産育休の欠員期間だけでも依頼可能！復帰後の引き継ぎまで依頼できるCASTER BIZ assistant

産育休の欠員期間だけでも依頼可能！復帰後の引き継ぎまで依頼できるCASTER BIZ assistant

 

教育業界向けのクラウド業務管理ツール「Comiru」を運営する株式会社POPER。”「教える」をなめらかに” をミッションに、校務業務の効率化や、保護者とのコミュニケーション支援を行うことで、先生が子どもと接する時間を増やし、「教える」に注力できる環境を作り続けています。

全国4800以上の教室で導入され、多くの教育現場でComiruが日々利用されています。

そんなPOPERのマーケティング部では、2023年からチームメンバーが産育休を取得することになりました。復帰するまでの約半年間、メンバーが足りなくなったところにオンラインで業務を依頼できるリモートアシスタントサービス「CASTER BIZ assistant」を活用いただきました。具体的な活用方法やご感想について、マーケティンググループ・マネージャーの石橋 正行様にお話を伺います。

 

メンバーが約半年間の産育休に。期間限定の欠員を補うためCASTER BIZ assistantを導入

——CASTER BIZ assistantを導入された当時、御社はどのような組織体制でしたか？

POPERのマーケティング部は、常時3名くらいの正社員が在籍し、業務を行っています。さらに、それぞれの得意分野を持つ6,7社の外部パートナーに、さまざまな業務を委託している体制です。

当時は、問い合わせ対応などのバックヤード業務を依頼している業務委託のメンバーが産育休に入ることになったため、その期間の欠員を補いたく、CASTER BIZ assistantに依頼しました。

——CASTER BIZ assistantを利用することを決めた理由を教えてください。

もともと弊社の事業部長とキャスターのCMOが知り合いで、サービスを紹介いただいたことがきっかけです。メンバーの産育休スタートが間近に迫り、すぐにでも誰かに来てほしい状況だったため、派遣やアルバイトなど他の欠員補填方法を検討している間もなく…。私と取締役でCASTER BIZ assistantの説明を受け、すぐに依頼を決めました。

産育休に入るメンバーは業務委託だったので、「戻る場所がなくならないか？」という不安もあったようですが、CASTER BIZ assistantについて説明し、安心して産育休に入ることができたようでした。

産育休に入るメンバーの業務をまるっと引き継ぎ

——CASTER BIZ assistantに依頼した、具体的な業務内容を教えてください。

CASTER BIZ assistantには、産育休に入るメンバーが担当していた業務を、基本的にそのまま移行しました。

メイン業務としては、インサイドセールスのバックヤード対応があります。お客様から問い合わせがくると、MAツールに通知がくるので、状況に合わせたアプローチを行いながら、管理シートに転記、インサイドセールスチームに連携する業務です。

ツールで全自動化できない部分であるため、問い合わせ履歴に合わせた手動対応が必要な大切な役割です。

——CASTER BIZ assistantへの引き継ぎはどう進めましたか？

実際にメンバーが産育休に入ったのは2023年1月からだったので、CASTER BIZ assistantを2022年の11月から導入し、約2ヶ月間しっかりと引き継ぎ期間を確保しました。

基本的な業務は滞りなく引き継ぎができましたが、マーケティング部独特のツールであるMAツールに慣れるまでは少し苦労されているようでした。

弊社ではPardotを導入していますが、特殊なカスタマイズは行っていないものの、マーケティング部に在籍しないと使うことのないツールですからね。はじめは、私がレクチャーすることもありました。

前借りシステムもフル活用！産育休終了後の業務戻しも滞りなく

——月30時間のご契約時間で、過不足はありませんでしたか？

依頼したメイン業務にかかる時間は平均的で、契約時間内で十分おさまる業務量でした。しかし、私からコールリストの作成など、イレギュラーな業務も随時お願いしていたため、月30時間の稼働では足りず、時間超過することもしばしばありました。

そんな時は、CASTER BIZ assistantの契約時間の前借り制度（※）を活用していました。

産育休前の引き継ぎから、復帰時の引き継ぎまで1年間の契約だったのですが、しっかりと契約時間を使い切ることができました。また、産育休中に変化した細かいオペレーションなども、CASTER BIZ assistantが産育休明けの担当者にしっかりと伝えてくれたので助かりました。

※前借り制度は、翌月の契約時間の前借り利用ができるオプションです（別途事務手数料有り）

——最後に、CASTER BIZ assistantをおすすめしたいと思うのは、どんな企業ですか？

弊社のマーケティング部では、前述の通り、正社員が少数でその他の業務を6,7社の外部パートナーに委託する形で事業部を編成しています。このように、社員のコア業務以外を外部パートナーに積極的に依頼しよう、というスタンスの企業にはぜひおすすめしたいです。

また、今回の産育休のように期間限定でメンバーの欠員が出る場合もおすすめです。メンバーを安心して休みに送り出し、本人の不安を軽減しながら産後の迎え入れができた点もとてもよかったと思っています。

現在は当初の予定通り契約期間満了で解約していますが、機会があればまた活用させていただきたいと思っています。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。