中小企業の業務改善で意識したい点と具体的な進め方を解説

中小企業が利益を最大化させるために、業務改善は必要不可欠なものです。
とはいえ、「何から始めればよいかわからない」「取り組んでみたけど思うように改善されない」といったお悩みを抱える経営者様は多いのではないでしょうか？

 

そこで本記事では、中小企業の業務改善で意識したい点と具体的な進め方を解説します。
自社の生産性を向上させたい方や、無駄なコストを省きたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

中小企業に業務改善が必要な理由

そもそもなぜ中小企業において業務改善が必要なのかといえば、大きく分けて3つの理由があるからです。

一つずつ、詳しく見ていきましょう。

生産年齢人口が減少しており、労働力が不足していくから

中小企業にとって、生産年齢人口の減少による労働力不足は大きな問題の一つです。

 

生産年齢人口とは、日本の生産活動を中心となって支える15～64歳の人口のことです。
総務省が2023年に発表した調査結果によれば、生産年齢人口は全体の59.5%となっており、1990年代をピークに年々減少しています。
これによって今後、労働者数も徐々に不足していく見込みです。

 

従業員が不足すれば、当然一人あたりの業務負担は大きくなります。
採用や教育に割く時間やコストも増えるため、コア業務の生産性は低下してしまうでしょう。

これを防ぐためには、限られたリソースで効率よく業務を行う必要があるのです。

 

参照元：総務省統計局

働き方改革につながるから

働き方改革は従業員の仕事に対する満足度を上げ、求職者に与える企業のイメージを良くします。

 

働き方改革とは、個人の自由で柔軟な働き方を選択できるようにする改革のことです。
近年では当たり前になったテレワークやフレックスタイム制度、ストレスチェックの実施といったものも、働き方改革の一環です。

 

業務改善とこの改革は、ともに労働環境の見直しや生産性の向上を目的としています。

前項で解説したように労働力不足が騒がれている昨今、働き方改革を進めてより多くの人材を獲得するためにも、業務改善への取り組みは必須といえます。

書類の電子化に対応する必要があるから

2020年の脱ハンコ宣言や近年のペーパーレス化の影響で、書類の電子化が進んでいます。

 

これにより、今まで当たり前だった業務フローや、書類の保管方法などを変更する必要がでてきました。

簡単な作業ではありませんが、紙のコストの削減や業務の効率化など、書類の電子化によって得られるメリットは大きいものです。

 

ここにリソースを割くためにも、ほかの業務を効率化しておきたいところです。

中小企業が業務改善に取り組みやすい理由

大企業と比べて、中小企業は業務改善に取り組みやすいといわれています。

その理由は、以下の2つです。

意思決定を迅速に行えるため

中小企業は、大企業と比べて迅速な意思決定が可能です。

 

大企業は組織が複雑化しており、管理職の層が厚く、決定権を複数人がもつケースもあります。

そのため意思決定までに何度も協議を重ねる必要があり、改善策が実行されるまでの時間が長くなりがちです。

 

対して中小企業の場合、上層部と下層部の距離が近いため迅速に話を進められます。
また決定権をトップの人間が単独でもっている場合が多く、社長の許可さえあれば改善策をすぐに実行できます。

 

このように何かを実行するまでのフローが少ないことは、中小企業の大きな強みになるでしょう。

社内での情報共有をスムーズに行えるため

中小企業が業務改善に取り組みやすい理由の一つに、社内の情報共有のスムーズさも挙げられます。

 

中小企業は組織数が少なくて従業員同士の距離も近く、コミュニケーションを密に行えるため、シームレスに情報共有できます。
反対に大企業の場合は組織が細分化されており、ほかのチームや上層部に情報が届くのが遅くなりがちです。
そもそも届かないことも、珍しくありません。

 

企業として課題があればそれを解決することは急務のため、情報共有の早さは中小企業ならではのメリットといえます。

中小企業が業務改善するときに意識したいこと

中小企業が業務改善するにあたって、意識しておきたいことが5つあります。

これらを押さえておけば、より効率的に改善を進められます。

業務改善によって達成したい目標を明確にする

業務改善では、達成したい目標を明確にすることが大切です。

 

ただ漠然と改善を試みても、目標がなければ続けられず、モチベーションも下がってしまいます。

そのため実現可能な範囲でゴールを決めて、とにかく継続するという意識をもちましょう。

 

「従業員一人あたりの月平均残業時間を5時間短縮したい」「この商品の売上を半年で20％向上させたい」など、具体的な数値や期間を定めると効果的です。

現時点でどの程度実現できているか簡単に把握できて、それに取り組む従業員の目線をそろえやすくなりますよ。

業務の優先順位を決める

業務改善を行ううえで、業務の優先順位を決めることは欠かせません。

 

すべての業務には、必ず優先度が存在します。
たとえば、直接的な利益になるものや期日が近いものはすぐに着手したいですし、そうでないものは後回しにしたほうが効率的ですよね。
しかし業務量が増えるほど、優先度を完璧に把握しながら取り組むのは難しいものです。

 

毎朝その日にやる作業を書き出して整理するなど、工夫して効率化を図りましょう。

業務を見える化する

業務を見える化することも、押さえるべきポイントの一つです。

 

ここでいう見える化とは、“業務中に生じる無駄な工程を洗い出して整理すること”を指します。
日々の業務のなかに、無駄だと思う工程はありませんか？
これを放置しておくと生産性が向上しないだけでなく、より体質の古い組織になり、考え方が凝り固まってしまう危険があります。

 

まずは業務をリストにまとめるなど、視覚的にわかりやすい状態にして、必要な作業とそうでないものを分類してみましょう。
当たり前に行っていた業務でも、意外と省略できる箇所が見つかるかもしれませんよ。

スキル・ノウハウを属人化させない

業務改善の際は、スキル・ノウハウを属人化させないようにしましょう。

 

「この仕事はあの人にしかできないから」という理由で、特定の従業員を頼ることに心当たりがある方は多いのではないでしょうか？
中小企業では慢性的な人手不足から、どうしてもこのようなことが起こりがちです。

 

しかし重要なスキル・ノウハウが属人化すると、特定の従業員が欠勤や退職をした際に、業務を穴埋めできない可能性が高くなります。
働き方改革によって転職が当たり前になり、人材の流動性が高まっている今、属人化は企業にとって大きなリスクになるのです。

 

詳しくは後述しますが、誰でも同じ水準で業務を行えるように、マニュアルを作成するなどの対策が必要です。

中小企業に対する業務改善助成金制度を活用する

厚生労働省が行っている中小企業に対する“業務改善助成金制度”は、ぜひ活用したいものです。

業務改善助成金制度とは、小・中規模の企業を対象に、業務の効率化につながる設備投資や賃金の引き上げなどに関する費用を支援する制度のことです。
対象となるのは以下の3つの条件を満たしている事業者なので、自社が当てはまっているか確認してみましょう。

 

業務改善助成金制度の利用条件

• 中小企業・小規模事業者である
• 事業場内最低賃金と地域別最低賃金の差が50円以内である
• 解雇、賃金引き下げなどの不交付事由がない

業務改善は企業全体に関わる大規模な取り組みのため、それだけ費用がかかります。

もしも費用面がネックなのであれば、どれほどの支援が受けられるのか確認し、早めに申請してみてください。

中小企業の業務改善方法

中小企業の業務改善方法はいくつかありますが、ここでは厳選した3つをご紹介します。

いずれも作業の効率化や生産性の向上に大きな効果が期待できるため、具体的な方法がわからず困っている方は必見です。

業務マニュアルを作成する

業務の属人化を防ぐために、作業の手順や流れを記したマニュアルを作成してみましょう。

 

前述の通り、属人化は企業にとって大きなリスクになります。
業務の範囲が広く、特定の従業員への依存度が高くなりがちな中小企業では、人が入れ替わる際に穴埋めするのが難しいものです。

 

そこでマニュアルを作成すれば業務の質を一定以上に保てるうえ、引き継ぎも容易になります。

くわえて更新しながら何年も使っていけるため、スキル・ノウハウを社内に蓄積させていくことが可能です。

近年ではマニュアルをデータとしてまとめ、全従業員が自身のパソコンから閲覧できるようにしている企業が増えてきています。

全員がいつでも内容を確認できて、更新や共有も簡単なのでおすすめです。

ITツールを取り入れる

ITツールはこれからの時代を生きていくうえで欠かせない存在であり、業務に取り入れることで大幅な効率化を図れます。

 

近年はIT技術の発展が目覚ましく、表計算ソフトやクラウドサービスなど、便利なツールが数多く普及していますよね。

 

またITツールを活用してテレワークを導入すれば、より多くの地域を対象に採用活動を行うことができます。

これによって企業は地方のさまざまな人材とマッチングする機会が増え、労働力不足の問題を解決できるかもしれません。

 

働き方改革がなされている今、ITツールの活用は中小企業の問題を解決するカギになるでしょう。

アウトソーシングする

社外の人間でも対応できる作業をアウトソーシングすることも、業務改善における選択肢の一つです。

 

アウトソーシングのメリットとしてまず挙げられるのは、コストの削減です。

社内に保有できる設備・人材といったリソースは限られているため、無駄があれば省きたいですよね。

アウトソーシングすれば必要なリソースを好きなときに確保できるうえ、社内で専任者を雇うのに比べて費用を大きく抑えられます。

 

さらに、組織内の専門性を高められるというメリットもあります。

直接的な利益にならない作業をアウトソーシングすることで、従業員がコア業務に集中できるため、よりスキルの高い人材が育ちやすくなるのです。

 

業者を選ぶ際には、費用はもちろん「サービスの品質に問題がないか」「コミュニケーションがとりやすいか」といった点を総合的に判断して決めてみてくださいね。

 

関連記事：中小企業の総務アウトソーシングの活用

 

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これからの時代で中小企業を伸ばしていくために業務改善は必須

今回は、業務改善の具体的な方法と押さえておきたいポイントを解説しました。

 

時代の変化とともに多様な働き方ができるようになった現代において、人材の確保や利益の最大化のために、業務改善は必須といえるでしょう。
本記事を参考に、自社の課題を明確にして最終的な目標を定め、より良い環境づくりに取り組んでみてくださいね。

 

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