CASTER BIZ assistantのおかげで圧倒的に業務量が減りました

CASTER BIZ assistantのおかげで圧倒的に業務量が減りました

企業のPRを支援する「PR Table」というサービスを提供しています。PRというとプレスリリースのイメージが強いと思いますが、弊社は「ストーリー」というものに着目してPR支援を行っています。

弊社では「ストーリー」を「プレスリリースで発表するほどでもないけどちょっといい話」と定義しています。例えば、創業時のエピソードや事業・プロダクトへの想い、社員の入社背景、社内制度の導入背景などです。

そういった「ちょっといい話」を作成・公開できるプラットフォームと、イチから作成サポートを行うサービスを提供しています。企業さんには主にコーポレートブランディングや採用広報、インターナルコミュニケーションを目的としてご活用いただいています。

今回は、株式会社PR Tableの代表取締役の大堀 海様にお話を伺いました。

CASTER BIZ assistantで業務をオペレーション化

CASTER BIZ assistantを使い始めたのは2015年12月からです。もう使い始めてから1年以上になります。代表の中川さんと知り合いだったので、PR Tableを始める前から知っていて、利用を検討していました。

ただ、僕が前職でPRエージェンシーを経営していた時は日々の業務に忙殺されていて、自分の業務をオペレーション化できていなくてCASTER BIZ assistantにちゃんと依頼できるような状態ではなかったんです。

それがPR Tableを始めてから営業と制作といったようにチームが分かれてきて、少しづつ分業できる体制が整ってきました。

例えば、営業してから制作までの橋渡し役やお客様への業務連絡など、一定のオペレーションがあれば、自分たちでやらずに外部サービスに全部お願いできるんじゃないかという仮説がありました。その仮説をもとに実際にCASTER BIZ assistantにお願いしてみたら思った以上にうまくいきました。

社員が本当に重要な仕事に集中できる状態を作りたい

CASTER BIZ assistantに依頼している内容を大きく分けると2種類です。

メインとなっているのはコンテンツの作成依頼をもらってから納品までに発生するライター、お客様との連絡調整と、外注費を集計・管理する業務です。

具体的には、セールスがお客様からコンテンツの作成依頼を頂いてからの、お申し込みメールのやり取りや契約に関する事務的なやり取りをCASTER BIZ assistantに行ってもらっています。

その後、制作の工程に移動するのですが、そこではライターさんの日程調整、スケジュールの登録やリマインドをChatWorkなどを使ってやってもらっています。日程に関しては全てスプレッドシートで管理していて、そこにリモートアシスタントさんが日程を入力すると関係各所へ通知が行くようにAPIをつなぎ込んでいます。

社員にはお客様の課題を元に構成を決めるといったサービスの肝になる重要な仕事をしっかりとやってもらっていて、CASTER BIZ assistantにはオペレーションを回す役割を担ってもらっています。

また、日々のこういったやり取りに加えて、月末には外注費の集計作業もお願いしています。ライターさんによって業務量が異なるので、煩雑な情報を整理していただけることが大変助かっています。

バックオフィスのサポートから社員の秘書としても活用

もうひとつは社員の秘書業務です。

CASTER BIZ assistantへの依頼は僕だけではなく他の社員もいつでも依頼できるようになっていて、出張の時にホテルや会食の予約してもらったりしています。依頼頻度はそこまで多くないんですけど非常に便利です。依頼の幅が広いのがCASTER BIZ assistantの特徴だなと感じてます。

ツール×CASTER BIZ assistantで細かな業務を手放すことができました

CASTER BIZ assistantを導入して一番変わったのは圧倒的に細かな業務の量が減ったことですね。弊社はバックオフィスをはじめとして普段から様々なクラウドツールを積極的に使っています。

しかし、1つのツールを導入するだけでは解決できないことってすごく多いんです。会計とかでいうと全て自動で処理できるとは言っても、人がやらなきゃいけない部分っていうのは少なからずあって、1つ1つの業務は小さくても積み重ねで結局やることが増えてしまうんです。

そうしたツールとCASTER BIZ assistantを組み合わせることで細かな業務を本当の意味で手放すことができるようになっていますね。それはリモートアシスタントさんの方が様々なツールに対応してくれてるからだと思います。

初めはフローなどは決まっていなく、社員が自分たちでこういった業務をやっていたのですが、徐々にCASTER BIZ assistantにお願いしていった形で、今もフロー改善に関しては取り組んでいる最中です。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。