オンライン秘書のCASTER BIZ assistantで事業の推進力を強化するために取り組んでいる3つのこと

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantで事業の推進力を強化するために取り組んでいる3つのこと

国内シェアNo.1のクラウド会計ソフト「freee（フリー）」を展開する、freee株式会社。『アイデアやパッションやスキルがあればだれでも、ビジネスを強くスマートに育てられるプラットフォーム』を実現すべく、「会社設立 freee」 「人事労務 freee」「freeeカード」など、様々なサービスを提供しています。

今回は、freee株式会社 金融事業部で資金金融サービスの開発・推進をされている木本 俊光様にお話を伺いました。

たった一人で始まった「freeeカード」事業

まず、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

私は金融事業部に所属し、資金繰り改善のサービスを開発・推進しています。現在、「freeeカード」という起業直後や個人事業主でも利用できるビジネス専用のクレジットカード事業に力を入れているのですが、この3月から事業をひとりで軌道に乗せることになったんですね。そこでCASTER BIZ assistantの導入を決めました。

では、サービスについては以前から知ってくださっていたんですね。

はい。弊社とCasterさんとの提携にも携わったため、CASTER BIZ assistantについては以前から知っており、少人数で事業を回している人にとってはとても魅力的なサービスだと思っていました。

導入する以前の話になりますが、CASTER BIZ assistantをすでに利用されている株式会社600の阿部さんとお仕事をする機会があり、その中で実際にリモートアシスタントさんの方とやりとりすることがありました。その経験を通じて、自分のチームでも将来的に役立ちそうなイメージができました。

その後、専任でfreeeカードを担当することが決まり、戦略上必要な施策を考える上で、調査や集計作業、Webプロモーションに関わる業務が頻発することが予想されたため、CASTER BIZ assistantにお願いをしたという流れがあります。

並行で業務が進められる環境が、事業スピードを加速させる

専任となれば、1から10まで全ての業務をひとりで行うということですよね。

そうですね。事業戦略を作るところから始まり、webプロモーションに事例記事が必要となれば、自分でインタビューして記事の作成もしますし、社内外からfreeeカードについての質問があれば回答の対応もします。プロアクティブな施策しかり、リアクティブな部分も全てやらなければなりません。

ひとりで業務を回すとなると、自分自身で動かしている部分以外は全て業務がストップしている状況になってしまいます。人が少ない状況では、並行で業務が進まない状況を作ってしまうと事業スピードを阻害する要因になりますから、それは避けたかった。ですから、CASTER BIZ assistantのリモートアシスタントさんには、お願いできることは何でも依頼しています。

具体的にはどのような業務でしょうか？

インタビュー録音の書き起こし、メール文面の草案づくり、記事の表記揺れやデータ入力漏れ確認のダブルチェック、クレジットカード実態調査、アンケート集計に秘書業務など、本当に多様な依頼をしています。
結局、3ヶ月の間に、戦略づくりからはじめて、Webサイトの改修、8本のインタビュー記事作成、ナーチャリングプログラムの設計・実装、アンケート調査などを全て形にできました。

本当に様々ですね。実際に利用してみて、いかがでしょうか？

とにかく導入して本当によかったと思っています。まずは先ほども言ったように、並行作業によりプロジェクトのスピードアップができたこと。業務を分担して進めて行けるので、自分ひとりでは実現できなかったスピードで進められました。

また、自分にない観点を取り入れることができるのも良い点だと思っています。ダブルチェックにより、自分では気付きにくいことに気付けるので、それだけでも十分な価値がある。その上、リモートアシスタントさんは様々なスキルセットをお持ちなので、フィードバックがほしいスキルを指定して意見を取り入れられるのは、サービスのクオリティ向上にも繋がります。

あとはやはり、「自分やチーム以外に業務を頼める」という選択肢が持てるというのは大きいですよ。いくら作業に優先順位をつけたとしても、少人数のチームでは、結局手を動かすのは自分です。そうなると、やりたいことと自分のリソースを照らし合わせながらになってしまって、本来やりたいことを理想のスピード・規模感でできなくなる可能性も出てきます。チーム以外にも業務をお願いできる選択肢を持てていると、業務の進め方にも柔軟性が持てるので、これは本当に助かりました。

自分が動けない場合でも事業進捗がある状態を作れると、精神的にもリソース的にも違いますよね。

そうなんです。そしてもう一つ、多岐にわたる業務のアウトソーシングを一元管理できるのもメリットだと思いますね。例えば、録音の文字起こしはクラウドソーシングを利用する、ライティングはライターさんに別注する、という風に切り分けて作業を発注することもできますが、業務が増えるほどディレクション・管理コストが増大します。CASTER BIZ assistantは、一人のキャスターという窓口を起点に色々な業務を集約できるので、効率良く業務が進行できていますね。

依頼の仕方で、アウトプットの質を高めていく

たくさんの嬉しいお声、ありがとうございます。かなり多くの業務を依頼していただけているので上手に活用してくださっていると感じますが、業務をアウトソーシングする上でのコツはありますか？

コツとまではいきませんが、私の中で気をつけていることが3つあります。

まず1つ目は、依頼する前に自分で試してみること。特にボリュームの多い作業になる場合には、必ず1回自分で作業してみます。実際に試してみることで質問があがってきそうな内容や起こりうるリスクが予測できますし、お互い認識のズレがなくなりますから、アウトプットにズレがなくなります。不足している状態の成果が上がってくることもそうですが、過剰な成果が出てくるのも良くないですからね。

2つ目は、依頼に対するフィードバックをもらうこと。自分では伝えているつもりでも伝わっていないということは、オンラインでなくてもよくあります。意図が理解できるかや他にどんな情報があったら作業しやすいかなど、フィードバックをもらいながら依頼の精度を上げられるようにしていますね。

そして3つめは、日頃から冗談も言い合えるような関係値を作っておくこと。お互い気持ちよく仕事ができる状態が一番だと思うんです。リモートアシスタントさんは弊社専任ではなく複数の案件も経験されているプロなので、やりやすい形を聞きながら業務を進めた方が、結果として自分だけではたどり着けない良いアウトプットに繋がるのではないかと。

そうですね。リモートアシスタントさんが仕事しやすい環境を作っていただいているのは非常にありがたいですし、間違いなくアウトプットの向上に繋がると思いますね。

始めは、社外にリモートで業務を依頼するのに少し苦労するかもしれません。しかし、最終的には自分のスキルアップにも繋がりますし、事業の属人化も抑えられるというメリットがあります。現に、新しいメンバーが加わったときの引き継ぎ作業でキャスターさんとの共同作業の経験があったからこそ、1ヶ月以内に業務の引き継ぎができました。現在、私は新たな事業の立ち上げを始めていますが、今後も外部と仕事を進めるスタイルや経験はポジティブに働くと思っています。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。