入社手続きの3/4はCASTER BIZ assistantにおまかせ——スタートアップにおける人事労務のモデル組織を構築

入社手続きの3/4はCASTER BIZ assistantにおまかせ——スタートアップにおける人事労務のモデル組織を構築

EC基幹システムを提供するSaaS事業およびD2Cコンサルティング事業を柱に、D2C支援企業として右肩上がりの成長を続けている株式会社SUPER STUDIO。

同社の人事労務部門は「スタートアップにおける人事労務のモデル組織」を見据え、業務の自動化と効率化を図っています。

今回は、コーポレートデザイン室 人事労務ユニットの佐藤 耕平様と村瀬 寛晃様に話を伺いました。

月例の定常業務をアウトソーシングすることで、業務負荷を軽減

—まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

佐藤 耕平様（以下、佐藤様）：私たちが在籍するコーポレートデザイン室は、”攻めの管理部門”として、オフィス環境や制度・仕組みをアップデートさせていくことを目指しています。そのなかで、人事労務の分野を担っているのが、私と村瀬の2人です。

人事労務が担う業務は従業員数の増減に左右されるものが多く、人数に比例するように業務量も増えていきます。弊社の従業員数は、私が入社した2019年頃は50人程度だったのが、その後、村瀬が入社した時には約70人、現在は100人を超え、組織規模は1年でおおよそ2倍にまで拡大しています。

仲間が増えていくことへの喜びがある一方で業務量の増加によって、抜け漏れやミスが発生しやすい状態になりかねないため、いつまで社員だけの体制で対応できるかに不安がありました。

人事労務の業務の中には、月例のルーティンタスクも数多くあります。そこで、その業務をアウトソーシングして業務負荷を軽減していこうと考えたんです。

当初、アウトソーシング先の選択肢は、派遣、アルバイト、リモートアシスタントサービスの3つがありました。それらを比較検討した上で、最終的にリモートアシスタントサービスの中でCASTER BIZ assistantに決めたという流れがあります。

—最終的にCASTER BIZ assistantに決めた理由は、どこにありましたか？

佐藤様：私たちの業務アウトソーシングの目的は単に業務負荷の軽減だけではありません。質の高い人事労務業務をきちんと遂行しながら、自分たちはレバレッジが高い業務に時間を活用して、より従業員が安心安全に働ける組織の基盤をつくることです。

そのため、短期的でなく半永続的に業務が属人化しない仕組みとその体制が構築できるか？という点に重きを置き、CASTER BIZ assistantを選択しました。

佐藤様：まず派遣やアルバイトの場合、退職のリスクが一番に考えられます。

人を雇うとその方に業務が属人化してしまうので、たとえ一度業務を覚えてもらったとしても、その方がいなくなってしまえばまた誰かに業務が戻ってきてしまいますよね。退職だけでなく、休暇の場合も担当者に代わって誰かが対応する必要があるので、その事象は日常的に起こり得ます。

また、人を現場で雇う場合には個人と組織に及ぼす影響も考慮する必要があります。

周りの社員がより良い事業や業務推進できるよう考えながら邁進する中で、ひとり決められたルーティン業務を淡々とこなし続けるというのは、モチベーションを保ちづらいですよね。逆に、個人から社員や組織への影響も少なからずあるはずです。

これらの理由から、派遣やアルバイトの選択肢は、弊社のカルチャーに合致しないだろうと判断し、選択肢からはずしました。

そうなるとリモートアシスタントサービスの一択になり、その中でもいくつかのサービスを比較検討しました。比べてみると、サービス提供体制や仕組みがそれぞれ異なることがわかりました。

CASTER BIZ assistantの場合、専任のリモートアシスタントさんをコミュニケーション窓口として、その背後には定常業務を遂行する別のリモートアシスタントさんが複数名おり、チームでサポートしてくれます。もしリモートアシスタントさんの変更があったとしても、これまでの業務はCASTER BIZ assistant内できちんと引き継ぎをしてくれるため、私たちに業務が手戻りすることはありません。半永続的にサポートし続けてくれるCASTER BIZ assistantに決めました。

現在は、スタートアップにおける人事労務のモデル組織になることを見据えながら、CASTER BIZ assistantのリモートアシスタントさんと一緒に、人事労務 “チーム” で業務に臨んでいます。

定常業務はCASTER BIZ assistant、チェックは社内。 “チーム” で業務に臨むことで生まれた時間の猶予

—人事労務チームでは、どのように業務を役割分担していますか？

村瀬 寛晃様（以下、村瀬様）：毎月必ず発生するルーティン業務はCASTER BIZ assistantに依頼し、作業していただいた内容のチェックを私が行うという役割分担で、毎月の業務フローを構築しています。

定常業務ではない都度判断が必要な業務は社内に残し、判断基準が明確なもののみを依頼し、CASTER BIZ assistantに依頼するかしないかの線引きを行いました。

—CASTER BIZ assistantには具体的に、どのような業務を依頼しているのでしょうか？

村瀬様：たとえば、入退社に関わる手続きの中では、社内システムの更新、入社予定の方の情報確認、雇用契約書作成、各種書類作成・格納、対象者への連絡などです。新しい社員が加わった際には、新入社員フォロー対応として、各種案内の連絡や、面談スケジュール調整なども行ってもらっています。

人事労務業務の質向上と効率化のために、クラウド人事労務ソフトのSmartHRや、勤怠管理システムのラクローなどのツールも導入しているので、それらのツールを利用して作業してもらうこともあります。

私たちの毎月の業務を一覧にして可視化してみると、150項目ほどのタスクがあるのですが、入社手続き業務だけで、そのうちの23個を占めます。現在は、そのうちの17個をCASTER BIZ assistantに依頼し、入社手続き業務の約3/4はお願いできており、かなり業務効率化が図れています。

これらの業務の中にはたった1分で終わるものもあるので、業務時間に換算するとさほど大変なことでありません。しかしながら、これを毎月ひとりで抜け漏れなく作業し、ミスのないようにチェックしていくというのは、時間では計れない大変さがありました。

CASTER BIZ assistantによって定常業務の手離れが実現できたおかげで、業務負荷が軽減されているのを実感しています。

まだ業務の切り出しができていない箇所もあるので、もっと業務を標準化してフローに落とし込みたいと思っているところです。

—CASTER BIZ assistantを導入いただいてから現在約6ヶ月が経ちましたが、村瀬さんと佐藤さんの業務や組織にとって、いい変化はありましたか？

村瀬様：まず私のスケジュールに変化が生まれましたね。

CASTER BIZ assistant導入以前は、一ヶ月のうち5営業日ほどしかスケジュールに空きを作れない状況だったのですが、いまは全体的に余裕が生まれるようになってきています。

また、CASTER BIZ assistantに依頼する過程で業務のマニュアル化、手順書としての可視化ができたことで、業務の標準化がどんどん進んでいます。

今後、新しい人事労務メンバーが入社する予定があり、私が担当していた業務はそのメンバーに引き継ぐ予定です。業務の標準化をしたことで引き継ぎもスムーズにできるのではないかと思っています。

佐藤様：村瀬が担当している業務は、私が以前に担当していた業務でもあるのでよくわかるのですが、すべてを自分ひとりで管理しなければならない状況にあると、そこにマインドシェアを取られてしまうんですよね。

自分たちはできるだけレバレッジが高い業務に時間を使いたいと思いながらも、他の業務に意識をとられてしまうのは、非常につらい状況です。目に見えない部分ではあるのですが、気持ち的な部分での変化も大きいのではないかと思っています。

従業員に安心安全を提供していくことが、人事労務の役割

—CASTER BIZ assistantの導入時、お客様の中には最初のマニュアル化や業務の切り出しがうまくいかないと悩まれる方もいらっしゃるのですが、その点はスムーズに進んだのでしょうか？

村瀬様：CASTER BIZ assistantを導入してすぐの3ヶ月間は、実務業務をやりつつ、手順書を作りながら、順次依頼していた業務アウトプットのチェックも行っていたので、もちろん大変でしたよ（笑）

でも、業務の引継ぎは遅かれ早かれ必ず発生します。どうせいつかはやることになるので、「いつかやるなら、今やるべきだ！」と決心して取り組みました。

アウトソーシングのスタート時は、一時的に担当者に負荷がかかるのは避けられないですが、そこを乗り切ってしまえば、時間の経過と共に業務効率化はどんどん進んでいきます。現に結果にきちんと現れているので、腰を据えてアウトソーシングして本当によかったと思っています。

元来アウトソーシングは組織にとって必要なことなので着手しましたが、同じ業務をこなし続けても成長につながらないので、自分自身のキャリアや成長を考えてもプラスに働いたと思います。

弊社には、業務の枠を超えて新しいことに取り組む環境がありますし、やりたいことに挑戦できるカルチャーがあります。その環境を活かせる土台をCASTER BIZ assistantによって作り出せていると思っています。

—最後に、今後の展望を聞かせてください。

佐藤様：実は、人事労務で業務効率化が実現できたあかつきには、同じ社内でCASTER BIZ assistantを横展開したいという構想もあったんです。村瀬が頑張ってくれたおかげで、無事に人事労務分野の業務フローが構築できたので、少し前から契約時間を追加して、経理部門でもCASTER BIZ assistantの導入をはじめました。

どの部門においてもCASTER BIZ assistantを活用することで業務効率化できることがあると思っていますから、会社全体にいい影響が広がればと考えています。

最初に申し上げたように、スタートアップにおける人事労務のモデル組織になること、そしてなにより、従業員に安心安全を提供していくことが我々のミッションです。

それを達成するためには、新しい制度を導入したり企画を練ったりしてどんどん新しいことに挑戦していくことが、我々にとってのレバレッジが高い業務になるのではないかと思ってます。

新しい取り組みを始めると、そこには必然的に新しい運用が発生します。その運用まで一緒に対応していたら、いずれうまく回らなくなりますし、今度は新しい挑戦ができなくなってしまいます。その運用をいかに効率的に回していくかが、新しい挑戦をし続ける秘訣の一つかもしれませんね。

私たちの運用サポートには、今CASTER BIZ assistantという心強いパートナーがいます。今後もCASTER BIZ assistantにサポートいただくことで運用をきちんと回しながら、組織成長をスピードアップさせる強い基盤組織でありたいと思っています。