利益を被る可能性もあります。
サポート体制が整っていれば安心して業務を任せられ、万が一のトラブルがあってもしっかり対応してくれます。

 

最近ではリモートで24時間365日サポートしてくれる業者もあるため、業者選びの際は参考にしてみてください。

ポイント③実績が十分にあるか

十分な実績があるかどうかは、信頼できる業者を選ぶうえでの判断材料になります。
アウトソーシングを初めて依頼するときは、「本当にうちの業務を任せられる業者なのか」と不安になるものです。

 

業者の多くは、ホームページに導入実績を掲載しています。
そこに大企業や自社と同規模な企業のものがあれば、具体的なイメージができ、安心して業務を任せられるでしょう。

繁忙期の人手不足はアウトソーシングで解決するのがおすすめ

今回は、繫忙期の人手不足を解消する方法やおすすめのサービスを紹介しました。

 

人手不足に悩まされている企業は多く、限られた期間内でニーズに合った人材を確保するのは容易ではありません。
ITツールの導入やアウトソーシングなど、自社で新たな従業員を採用する必要がない方法で繁忙期を乗り切るのがおすすめです。

 

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、優秀なスタッフが日常業務から専門分野まで幅広い業務を、ワンストップで代行しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の導入実績があります。

 

ただ単に繁忙期の人手不足を解消するだけでなく、お客様と伴走し理想の企業像を目指すお手伝いをさせていただきますので、まずは一度お気軽にご相談ください。