採用強化の裏側を公開！キャスタービズオンラインアシスタント導入で組織体制変革

採用強化の裏側を公開！キャスタービズオンラインアシスタント導入で組織体制変革

「ゲームを軸としたIPプロデュースカンパニー」を中長期のゴールとして目指し、新たな挑戦領域としてIPの創出と活用、基盤事業としてモバイルゲームをグローバルに展開する株式会社アカツキ。

同社の採用部門中途採用チームは、CASTER BIZ assistantを導入し、業務全体の効率化やクオリティ向上、そしてチームメンバーの良さを生かせるチーム作りを実現しています。

今回は、中途採用チームの高橋 由佳様と前田 季子様にお話を伺いました。

過去3年で従業員倍増。成長を続ける事業を支える採用のオペレーションをCASTER BIZ assistantで大幅に見直し

—まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

高橋 由佳様（以下、高橋様）：私たち中途採用チームは、会社全体の採用を10名弱のメンバーで担っています。

毎年事業が成長していく中で、ありがたいことに事業を構築するメンバーの採用も比例して増えています。嬉しい反面、採用人数と業務の拡大に伴って、業務が複雑化・属人化し、さらにオペレーション業務に割く時間が増えていくという課題がありました。また、属人化の結果、チームメンバーが休み等で欠けたりする度にタスク分散をしなければいけない状況に頭を悩ませていました。

加えて、中途採用チームとしての貢献価値やメンバー個人のキャリアをどう広げていくのか、という視点で考えた際に、このやり方の延長線上にその答えがあるか疑問に感じていました。

そこで、採用のコア業務に注力するための体制づくりとして、誰が、何を、どのくらい対応しているのか業務の見える化を3ヶ月ほど行い、貢献価値やキャリアについて整理や調整を行うと共に、定型化できるオペレーション業務はアウトソーシングすることに決めました。

ーさまざまな選択肢がある中で、なぜCASTER BIZ assistantを採用してくださったのでしょうか？

高橋様：弊社では、中途採用チームが活用する以前からCASTER BIZ assistantを導入している部署があります。他部署で導入していることは前々から知っていたので、中途採用チーム内でアウトソーシングの話が出た時には、まずは他部署の契約時間を流用させてもらうかたちで、テスト的にCASTER BIZ assistantの利用をスタートしました。

間違った成果物を見て、アウトソーシングの成功を確信！？

ーテスト導入から、本導入を決めた理由は何でしたか？

前田 季子様（以下、前田様）：本導入しようと決めたのは、こちらからお願いした業務が、意図と違うかたちで成果物としてあがってきた時ですね。私たちからの指示が正確でなかったことがわかったのと同時に、正しい指示をすれば、期待通りのアウトプットが間違いなくもらえることもわかったんです。

アカツキでは、それぞれの得意を生かすことでチームとして最大限の力を発揮できると考えています。もともとクリエイティブな仕事をすることにワクワクするメンバーが集まっていたところに、事務作業のプロフェッショナルであるCASTER BIZ assistantのオンラインアシスタントさんが加わることで、チームとしてより良い状態になるだろうとイメージが持てました。

ー業務の切り出しは、スムーズに進みましたか？

前田様：いいえ、最初の一歩にかなり苦労しましたね（苦笑）業務を依頼する前段階の、仕事を全て洗い出し、フローに落とし込み、ルールを整理し、お伝えするところがもっとも大変でした。

明確な指示を出しているつもりでも、社内の暗黙知の部分が言語化して伝えられておらず「これはどういう意味ですか？」「この指示が曖昧です」という質問がが返ってきてしまうんです。とにかく最初は根気が必要で、迷わず業務を遂行していただけるレベルまで認識を一致させるのに苦労しました。

ある程度お任せできるところまで進めば、その後は成果物と理想形を照らし合わせてお互いが差分を埋めていく流れに乗れたので、そこからは一気に進み楽になりました。

私たちの指示に合わせて、採用経験のある優秀なオンラインアシスタントさんがマニュアルも日々更新してくださるので、今では誰が見てもすぐに作業が完遂できるレベルの最新のマニュアルが形になっています。

CASTER BIZ assistantで業務の属人化と主観化をなくす

ー大変な時期を経て、現在は具体的にどのような業務を依頼していますか？

前田様：現在は、50以上ある募集ポジションそれぞれの選考の進め方のルールに即して、新着応募の確認、関連部署への書類選考依頼、面談の日程調整、候補者様やエージェントへの連絡などを中心に、お願いしている業務は多岐に渡ります。

CASTER BIZ assistantに依頼するかしないかの基準も定めていて、随時柔軟な判断が必要になる業務は社内に残し、判断基準が設けられ、Aの場合はBであるというように分岐が明確な業務を中心にお願いしています。

ー業務を依頼する中で、CASTER BIZ assistantのここが良いというポイントがあれば教えてください。

前田様：私が思うCASTER BIZ assistantの良さは3つあります。

一つ目は、作業に対して正確性が高い点です。

まず、決められたルールに則り、決められた作業を、決められた期日までに実行するという点で、業務が軌道に乗ってからは抜け漏れがおきたことがありません。抜け漏れかな？と思った時は、ほぼこちら側の指示か設定のミスです（笑）

不明点は必ず確認し、気づいた点があればマニュアルにないことでも報告をしてくださる。急な作業でも、工数的に可能か、難しい場合はいつまでにならできそうかを提案してくれるので、安心してお任せできます。

抜け漏れやミスが減った上に作業スピードも向上していて、オペレーションクオリティーはこれまで以上です。

二つ目は、自分がやらなくてもいいけれど自分しか対応できる人がいない、且つ自動化も難しい業務を依頼できる点です。

今依頼している業務の中でも、特に面談の日程調整は想像以上に労力と時間がかかる業務です。大事な業務ではあるものの、まさに自分でなくてもいい業務なんですよね。調整、確定、連絡まですべて行っていただけているのは、採用担当者にとっては非常に有り難いポイントだと思います。

三つ目は、業務切り出しと同時に業務見直しもできる点です。

これまでCASTER BIZ assistantに業務を依頼する過程で「あれ、これ何のためにやっているんだっけ？」と、本来は不要な業務があったことに気がつけたことが何度かありました。

特にオペレーション業務は、成果に全く影響のないことでも当然のようにやるものとして習慣的に作業をこなしてしまっていることがあり、特に日常のルーチン業務の中ではなかなか気がつきにくいものです。

そこに気がつくきっかけとなり、業務全体の見直しによる効率化ができるので、CASTER BIZ assistant導入によるメリットは非常に大きいと思っています。

高橋様：先ほど前田が話したように、採用業務は随時判断が必要になる業務がありますし、イレギュラーも多く発生するので、それが業務の属人化や主観化を招いてしまうんです。でもそこにCASTER BIZ assistantを挟むことで、業務の標準化が可能になりました。

これまでオペレーションに変更があった場合には、口頭ベースでの伝達をしていたケースが多く属人化や主観での判断になりがちでしたが、今では一つひとつの判断や対応に明確な根拠があり、確実にマニュアルとしてチームに財産が残る状態です。

それだけでも中途採用を強化する土台が積み上がっているなと感じています。

成果にコミットする採用チームへ

ーお話を伺っていると最初はかなり苦労されたようですが、あきらめず粘り強くアウトソーシング化できた理由はどこにあるのでしょうか？

高橋様：やはり最初の意思決定だと思います。中途採用チームとして成果をどこに置くのか、今後の価値貢献をどう積み上げていくのかと考えた時に、まずはオペレーションを見直し、そこに費やしている時間をやりたいことに取り組む時間に使おうと決めていました。

そこにはチームの強い意志があったので、途中でやめることは一切考えず、どうしたらうまくいくかだけに集中して取り組みましたね。今は大変でも長い目で見たら必ずチームにとってプラスになると思っていました。

前田様：何をやるにせよ「変化のタイミングはしんどくて当然だよね」という前提があったので、自分たちのありたい姿を見据えて、「これは乗り越えるべき壁だ」とみんなが認識していました。

CASTER BIZ assistantに依頼する過程で、しんどいながらも着実に業務が楽になっていく実感をメンバー全員が持てていたのも、頑張れた一つの要因だと思います。

ー素晴らしいマインドセットとチーム力ですね。最後に今後の展望を聞かせてください。

高橋様：CASTER BIZ assistantを導入して時間に猶予が生まれたことで、現在は、選考のプロセス改善や選考数値分析等に時間を使えるようになり、考えることに集中できる時間が増えました。加えて、採用チャネルの開拓やダイレクトやスカウトの強化など、これまでやりたかったけれど手が届いていなかった採用手法にも取り組めるようになりました。

手を使う業務時間が減り、頭を使う業務を増やせている感覚です。

こうして本来取り組みたかった採用業務に注力していくことで、自分たちの価値貢献にフォーカスしながら、いい採用につなげていきたいですね。

前田様：弊社には「A Heart Driven World. ハートドリブンな世界へ」という大切にしているビジョンがあります。これからもCASTER BIZ assistantのみなさんにお力添えいただきながら、自分たちのすべきことに集中し、ビジョンの実現に向けて突き進んでいけるチームでありたいと考えています。