事務アウトソーシングへの依頼で社内リソースを有効活用｜導入メリットや選び方も解説
「事務作業が多すぎてコア作業に集中できない」という悩みを抱えている企業も多いでしょう。事務処理が滞ると、従業員の負担が増加して事務業務の質が低下するリスクがあります。改善策として、事務アウトソーシングの活用がおすすめです。
事務アウトソーシングとは、事務作業を外部企業や人材に任せることです。その結果、自社の定型業務に割くリソースをコア業務に当てられるようになります。この記事では、事務アウトソーシングのメリットやデメリット、依頼できる業務内容や選び方などを解説します。
事務アウトソーシングの基礎知識
まずは、事務アウトソーシングの基礎知識を解説します。
事務アウトソーシングとは
一般的に、企業の成長や利益に欠かせないコア業務に人材を集中させ、利益に直結しない事務作業はアウトソーシングするという考え方があります。事務は定型化できる業務が多いため、アウトソーシングしやすい業務です。正確性が求められ企業運営に欠かせない業務でもあるため、慎重に依頼先を選ぶ必要があります。
事務アウトソーシングが求められる背景
少子高齢化の影響などで労働人口は減少が続いており、さまざまな業界で人材不足が慢性化しています。限られたリソースで質の高い業務を行うための方法として、事務アウトソーシングが注目を集めるようになりました。
事務アウトソーシングの業務内容
事務アウトソーシングではどのような業務を請け負っているのでしょうか。
一般事務
一般事務とは、事務職のなかでも基本的な事務作業を担当する職種です。定型業務が多いため、事務アウトソーシングに依頼できる業務も多くあります。たとえば、データ入力や書類作成、発送業務、ファイリング、情報収集などはアウトソーシングで対応可能です。
営業事務
営業事務とは、外回りを担当する営業職のサポート役として事務作業を担当する職種です。依頼できる業務としては、電話対応やアポ取り、資料や契約書の作成、スケジュール管理など多岐にわたります。また、契約後の不良品交換、クレーム対応なども担当します。
人事
人事とは、人材に関する業務を担当する職種です。人事は自社の継続的な発展のために欠かせません。依頼できる業務としては、給与計算や社会保険関連業務、採用や育成、勤怠管理などが挙げられます。
総務
総務は、組織がスムーズに機能するように幅広い業務を担当する職種です。企業にもよりますが、人事や法務などを兼任するケースも少なくありません。たとえば、備品管理やイベント企画、労務や人事関連の業務、防災業務など総務の役割もアウトソーシングで対応可能です。
経理
経理は、自社の経営状況を明らかにするための業務を行う職種です。時期によって業務量が大きく異なり、決算期は特に業務量が多くなります。たとえば、経理計算や領収書の処理をはじめ、請求書発行や入金処理などの月次業務も依頼できます。
インターネット関連業務
インターネットを活用する業務もアウトソーシングできます。インターネットの利用が一般的になっているとはいえ、自社で対応できないケースもあるでしょう。たとえば、Webサイト更新やSNS運用サポート、リサーチ業務、文字起こしなどが依頼できます。
事務アウトソーシングのメリット
事務アウトソーシングの利用は、コスト削減や業務品質の向上につながります。ここでは、事務アウトソーシングのメリットを解説します。
マネジメントコストを削減できる
事務アウトソーシングは、即戦力となる人材にコストを抑えながら業務を任せることが可能です。アウトソーシングは業務委託契約を締結することが一般的で、固定費がかからないためマネジメントコストの削減につながります。
自社の人材をコア業務に集中できる
事務アウトソーシングの活用により、定型業務に割いていたリソースをコア業務に充てることができます。たとえば、事業企画などへ人材を再配置することで、生産性向上や新しいアイデアの創出などが期待できるでしょう。
業務品質を向上できる
事務アウトソーシングを請け負う企業には、事務業務のノウハウがあります。アウトソーシング企業への依頼によって、高度なスキルや知識を自社に取り入れることができ、質の高い業務を実現できます。
事務アウトソーシングのデメリット
次に、事務アウトソーシングの3つのデメリットを解説します。
情報漏洩の恐れがある
自社の情報を依頼する企業に渡すことになるため、情報漏洩のリスクがある点はデメリットです。事務アウトソーシング企業では情報漏洩対策が行われているものの、絶対に漏洩しないとはいえません。
属人化しやすい
事務作業全般を任せきりにしてしまうと、属人化する恐れがある点に注意が必要です。事務業務がブラックボックス化すると、トラブルが発生した際の対処が遅れたり、不正につながったりする可能性があります。
ノウハウの蓄積が難しい
事務アウトソーシング企業に任せきりになることで、自社にノウハウが蓄積されない恐れがあります。情報やノウハウをすべて共有されるとは限らないため、契約時に確認しましょう。
事務アウトソーシングの活用事例
事務アウトソーシングの活用により、自社の課題解決につながる可能性もあります。ここでは、事務アウトソーシングの活用事例を解説します。
人材不足を解消できた事例
事務職の人材不足が慢性化している企業では、膨大な業務量に追いつかずに処理が滞るケースがあります。その結果、人的ミスが起きやすくなり大きな問題に発展するケースもあるでしょう。
定型化できる事務作業を外部に依頼した結果、限られた人員でも業務を進められる体制を構築した事例は多々あります。
季節的な業務量の変動に対応する体制を構築した事例
事務業務は、時期によって業務量が変動します。たとえば、決算期や従業員の入退社が多い時期は業務量が多くなるでしょう。ある企業では、事務アウトソーシングに依頼して業務の繁閑に応じた人材配置を行いました。その結果、余剰人員や人員不足の心配がなくなり、安定経営につながっています。
事務アウトソーシングの料金形態と金額の目安
ここでは、事務アウトソーシングの料金形態と金額の目安を解説します。
固定料金制
固定料金制とは、毎月の料金が決められている形態です。毎月決まった費用を支払う形になるため、依頼前と依頼後の成果を比較しやすいというメリットがあります。
CASTER BIZ assistantでは、1か月あたり13万2,000円で利用できる6か月プラン、12万円で利用できる12か月プランを用意しています。どのプランでも月の利用時間は30時間からとなっており、自社のニーズに合わせてカスタマイズや時間追加なども可能です（2024年5月時点）。
従量課金制
従量課金制とは、依頼する業務の内容と量によって料金が変動する料金形態です。依頼する業務によって料金が変動するため、毎月の費用を把握しにくいというデメリットはありますが、ピンポイントで利用したい業務に向いています。
変動制
変動制とは、アウトソーシングの利用期間によって料金が変動する料金形態です。たとえば、3日間だけ利用したいなど、短期間や短時間で利用する際に向いています。ただし、見積りが甘いと契約期間内に完了しないケースもあるため注意しましょう。
事務アウトソーシングを選ぶ3つのポイント
事務アウトソーシングを選ぶ際には、3つのポイントを押さえましょう。
【1】在籍スタッフのスキルが高い
アウトソーシングに向いた業務は定型化できるノンコア業務ですが、スキルが高い人材がいる企業の方が業務効率は上がります。専門知識が必要な業務もあるため、在籍スタッフのスキルや経験、保有資格などを確認しましょう。
【2】実績と経験が豊富にある
受注件数が多い企業は、ノウハウや経験が蓄積されているため、自社の業務でも成果が挙げられる可能性が高いです。自社の業界や業種での実績が豊富かどうか、検討段階で確認しておくとミスマッチを防げます。
【3】セキュリティ体制が整っている
事務アウトソーシングでは、企業の機密情報や個人情報を扱うケースもあるため、セキュリティ体制の確認は必ず行いましょう。情報管理やセキュリティ面を確認することで、情報漏洩リスクを最小限に抑えられます。
事務アウトソーシング導入の注意点
事務アウトソーシングを導入する際には、注意したいポイントが3つあります。
依頼する業務を明確にする
どの業務を依頼するのか明確にしましょう。依頼する目的や業務範囲、内容などをアウトソーシング側と話し合って明確にしておきます。認識に齟齬があると期待する成果が出なかったり、トラブルが発生したりする恐れがあります。
情報セキュリティに関する取り決めをする
情報漏洩などのリスクを最小限にするために、事務アウトソーシング事業者と個人情報の秘密保持契約を結びましょう。情報漏洩が起こった際の対応についても取り決めておくことが重要です。
情報共有のルールを定める
事務アウトソーシング側からノウハウが共有されない場合や、従業員が携わらない業務は社内にノウハウが残らない可能性が高いです。アウトソーシング側と情報共有のルールを定めておくとよいでしょう。
おすすめの事務アウトソーシングサービス
事務アウトソーシングはさまざまなサービスがあります。ここでは、おすすめの事務アウトソーシングサービスを紹介します。なお、掲載の情報は2024年5月時点の内容です。
CASTER BIZ assistant
CASTER BIZ assistantは、有名企業にも導入されており実績が豊富です。ルーティン業務だけでなく、専門領域にも対応できるため幅広い業務で活用できます。6か月契約で1か月あたり13万2000円/30時間～となっており、導入コンシェルジュオプション契約は5万円/月です。
Help You
Help Youは、従業員100名以上の企業に多く導入されています。営業事務や企画・サポートなどの業務にも対応可能です。チームプランは契約期間6か月で1か月あたり10万円/30時間から、1名専属プランは契約期間1か月で15万円45時間からです。
YPP
YPPは、業界や業種を問わず幅広く導入されている実績があります。データ入力やリサーチ、見積書作成や会計などさまざまな業務に対応可能です。1年契約で1か月あたり33万円/60時間からとなっており、3か月のお試しプランもあります。
まとめ
事務アウトソーシングとは、事務作業を外部の企業や人材に委託することです。依頼先を選ぶ際は、実績や経験、セキュリティ体制などを確認し、自社に合ったサービスを選びましょう。
CASTER BIZ assistantは、オンラインであらゆる業域の業務について、採用率1％の優秀なアシスタントがサポートできます。リモートワークでの歴史が長く、リモートワークで初の上場企業でもあります。事務アウトソーシングをお考えの際は、ぜひお問い合わせください。