年間100人以上採用するユーザベース流の、コア業務に集中できる体制のつくり方

年間100人以上採用するユーザベース流の、コア業務に集中できる体制のつくり方

経済情報プラットフォーム「 SPEEDA 」、ソーシャル経済メディア「 NewsPicks 」などを展開する株式会社ユーザベース。「経済情報で、世界を変える」というミッションのもと、さまざまな新規事業を創出しています。

今回は、同社の採用部門におけるCASTER BIZ assistant活用について、採用部門コーポレート カルチャーチームの長谷川 紗依子様と、同じく採用部門B2B SaaSチームの小松 翔子様にお話を伺いました。

採用チームとして事業成長に貢献するために

—まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

長谷川 紗依子様（以下、長谷川様）：CASTER BIZ assistantを導入したのは、いまから2年ほど前です。会社の成長目標に合わせて、100人以上の採用計画がありました。

当時の採用チームは4、5名ほどだったのですが、どうしても日々のオペレーションにリソースを取られてしまい、一番力をいれるべき母集団形成に集中できない状態で、採用目標を達成するためには体制の見直しが必要でした。

そこで業務のアウトソーシングを検討し、CASTER BIZ assistantの導入を決めました。

—CASTER BIZ assistantを選んだ決め手はありましたか？

長谷川様：一番の決め手になったのは、使用するツールやサービスに対して柔軟に対応してもらえることですね。私たちは業務の中でさまざまなツールやサービスを利用するので、各サービスにログインして業務してもらえるか、してもらえないかは重要なポイントでした。

他に検討に上がったサービスの中には、セキュリティ的に業務依頼が難しいものもあったので、スムーズにCASTER BIZ assistantに決まりましたね。

—現在どのような業務をCASTER BIZ assistantに依頼していますか？

小松 翔子様（以下、小松様）：毎月依頼する業務の中で約6割を占めているのが、採用管理ツール（ATS）に各種媒体からの応募を登録する業務です。職種も募集枠もかなりの数があり、さらに採用媒体も5〜6媒体を扱っているので、その業務だけでも、ものすごい量をこなしていただいていますね。

それ以外では、採用条件に関わる資料作成や送付、来社していただくために必要なQRコードの発行、活用しているツールやサービスの契約書や請求書の処理などを定常的に依頼していて、毎月おおよそ70〜100時間ほど利用させてもらっている状況です。

イレギュラーにも柔軟に対応、年間100人以上採用できる体制の裏側

—10月は80時間、11月は100時間…というように、利用時間を毎月細かく変動させて、上手にコントロールしていらっしゃいますよね。

長谷川様：自分たちが本来やるべき仕事以外はできる限りお願いしたいと思っていますが、やはりコストはできるだけ安く抑えたいという意識は持っています。その点においてCASTER BIZ assistantは必要に応じて利用時間を自由に増やせるのでありがたいです。

大体の採用計画から最低限必要な時間を計算して、まずはギリギリのラインで契約させていただき、業務量や母集団数を見ながら毎月柔軟にプランアップして調整しています。

利用させてもらう中で、CASTER BIZ assistantの良さははこの柔軟性にあるなと感じますよね。その柔軟性と、安定的に確実にサービスを提供してもらえるところがすごくいいなと思っています。

—具体的にはどういうことですか？

長谷川様：たとえば、オペレーションをお任せできる人を採用した場合、1日の業務量に限りがあるため、繁忙期などは依頼する内容や量を調整するということが起こり得ますよね。でもCASTER BIZ assistantに依頼した場合はそれが起こらないんです。

「明日の午前中までにこの業務をお願いします」と依頼したら、CASTER BIZ assistant内でリソース調整してくれたり、複数の方が同時並行的に業務を進めてくれたりするので、依頼した業務は必ず期日に終わるんです。ここは単に利用時間だけでは見えない部分ですが、実は素晴らしいことだと思っていますし、非常に助かっている部分でもあります。

それに担当の方が休暇を取られる際は、代わりの方が入って業務を遂行してくれるので、いつも自分の仕事に集中できる状態を作れています。

—嬉しいお声をありがとうございます！採用チームのみなさんは現在、母集団形成に集中できている状況でしょうか？

長谷川様：はい。CASTER BIZ assistantによるサポートのおかげで、採用メンバーは2年前とさほど変わらない社員5名、業務委託数名という体制のままに、年間100人以上の採用が実現できています。母集団形成に専念できていますね。

社内にどんどん拡がるCASTER BIZ assistant

—今回は採用チームでの活用のお話を聞かせてもらっていますが、実は別部署でもCASTER BIZ assistantをご利用いただいていますよね。どのように利用が拡がっていったのですか？

小松様：業務や採用の相談をもらう中で、「その業務だったらCASTER BIZ assistantを利用するといいよ」と提案していたこともあり、広報、労務、総務、事業部などの各部署に自然と拡がっていったと思います。

どんな業務を任せたいのか聞く中で、内容がマッチしそうであれば、CASTER BIZ assistantという選択肢があることを積極的に提案していますね。

複数のチームで横断的にCASTER BIZ assistantを利用することで副次的なメリットもあって、たとえば、私からは初めての依頼でも「以前他のチームで同じような依頼をもらった際のマニュアルがあるので、それを参考に対応することは可能ですよ」とリモートアシスタントさん側から提案をもらえたり、スムーズに対応してもらえたりするのは助かります。

長谷川様：業務のほとんどがそれ単体で終わりではなく、つながっています。CASTER BIZ assistantの場合、「アクセス権限をもらえれば対応できます」と各業務をつなげてくれるようなイメージで進めてもらえるので、社内でもお勧めしやすいですね。

—ちなみに、CASTER BIZ assistantをうまく利用するコツはありますか？

小松様：最初に業務を切り出すタイミングが一番苦労すると思うのですが、マニュアルなどを作り込もうとせずにまずはたたき台を作って、進めていただく中で一緒にブラッシュアップしていくことだと思います。

依頼する時のマニュアルって、どうしても完璧に作ろうとしちゃうんです。でも自分ひとりでつくると漏れが発生しやすいし、結果的に時間もかかってしまいます。

そうではなくて、5割程度のたたき台を作って提出し、それをベースにリモートアシスタントさんと一緒に修正しながら作りあげていく方が、自分だけで一生懸命考えるより圧倒的に早いし、いいものができるんですよね。

長谷川様：それができるのは、CASTER BIZ assistantのリモートアシスタントさんに対して、「わからないまま絶対に進めない」という信頼と安心を持てているからですね。わからなければ必ず質問して理解してから進めてくれるという安心感があります。

依頼した業務はすべてCASTER BIZ assistant側でマニュアルを作ってくれているし、変更があれば自動アップデートもしてくれるので、本当に頼りになります。

事業成長にコミットしたいからこそCASTER BIZ assistantを

—CASTER BIZ assistantが社内で拡大していくということは、アウトソーシングに対してポジティブな雰囲気が会社全体にありますよね。

長谷川様：もともと弊社は、好きな場所で好きな時間に働ける「スーパーフレックス制度」があることもあって、物理的な制限は極力減らせるよう、クラウド化には積極的に取り組んでいますね。

また仕事に対しては、業務改善や、創造性を必要とするような自分にしかできない仕事に集中すべきだというカルチャーが根付いています。

現在CASTER BIZ assistantに依頼している採用条件に関わる資料作成は、以前は私が担当していた業務でした。責任を持って自分が担当するものだと思い込んでいましたが、それが他の業務をひっ迫してしまっている状況だったんです。

その時に上司からもらったアドバイスは、「確かに重要な業務だけれど、資料作成までは長谷川さん以外でもできる仕事。資料作成業務と確認業務を切り分けて、CASTER BIZ assistantさんにサポートして貰えばいいんじゃない？」というものでした。
そうやって「それって本当にあなたがしなきゃいけない仕事？」みたいな会話は、上司に限らずメンバーからも出てきます。自分の発想も柔軟になってきて、「どこまでCASTER BIZ assistantさんに頼ることが出来るのか」という考えに変わってきましたね。

—最後に今後の展望を教えてください。

小松様：CASTER BIZ assistantがいてくれるからこそ、私たちは自分がやるべき仕事や意思決定に時間を使えています。

採用計画を必達することこそが、リクルーターとして事業成長に貢献できることだと考えています。だからこそ、私たちがまずやるべきことは、採用業務に集中することです。

自分たちにしか出来ないことに集中し、それ以外をお任せする、そのためにも今後も引き続きサポートいただきたいと思っています。