株式会社人材ビジネス経営研究所 ストレスを軽減し、リスクを最小限に抑えられる・小規模経営との相性がバツグンに良い、CASTER BIZ assistant
山内 栄人様
兵庫県神戸市を拠点に、人材ビジネス業界向けのコンサルティング事業を行う、株式会社人材ビジネス経営研究所。人材派遣業界の地位向上と派遣社員の未来のために設立した、高付加価値型アウトソーシング研究会の会員は、立ち上げからたった2ヶ月で60社を突破。現在会員は100社を超え、コンサルティングで関わる企業数は16社に及ぶそう。（2018年7月現在）
従業員は抱えず、これらすべてをひとりで行う代表取締役社長 兼 代表経営コンサルタントである山内 栄人様にお話を伺いました。
起業したら必ず使うと決めていた
CASTER BIZ assistantをご利用いただいて、早くも1年程になりますね。利用開始のきっかけは、事業が好調に伸びていって人手が・・・というところでしょうか？
僕がこの会社を立ち上げて1年半になるのですが、実は起業する前から、CASTER BIZ assistantは絶対に利用しようと考えていたんです。キャスター代表の中川さんと知り合ったことがサービスを知ったきっかけだったんですが、話を初めて聞いた時に、使わない手はないって思いましたからね。
具体的にどういった部分に魅力を感じていただいたんでしょうか？
一番はやっぱり、事務員さんを雇う必要がないというところですよね。起業を考えるにあたって、雇用というのはかなり大きなリスクなんですよね。事業も会社もどうなるかわからない中で、自分の生活のことだけではなくて、雇ったからにはその人の生活のことも考えてあげなくてはいけない。
今でこそお陰様で事業はうまくいっていますが、起業ってそんなに甘くないと思っていましたから、失敗することだってあり得ます。そういった時に、従業員を雇わずに様々な業務をやってもらえるというのは、経営におけるストレスを軽減できるので、非常に嬉しいですよね。
CASTER BIZ assistantの導入を念頭におきながら事業をすすめ、仕事を依頼できる程になったところで、CASTER BIZ assistantの導入をしました。
小規模な会社とCASTER BIZ assistantの相性はバツグン
経営においては、僕はとにかくリスク軽減をしていますよ。例えば、登記場所。創業当初は諸々の審査のためにレンタルオフィスを借りていたんですが、実は現在、会社住所を登記しているのはバーチャルオフィスなんです。
コンサルタントという職業上、お客様の会社に出向いて仕事をされますから、事務所がある必要はないですもんね。
そうなんです。月たったの35,000円で、電話応対と届いた書類の転送まで行ってくれて、さらに系列のバーチャルオフィスのオープンスペースは無料で使えますから、コストもかなり抑えられています。
でも、事務員さんを雇うとなれば、そういうわけには行かなくなってしまうんですよ。賃料で10～15万円は固定費がかかってきますし、そこに人件費が上乗せされます。毎月のコストは相当違ってきますよね。でも、コストを極力抑えたいからといって、子供がいる自宅を登記には使いたくないというのも正直なところです。
僕みたいに、一人で株式会社を経営するにあたっては、CASTER BIZ assistantって本当に相性がいいと思うんです。逆に言えば、CASTER BIZ assistantがなかったら、ここまでリスクを最小限に抑えられていないですよね。
毎日何時間もやってもらう仕事はない、でも対応が遅れるのは避けたい
現状、どのような仕事をご依頼いただいてますか？
スタート当初からお願いしていて今でも一番多いのは、メールのチェックと返信業務ですね。朝と夕方の二回メールチェックをしてもらっています。月一回行っている勉強会への出欠確認を取っている時にはメール量は多いですが、普段はそんなに発生しませんから、必要な時に必要なだけお願いできるCASTER BIZ assistantは、本当にありがたいんですよ。
先ほどの雇用の話に戻りますが、もしこれを事務員さんで実現しようとしたら、丸一日拘束しなくてはなりません。そんなに必要ないからと言って週2、3日にしてしまったらレスポンスが遅くなってしまいます。それはやはり避けたいですよね。
メール以外ではどのような業務がありますか？
今は、名刺管理、顧客情報を最新に保ってもらう作業、WEBサイト移管に伴う記事の移行作業などもお願いしています。
実は導入したばかりの頃、CASTER BIZ assistantのリモートアシスタントさんの仕事があまりにも早くて、依頼することが無くなって困っていたこともありましたね（笑）。
そうだったんですね（笑）。どのように業務を切り出していったんですか？
僕が、「億劫だな」とか「面倒だな」とか「気が重い」っていうような仕事は、まずは全部相談するようにしていますね。
メールの次にお願いしたのは、名刺管理でした。勉強会を開催する度に、毎月、百何十社くらいの名刺が溜まっていくんですが、その管理のためにツールへの取り込みが僕にとっては非常に気の重たい作業だったんです。そのツールを見て、いつぐらいに会った方なのかも合わせて管理していましたから、溜まれば溜まるほど厄介なんです。
そこで、「こんなのできる？」と相談してみたところ、「やりますよ！」とのことで、月に一回名刺を送って、スキャンしてもらい、僕のアプリに取り込んでもらうところまで、全部丸っとお願いできています。
一度マニュアル化されたものは、引き継ぎや再教育の必要なし
先ほど「仕事が早い」とおっしゃっていただきましたが、その他利用してみて何か印象があれば教えてください。
CASTER BIZ assistantを利用していて、これは凄い！と思う点が、あと2つあります。まず一つ目は、僕の仕事が「YES」or「NO」で終わることですね。前職の仕事においては、サポートなどは事務の方がやってくださっていたんですが、一つ一つ指示を出さないと思った通りに進まない事があったんです。それに対してCASTER BIZ assistantは、「1・2・3」と伝えたら「4・5・6」までやって返してくれる印象があります。
例えば、先に挙げたメールの出欠確認業務。メールの出欠確認と返信をお願いしたいと言ったら、「では、こんな文面で良いですか？」ってリモートアシスタントさんから提案くれたんですね。だから僕はそれをチェックするだけでしたし、出欠確認後のリスト共有は「Google Documentを使ってこのような形で良いですか？」という風にいちいち指示を出す必要がなく、僕の仕事が「YES」「NO」だけで済むんです。これってすっごく楽なんですよ。
嬉しいお声です、ありがとうございます。
もう一つが、一度作ったマニュアルは共有され、教育の必要が無いという点です。普通は事務員さんを雇って、手取り足取り教えていきます。でもその人が辞めてしまったら、またその繰り返しで再教育が必要なんです。
CASTER BIZ assistantの場合は、実際に業務を行うリモートアシスタントさんが変わったとしても、一回出来たマニュアルはしっかりと内部で共有されて、こちら側の教育コストがゼロなんですよ。これって凄いことですよ。
僕みたいな人間にだって起業はできる
教育コストをかけられない、スタートアップや新規事業においては是非とも使っていただきたいですね。
今でこそこんな僕ですが、若い頃はフリーターだったんです。その頃は就職氷河期でもあったので、書類選考に落ち続けてニートでしたし、やっと受かった会社では営業も勤まらず、現場の作業をしていた人間なんですよ。
そんな僕ですら、こうやって今起業して事業が出来ているよっていうのを、声を大にして伝えたい。
僕がそうであったように、非正規で働いている人でも一念発起して何かやったるぞ！って思っている人が挑戦できるフィールドが、今は必ずどこかにあると思うんです。そんな人を僕は応援していきたいし、そういった時の選択肢の一つとして、CASTER BIZ assistantをオススメしたいですね。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。
事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。
外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。
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