残業削減はどう進める？効果的な方法７選と事例を紹介
残業削減は、多くの企業にとって避けて通れない経営課題です。
「残業を減らしたいのに業務が終わらない」「制度を整えても現場に定着しない」と悩む担当者も少なくありません。
残業削減を実現するには、業務量や働き方の課題を整理したうえで、実効性のある施策を段階的に進めることが重要です。
労働時間だけを減らす表面的な対策では、隠れ残業や社員のモチベーション低下など新たな問題が生じる可能性もあります。
本記事では、残業削減を阻む原因や残業削減に取り組むメリット、効果的な方法などを解説します。
自社の改善ポイントを整理し、残業削減を実現するためにぜひ最後までご覧ください。
残業削減を阻む４つの原因
残業削減が進まない原因として、業務量の偏りや非効率な業務プロセス、長時間労働を容認する企業文化などが挙げられます。
本章では、残業削減を阻む４つの原因について解説します。
業務量が多すぎる
業務量がキャパシティーを超えている場合、残業削減の取り組みを行なっても成果は出にくくなります。
勤務時間内に処理できない業務量が割り当てられている状態だと、時間外労働で補うしかありません。
＜業務量が過剰になる要因＞
- 人手不足により一人あたりの担当業務が増えている
- 業務配分が適切に管理されていない
- 過剰な目標やタスクが設定されている
- 業務量の見積もりが正確に行なわれていない
一人あたりの業務量が適正でなければ、勤務時間内に仕事を終えることは難しくなります。
残業削減を進めるには、業務量の把握と人員配置の見直しが欠かせません。
業務が最適化されていない
業務が最適化されていない職場では、無駄な作業や非効率な手順が積み重なり、残業が発生しやすくなります。
適切な業務配分や作業手順の見直しが行なわれない場合、限られた勤務時間内で業務を終えることは難しくなるためです。
従来の仕事の進め方が見直されないまま、時間を要する業務が放置されている企業もあります。
＜業務効率を下げる要因＞
- 目的が曖昧な会議が頻繁に行なわれている
- 作業手順が整理されておらず手戻りが多い
- 特定の担当者しか対応できない業務がある
- 業務の優先順位や担当分担が明確になっていない
業務が属人化すると担当者への負担が集中し、作業時間のばらつきも大きくなります。
残業削減を進めるには、業務手順の整理と役割分担の明確化を行ない、効率的な業務体制を整えることが重要です。
古い意識が根付いている
長時間労働を評価する古い意識が残っている職場では、残業削減の取り組みが進みにくくなります。
残業が常態化している場合、勤務時間内に業務を終えていても退勤をためらう従業員が増えるためです。
上司が職場に残っていると退勤できない、定時退社はやる気が足りないと受け取られるような職場は残業が常態化しやすいでしょう。
職場の雰囲気が変わらない限り、制度だけ整えても残業削減は定着しません。
働き方を見直すには、長時間労働を評価しない組織文化へ転換する取り組みが求められます。
「生活残業」が常態化している
残業代を目的とした生活残業が定着すると、残業削減の取り組みが進みにくくなります。
とくに残業しないと生計が立てられない場合、社員は収入維持のため意図的に残業するしかありません。
たとえば、基本給が低い、給料のうち残業代が占める割合が大きい職場は生活残業が起こりやすいです。
社員が残業代を稼ぐことを目的としていると、企業が残業削減を進めてもあまり効果が出ないでしょう。
残業削減を実現するには、残業代に依存しない給料・評価制度の見直しが求められます。
残業削減推進で得られる３つのメリット
残業削減を推進すると、人件費の抑制や働きやすい職場環境の実現など、企業と社員の双方にメリットが生まれます。
本章では、残業削減推進で得られる３つのメリットを解説します。
人件費などの固定コストを削減できる
残業削減を進めると、人件費や設備管理費などの固定コスト削減につながります。
残業時間が減れば割増賃金として支払う残業代が減少し、直接的に企業の経費を削減可能です。
残業が常態化すると、人件費だけでなく長時間稼働により光熱費や設備の維持費なども増加します。
残業削減を進める取り組みは、無駄な支出を抑えながら利益率の向上を図る有効な経営施策といえます。
ワークライフバランスが向上し離職率が低下する
残業削減を進めると、ワークライフバランスが整い、離職率の低下につながります。
私生活の時間が確保できると、仕事への満足度や働き続ける意欲が高まるためです。
長時間労働が続く職場では、疲労や家庭との両立の難しさから退職を選ぶ従業員が増える傾向があります。
働きやすい環境が整うと、社員は心身の疲労が軽減できて仕事への集中力が高まったり、会社への信頼感が高まったりするでしょう。
残業削減は、社員の生活と仕事の両立を支えながら、優秀な人材の流出を防ぐ重要な取り組みといえます。
なお、残業削減につながる業務改善の方法について詳しく解説した記事もあるため、あわせてご覧ください。
関連記事：【徹底解説】業務改善の具体的な方法と成功への手順｜生産性向上とコスト削減を実現
企業全体の生産性が向上する
残業削減を進めると、限られた時間で成果を出す意識が高まり、企業全体の生産性向上につながります。
長時間労働に頼らず業務を進めるためには、業務の効率化や働き方の見直しが必要なためです。
＜業務効率化の具体例＞
- 業務手順の見直しによる作業時間短縮
- 不要な会議や作業の廃止
- 業務分担の明確化による作業の停滞防止
- ITツール活用による業務効率化
業務を効率よく進める仕組みが整うと、短い労働時間でも成果を出しやすくなります。
なお、生産性向上の具体的な方法について解説した記事もあるため、あわせてご覧ください。
関連記事：生産性向上を実現する具体的な方法と成功へのロードマップ
残業削減に効果的な方法７選
残業を減らすには、業務の進め方や組織文化を見直し、企業全体で継続的な取り組みを行なうことが重要です。
個別の対策だけでは十分な効果が出にくいため、複数の方法を組み合わせて実行する必要があります。
本章では、残業削減に効果的な７つの取り組みを解説します。
不要な業務の可視化と標準化を行なう
残業削減を進めるには、不要な業務を洗い出し標準的な業務手順を整えることが重要です。
業務内容が整理されていない職場では、重複作業や形骸化した業務が残り、作業時間が増えやすくなります。
＜効果的な業務の見直し手順＞
- 担当者ごとの業務内容・作業時間を確認する
- 業務の目的・必要性を整理する
- 重複作業や不要な業務を洗い出す
- 標準的な手順を作り誰でも対応できる状態にする
業務の可視化と標準化が進むと、やらなくてよい業務が明確になります。
作業の無駄が減ることで業務効率が上がり、結果として残業削減につながります。
マニュアル化して属人化を解消する
残業削減を進めるうえで、業務のマニュアル化と属人化の解消が欠かせません。
特定の社員しか対応できない業務が多い職場では、優秀な社員に仕事が集中し、残業が発生しやすくなります。
業務の目的と作業の流れ、ツールの使い方などを業務マニュアルで整備・共有すると、属人化が解消できるでしょう。
業務負担の偏りが解消されることで、特定の社員への残業集中を防ぎやすくなります。
システムやツールを導入し隠れ残業を防ぐ
システムやツール導入による労働時間の把握は、隠れ残業の防止に効果的です。
客観的な労働データを取得できれば、長時間労働の実態が明確になります。
＜労働状況を把握できるシステム・ツール＞
- 勤怠管理システムによる労働時間の自動記録
- パソコンの利用ログを確認する管理ツール
- 業務時間を分析する作業記録ツール
- 労働状況を可視化する管理ダッシュボード
客観的な労働データを分析すると、残業が発生している原因を特定しやすくなります。
データをもとに業務改善を進めることで、業務効率化と残業削減を同時に進められます。
残業への意識を変える施策を導入する
残業削減を進めるには、社員の働き方に対する意識を変える施策の導入も有効です。
長時間働くことが当たり前の職場では、制度だけ整備してもなかなか残業は減りません。
社員の意識改革を進めるには、残業を抑える仕組みを組織として整える必要があります。
たとえば、定時退社を促すノー残業デーの導入、残業前に上司の許可を得る事前申請制度などが挙げられます。
このような制度を導入すると、計画的に業務を終える意識が職場に浸透します。
結果、残業を防ぎ、働き方改善と残業削減の定着につながるでしょう。
柔軟な働き方を促進する
フレックスタイムやテレワーク、変形労働時間制などの柔軟な働き方の導入も、残業削減に効果的な取り組みです。
働く時間や場所の自由度が高まることで通勤の負担が減り、業務へ集中しやすくなります。
近年は働き方の多様化に合わせて、柔軟な勤務制度を取り入れる企業が増えています。
働く環境を見直すと業務効率が高まり、長時間労働に頼らない働き方が定着しやすくなります。
リーダー層が率先して定時退社する
残業削減を実現するには、リーダー層である管理職が率先して定時退社する姿勢を示すことが重要です。
社員の働き方は上司やリーダー職の行動に影響されやすいからです。
リーダー職が長時間働く状況では部下も帰りにくくなり、残業削減の意識改革が進みにくくなります。
リーダー層が定時退社をしたり、定時退社を推奨するメッセージを発信したりすると、職場全体に残業削減の意識が広がります。
リーダー職主導の改革が進むと、長時間労働に依存しない組織文化が定着するでしょう。
残業削減に貢献した社員へ還元する
残業削減に貢献した社員へ還元する仕組みを整えると、残業しない働き方が定着しやすくなります。
残業削減に伴い収入が下がることをネックに感じる社員が多いと、残業削減の取り組みが進みにくくなるためです。
企業側は削減できたコストを活用し、社員へ還元する制度を設けることが重要です。
＜社員へ還元する制度の例＞
- 残業削減の成果を賞与として還元する
- 業務改善の提案を評価する制度を設ける
- 残業削減に貢献した部署を表彰する
- 有給休暇や特別休暇を付与する制度を導入する
残業しない社員が損をしないユニークな仕組みを整えることで、職場全体の意識が変わります。
残業削減の成果を還元する制度は、働き方改革を継続するための重要な取り組みといえます。
残業削減の進め方
残業を削減するには、場当たり的な対策ではなく、組織全体で計画的に取り組むことが重要です。
課題の整理から実行体制の構築、制度の見直しまで段階的に進める必要があります。
本章では、残業削減の具体的な進め方を解説します。
なお、残業削減につながる業務改善のステップについて詳しく解説した記事もあるため、あわせてご覧ください。
関連記事：【業務改善の進め方ロードマップ】失敗しない5ステップと成功させるための秘訣
プロジェクト体制を構築する
現場任せでは残業削減が進みにくいため、経営層と各部門が連携したプロジェクト体制の構築が求められます。
まずは残業削減を目的としたプロジェクトチームを立ち上げ、役割分担を明確にします。
体制づくりでは、以下の構成が効果的です。
| 構成メンバー | 役割 |
|---|---|
| 経営層 | 方針決定と全社への発信 |
| 管理職 | 部門ごとの課題整理 |
| 人事部門 | 制度整備や進捗管理 |
| 現場メンバー | 実務的な業務改善の提案 |
残業削減プロジェクトが組織横断で機能すると、現場の課題を共有しながら改善を進められます。
経営層と現場が一体となる体制を整えることが、継続的な働き方改革の第一歩となります。
アクションプランを策定する
プロジェクト体制を構築したら、アクションプランを策定し組織全体で共有しましょう。
目標や施策が曖昧なままでは、現場ごとの対応に差が生まれ、取り組みが定着しにくくなります。
アクションプランには、残業時間の削減目標や実施する業務改善施策、担当部署と実行スケジュールを具体的に盛り込む必要があります。
実行計画を組織全体で共有すると、残業削減に向けた取り組みが具体的に進みやすくなります。
組織全体と個人の目標を設定する
アクションプランを策定したら、組織と個人の双方に具体的な目標を設定しましょう。
組織全体の方針だけでは行動が変わりにくいため、部署や個人単位で目標とする残業削減時間を数値として明確にする必要があります。
また、目標達成のためには、KGI（最終目標）だけでなく、現場の状況を踏まえた具体的なKPI（中間目標）を決めることも欠かせません。
たとえば、「やむを得ず残業する場合は原則19時まで」「営業部では一人あたりの残業を月間10時間削減」などがKPIになります。
明確な目標とKPIを共有できれば、社員の納得感も高まり残業時間削減の取り組みが継続しやすくなります。
評価・インセンティブ制度を見直す
残業削減を進めるには、成果を評価して報酬へ反映する制度への見直しも欠かせません。
成果を出した社員が評価される仕組みを整えることで、業務改善や効率化への意欲が高まるためです。
＜評価制度見直しのポイント＞
- 労働時間ではなく成果や達成度を評価する
- 業務改善や残業削減への貢献を評価項目に加える
- 成果を上げた社員へインセンティブを付与する
- チーム単位の成果にも報酬を設定する
努力や成果が評価される制度であれば、従業員のモチベーションが高まりやすくなります。
成果に応じたインセンティブ制度は、効率的に働く文化の定着を促します。
オンラインアシスタントを活用する
定型業務を任せられるオンラインアシスタントの活用も、残業削減を進めるうえで有効です。
データ入力や資料作成などの業務を依頼することで、社員が重要な仕事に集中できる環境が整います。
日常業務の中には、オンラインアシスタントへ依頼できる業務が多数存在します。
たとえば、データ入力やリスト作成などの事務作業、スケジュール管理やメール対応などです。
定型業務を外部へ任せることで、特定の社員へ業務が集中する状況を防ぎ、残業の発生を防げます。
オンラインアシスタントの活用が進むと属人化の解消にもつながり、組織全体の残業削減や生産性向上にも寄与します。
残業削減を実現した成功事例
残業削減に取り組むうえで、実際に成果を上げた企業の取り組みを参考にするのが有効です。
本章では、残業削減を実現した４つの成功事例を紹介します。
オンラインアシスタントの活用
オンラインアシスタントの活用で、繁忙期の残業削減に成功した企業は多数あります。
定型業務を外部へ切り出すことで、従業員が本来の業務へ集中できる体制を整えられるためです。
株式会社justInCaseTechnologiesでは、オンラインアシスタントサービス「CasterBizAssistant」を導入し、以下の業務を委託しました。
- 契約締結の補助（クラウドサイン対応）
- 勤怠チェックや打刻漏れの確認
- 請求書受領や支払申請などの経理業務
- 会議日程調整や会議室予約などの秘書業務
月初の繁忙期には、3営業日で約30〜35時間分の業務をアウトソースする体制を構築しました。
社内の定型業務を外部へ委託した結果、従業員の業務負担が軽減され、残業削減につながっています。
関連記事：定型業務は外に、本質業務は内に。InsurTech企業のバックオフィス改革
労働時間の可視化
勤怠ツールで労働時間を可視化することで、残業を削減した事例があります。
客観的なデータを把握すると長時間労働の原因が明確になり、改善施策を具体的に進めやすくなるためです。
ある企業では、勤怠システムとパソコンの利用ログを組み合わせて労働時間を記録しました。
労働時間の実態がデータとして把握できるようになり、隠れ残業や長時間労働の原因が明確になりました。
数値をもとに業務配分や働き方を見直した結果、残業時間の削減につながった成功事例といえます。
ITツールの導入
ITツールを導入し、労働時間管理の仕組みを見直すことで残業削減を実現した事例があります。
業務管理の制度とデジタルツールを組み合わせることで、長時間労働を防ぐ仕組みを整えたためです。
ある企業では、勤怠管理のルールを見直すと同時にクラウド型の勤怠管理ツールを導入しました。
制度とITツールを組み合わせることで、労働時間の管理精度が高まりました。
結果として長時間労働の抑制につながり、残業削減を実現しています。
社内の意識変革
削減できた残業代を社員へ還元する制度を導入し、社内の意識変革に成功した企業事例があります。
残業削減の成果を賞与として還元する仕組みを整えることで、効率的に働く意識が組織に広がったためです。
ある企業では、残業削減で生まれた成果を賞与へ反映する制度を導入しました。
残業時間が減るほど社員に還元される仕組みを整えた結果、働き方に対する意識が変化しました。
長時間労働に頼らず成果を上げる文化の定着が、残業削減へつながった成功事例といえます。
残業削減でよくある失敗事例
残業削減の取り組みは、進め方を誤ると新たな問題を生む場合があります。
労働時間だけを減らす対策では、働き方の歪みや職場環境の悪化につながる可能性もあるでしょう。
本章では、残業削減で起こりやすい代表的な失敗事例を解説します。
持ち帰り・隠れ残業の発生
強制的な退社ルールだけで残業削減を進めると、持ち帰り残業や隠れ残業が発生する場合があります。
退社ルールを設けても業務量が変わらないままだと、退社後に自宅やカフェなどに場所を変えて業務を進めるしかありません。
また、勤怠打刻後に業務をしたり、業務連絡をしたりするケースもあります。
労働時間の実態が把握できなくなると、企業側も長時間労働を管理できなくなります。
残業削減を進める際は、退社時間の管理だけでなく業務量の見直しも同時に進めましょう。
社員のモチベーションの低下
残業削減の進め方によって、社員のモチベーションが低下する場合があります。
とくに基本給が低い企業だと、社員は残業削減によって収入が減る不安を抱えるでしょう。
結果、働く意欲や業務への集中力に影響が出る可能性があるため、企業側はフォロー施策を検討する必要があります。
＜フォロー施策の例＞
- 残業削減に貢献した社員へ手当を支給する
- 成果や業務改善を評価する制度へ見直す
- 業務効率化の取り組みを評価項目に加える
- 成果に応じた賞与制度を整備する
収入面や評価制度への配慮があると、残業削減への理解が社内に広がります。
社員の不安を軽減する仕組みづくりが、取り組みを継続させる大切なポイントです。
トップダウンの強制
業務改善を伴わないトップダウンの強制は、残業削減の失敗につながる可能性があります。
現場の業務量や作業手順を見直さないまま残業だけを禁止すると、持ち帰り残業や隠れ残業などの発生により社員の反発を招きやすくなるためです。
現場の実態を考慮しない一方的な施策では、残業削減の取り組みが形だけになってしまいます。
残業削減を成功させるには、現場の課題を把握しながら施策を進める必要があります。
業務プロセスの改善や業務量の見直しを同時に行なうことが、現場の理解を得るポイントです。
法的トラブルの発生
残業削減の進め方を誤ると、企業が法的トラブルを抱えるリスクがあります。
働き方改革関連法により時間外労働の上限規制が定められたため、法令を踏まえた適切な労働時間管理が不可欠です。
時間外労働は36協定の締結を前提とし、上限規制を守ることが企業の義務となっています。
＜長時間労働による企業リスク＞
- 労働基準監督署からの是正勧告
- 未払い残業代の請求
- 長時間労働による健康被害への損害賠償
- 法令違反による企業の社会的信用の低下
長時間労働は過労死ラインと呼ばれる基準を超えると、従業員の健康被害につながる可能性があります。
企業には従業員の健康を守る責任があるため、適切な労働時間管理によって法的トラブルを回避することが重要です。
残業削減の一手となる「CASTER BIZ assistant」の活用
残業削減を進める有効な手段として、オンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ assistant」の活用が注目されています。
採用や教育の手間をかけず、即戦力のアシスタントチームが業務を支援するため、短期間で業務負担の軽減につなげられます。
＜CASTER BIZ assistantの主な業務例＞
- データ入力やリスト作成などの事務作業
- スケジュール調整やメール対応
- 資料作成や情報収集
- 経理・人事などバックオフィス業務の補助
業務量に応じてチームで対応するため、特定の社員へ仕事が集中する状況を防ぎやすくなります。
採用費や教育コストをかけずに即戦力の支援を受けられる点は、コストパフォーマンスの高い選択肢といえます。
必要な業務を必要な分だけ外部へ切り出すことで、社内の負担を抑えながら効率的に残業削減を進められるでしょう。
本質的な業務改善と制度見直しで残業削減を実現
残業削減を実現するには、労働時間を減らすだけでなく、業務量や働き方の課題を整理したうえで組織全体の仕組みを見直すことが重要です。
業務の可視化や標準化、ITツールの活用、評価制度の見直しなど複数の施策を組み合わせることで、長時間労働に依存しない働き方が定着しやすくなります。
定型業務をオンラインアシスタントへ委託する方法も有効な選択肢です。
社員が重要業務に集中できる環境を整えることで、生産性向上と残業削減を同時に進められます。
組織の働き方を見直す取り組みは、企業の成長と従業員の働きやすさを両立させるための重要な一歩といえるでしょう。
ぜひ本記事を参考に、自社に最適な形で残業削減に取り組んでください。
