リモートアシスタントで事務作業310時間削減、人手不足の医療現場を効率化

リモートアシスタントで事務作業310時間削減、人手不足の医療現場を効率化

内視鏡診療に強みを持つ「丹羽病院」を中心とした医療・介護サービスを展開する医療法人社団帰陽会。病院に加え、介護老人保健施設、グループホーム、ケアセンター、訪問看護ステーションなどを運営し、地域の方の健康と暮らしを、医療と介護の両面から支えています。

一方、課題だったのが日本の労働人口減少に伴う人手不足やDX（デジタルトランスフォーメーション）だったといいます。業務の効率化および生産性の向上に取り組むなかで、CASTER BIZ assistantを利用いただいています。

今回は、導入の決め手や利用の効果について、常務理事の吉田 浩史様にお話を伺いました。

人手不足と属人化を、リモートアシスタントで同時に解決

——まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景を教えてください。

もともと医療業務以外の事務作業を担う人手が不足しており、役職者が会計システムの入力などを負担する状況がありました。当然、役職者としての本来の役割や仕事もあるため、抱える仕事は増え、効率化が難しい状況がありました。

そんななか、役職者2名の退職で日々の業務に支障が出始め、本格的に業務改善ができないかと考えていたときにたまたまインターネット広告でCASTER BIZ assistantの存在を知りました。

——導入の決め手は何だったのでしょうか？

専門性の高い医療法人の業務にもかかわらず、他社サービスと比べて柔軟な対応力や安定した品質、コスト面での優位性を感じられたため、CASTER BIZ assistantを導入しようと考えました。

一番の決め手は、資料請求の後にオンラインで説明を伺った際に「できません」という回答がなかったことです。当院で依頼したいと思っていたほとんどの業務に「対応できます」と回答いただき、心強く感じました。

雇用や派遣も検討はしましたが、人も時間も足りないなか1から教える環境は整っていませんでした。単に業務を巻き取ってもらうだけでなく、マニュアルを整備してもらうことで属人化を防ぎたい、社内に知見を蓄積していきたい、という思いもありアウトソースを選択しました。

さらに、御社の社長が動画で情報発信をされていた内容も、導入の意思決定に影響を与えました。会社の成り立ちや価値観などを興味深く拝見し、この会社に任せてみたいと思えました。 

月310時間のコスト削減を達成、業務品質の向上も実現

——ここからは、ご利用状況について伺いたいと思います。導入当初は主にどのような業務を依頼されていましたか？

日々の業務である会計システムへのデータ入力からお願いをしました。滞っていた書類もあったので、それらを一気に片づけることができたのは非常に助かりました。ほかにも会食の手配などもお願いしていました。

——現在、定期的に依頼している業務にはどのようなものがありますか？

理事会資料や報告書の作成補助にはじまり、議事録の整備やリサーチ対応、文書の校正、マニュアル作成、スケジュール管理など多岐にわたる業務をお願いしています。

直近ではWebサイトやブログの改修、更新作業なども週1、2回の頻度で依頼しています。

御社から届くメールマガジンの活用事例を見たり、担当者（アシスタント）さんとの定例会議でコミュニケーションを重ねながら、お願いするバックオフィス業務がどんどん増えていきました。定例会議では、すでにお願いしている業務の確認はもちろん、CASTER BIZ assistant導入の目的や目標を振り返ったり、今困っていることや新しいリクエストを毎回ヒアリングいただけて助かっています。「こんなこともやっていただけるのか」とお願いできる業務の幅広さに驚いています。

——CASTER BIZ assistantの導入後、どのような効果やメリットを実感しましたか？

医療事務をアウトソース化したことで、退職した役職者2名分の業務（1人あたり月155時間）について、業務の効率化や一部業務の見直しも含めて内部補充なしでカバーできており、結果として合計310時間分の作業負担を解消することができました。人的・時間的コストの大幅な削減にもつながっていることから、今後もさらに効率化が進む見通しです。

また、業務を高いクオリティで確実に成し遂げてくれる安心感もあります。経営判断や業務改善に必要な資料をスケジュール通りに高品質で作成していただけるので、経営企画や法人運営といった役職者としての仕事に集中することができています。

——業務フローの変化としてはいかがでしょうか？

以前は仕事を依頼する際、スタッフのところまで直接足を運ぶ必要がありましたが、今はチャットを通じてCASTER BIZ assistantにお願いをするだけで済みます。つまり、目の前に人が「いるか・いないか」だけの差です。

同時に、個人に依存する形ではなく、チームで情報や業務を共有できるため、属人化を防ぎながら一元管理が可能になり、結果として業務効率の向上にもつなげることもできました。

組織全体の判断力・推進力の向上はもちろん、付随して、正社員や派遣社員などメンバーに対して発生する、育成や勤怠、モチベーション管理、業務のリマインドなどのマネジメントコストが下がったことも大きなメリットでした。

バックオフィス効率化が大幅進展。医療事務アウトソースで専門業務の外注も可能に

——医療・介護業界はDXが課題とおっしゃっていました。リモートアシスタントサービスの導入にあたって、懸念点などはありませんでしたか？

リモートアシスタントサービスを活用するのは初めてだったので、どうすればスムーズに活用できるかと考えた部分はあります。しかし、日本の労働人口そのものが減少しており、当院に限らず業界全体でほとんどの業種・職種において採用が難しくなっています。

生産性の部分でも、事務職は募集をすれば人が集まりやすい側面があるものの、1から教えなくてはいけないことも多く、即戦力という部分では難しさがあります。作業効率も、これまで3人でやっていた作業は2人で、5人でやっていた作業は3人で、と改善していく必要があります。

そう考えると、不安がまったくなかったわけではありませんが、もはやCASTER BIZ assistantのようなサービスを利用しなければいけない時代の流れになっていると感じていました。抵抗感はありませんでしたね。

——医療法人の仕事では専門性が問われる場面も多いと思います。業務を外注することの難しさはありますか？

特に心配はなく、秘密保持契約をしっかり結んでおけば、ほかの業種との大きな差異はないと 感じています。リモートアシスタントサービスの利用を始めてからまだ1年弱ですが、マネジメントや経営判断以外の業務はすべて CASTER BIZ assistantに任せてもいいのではないかと思うほど、当院にとってありがたい存在になっています。

新たな認知獲得に向け、CASTER BIZ assistantを活用した広報を本格強化

——今後は、どのようにCASTER BIZ assistantを活用したいとお考えですか？

紙ベースの運用や電話・対面での作業がまだまだ多いため、今後も引き続きデジタル化と外部リソースの活用を進めたいと考えています。

より柔軟で効率的な法人運営を目指す上で、CASTER BIZ assistantとの連携をこれまで以上に強化し、戦略的な業務遂行体制の構築を図っていきたい考えです。

——具体的にはどのような取り組みを検討されているのでしょうか。

直近で相談させてもらっているのは、WebやSNSでの発信についてです。現在、患者さんの大半を占める団塊の世代が後期高齢者となり、2040年には医療・介護のニーズがもっとも高まる時期を迎えると予測されています。

つまり次の段階として、40〜50年代の団塊ジュニア世代に当院を認知していただく必要が出てくるわけです。では実際に、その世代の方々が当院をどのように知ったのかを調査するためにヒアリングを実施したところ、地図検索サービスでユーザーの評価が高かったことが決め手になったというケースがありました。最近はクリニックの院長が自らSNSに投稿するケースも目にするようになりました。

患者さんからの認知獲得につながる情報発信として、当院としても情報発信や動画などを活用したSNS運用が必要になるのではと考え、CASTER BIZ assistantをフル活用した広報戦略を打ち立てているところです。

——最後に、CASTER BIZ assistantをおすすめしたい企業・組織について教えてください。

業務の効率化や見直しが求められている中小規模の医療法人・介護施設にとって、非常に有効な手段になり得ると考えています。業務効率を改善することで、限られた人件費をより効果的に活用できれば、将来的には職員一人ひとりの処遇改善にもつながるのではないでしょうか。 

医療業界においては、保険診療の報酬が国によって決められているため、価格を自由に上げることが難しい状況です。また、委託費や材料費の価格上昇により収益を圧迫している状況です。

さらに、現在の日本のインフレ状況を踏まえると、賃金も見合った形で上げていく必要があります。こうした背景を踏まえると、CASTER BIZ assistantを導入し、効率化・合理化を図って いくことは今後ますます重要になると考えています。

私たちもこれから先、さらなる業務効率化を図っていきたいと考えていますので、今後も業界に寄り添ったご提案をいただけると幸いです。

——本日はお忙しいところ、貴重なお話をいただきありがとうございました！