自分のリソースは増やしたいけれど、スタッフの負担は増やしたくないだから私はCASTER BIZ assistantを選んだ

自分のリソースは増やしたいけれど、スタッフの負担は増やしたくないだから私はCASTER BIZ assistantを選んだ

兵庫県加古川市を拠点に、税理士法人、経理代行の事業を展開するアクトライズ グループ。
今回は、株式会社アクトライズの代表取締役を務める高田 裕美様にお話を伺いました。

CASTER BIZ assistantなら私の悩みを解決してくれる！？

現在、私のグループ内での役割は幅広く、総務から経理、事務などのバックオフィス業務に加えて、営業活動も行なっています。ですから、どうしても仕事量が多くなってしまい、一人で全ての業務を対応しきるのは非常に難しく、常にリソース不足の状態でした。

もちろん事務所にはバックオフィス業務をやってくれているスタッフがいるのですが、彼らには彼らのちゃんとした役割と仕事があります。私の仕事をお願いすることで、残業させてしまったり、休みを返上して働かせたりということは絶対にしたくなかったんですね。

かといって、新たに私の仕事をカバーしてくれる人を採用しても、教育するのに時間と労力がかかるのでそれも大変です。

では、どうやって解決したらいいんだろう…と頭を悩ませていた時に出会ったのがCASTER BIZ assistantでした。知人が「リモートアシスタントさんのプロフェッショナル集団」とFacebookで紹介していたのを見て、「私の悩みを解決してくれるのはこれかもしれない」と思い、CASTER BIZ assistantに依頼することに決めました。

CASTER BIZ assistantに頼めば、お客様を待たせない

CASTER BIZ assistantを導入して半年ほどになるのですが、これまでにお願いした業務は主に、会計ソフトfreeeへの情報登録作業、メールの一時返信、資料作成、リサーチ業務です。

その中で、依頼する仕事として一番相性が良いと感じているのは、リサーチ業務ですね。

私のところにはお客様から、「販売管理ツールを導入したいと思ってるんだけど、どんなのがあるかな？」とか、「こんな事業を新しくやろうと思うんだけど、どうしたらいい？」といったように、電話やメールで毎日たくさんの相談が来ます。その相談内容によっては、私がすぐに答えられないこともありますから、リサーチしてからお答えするんですね。これまでは、自分で調査をしてお客様に返答していました。

CASTER BIZ assistantを導入したタイミングでこのリサーチ業務をお願いしてみたところ、早いレスポンスで的確なリサーチ結果が返ってきたので、「これは助かるわ！」と、それからはずっとCASTER BIZ assistantにお任せしていますね。

特に、私に電話で相談してくださる方は、早く答えが知りたいから電話をかけてきてくださるので、私も出来るだけ早く答えを出してあげたいんです。でも、アポイントやその他の業務があると手を付けられずにお待たせしてしまうことになりますから、そんな時、CASTER BIZ assistantの存在は助かりますね。

今日も「倉庫業を営みたいから、どんな手続きが必要か教えて欲しい」という問い合わせをもらっているので、これからCASTER BIZ assistantにお願いしようと思っているところなんです。

オンラインミーティングでさらなるサポートを

これからは、オンラインミーティングを導入、CASTER BIZ assistantをもっと上手に活用していきたいと思っています。

私の場合、お客様先に出向いたり、営業に行ったりと事務所を離れている時間も多いんです。そうすると、丸一日チャットを確認できなかったり、テキストを打つ時間すら惜しかったりと、「今日は仕事をお願い出来ずに終わってしまった。。。」なんてことも正直あるんです。

せっかくのサポート体制があるのに、それでは勿体無いですから、今後は月に数回のオンラインミーティングの機会を設けてもらおうと思っているところです。テキストではなくてオンラインでお話できたら、私は色んな事を相談できてありがたいですし、仕事としてお願いできる事もたくさん出てくると思うんです。

今後、事業を拡大していくにあたり、ますます私の業務は増えていきますので、キャスターにはさらなるサポートをしてもらえたら嬉しいなと思っています。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。