バーチャルアシスタントとは？依頼可能な業務や選び方、おすすめサービス6選を解説
バーチャルアシスタントとは、秘書や経理、Web運用といったノンコア業務を自社に代わり、遂行してくれるシステムです。バーチャルアシスタントを導入することで、企業は自社のコア業務に注力できるようになります。その結果、生産性や売上の向上など、さまざまなメリットを得られます。
この記事では、バーチャルアシスタントに依頼できる業務の種類や、依頼する際のポイントなどを解説します。ぜひ参考にしてください。
バーチャルアシスタントとは
バーチャルアシスタントとは、オンラインで業務をサポートするアシスタントのことです。バーチャルアシスタントが対応するのはバックオフィス業務が中心で、たとえば経理や人事、秘書やWeb運用などが挙げられます。オフラインでは見つけられない優秀な人材に、業務をサポートしてもらえる可能性があります。
バーチャルオフィスアシスタントに依頼できる業務の種類
バーチャルオフィスアシスタントには、どのような業務を依頼できるのでしょうか。ここでは、5つの業務を解説します。
秘書
秘書業務では、スケジュール調整やメール返信の代行、電話受付の代行などを依頼できます。ただし、具体的な業務内容や対応範囲はバーチャルアシスタントによって異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。
Web運用
Webサイトの運用やSNSの運用代行、ECサイトの管理といったWeb運用全般を依頼することもできます。インターネットの普及により、欠かせない業務となっていますが、リソースが足りずにWeb運用に対応できていない企業にとっては有用です。
経理
経費精算や請求書作成、記帳代行や年末調整などの経理業務も依頼できます。経理業務は手順やプロセスが決まっている定型的な業務が多いです。そのため、バーチャルアシスタントにも依頼しやすい業務だといえます。
営業アシスタント
営業アシスタント業務もバーチャルアシスタントに依頼できます。たとえば、見積書の作成や市場調査、顧客リストの管理、KPI管理などの業務です。営業事務をアウトソースすることで、営業担当者が商談に集中しやすくなります。
人事
従業員の勤怠管理や採用オペレーション、面談の調整、求人媒体の選定などの人事業務も依頼可能です。人材への投資を後回しにしたり怠ったりすると、人材が定着せずに人材不足が深刻化する恐れがあるため、注意しましょう。
バーチャルアシスタントを利用するメリット
バーチャルアシスタントを利用することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、3つのメリットを解説します。
従業員がコア業務に集中できる
経理や人事などは利益に直結しないノンコア業務です。ノンコア業務をバーチャルアシスタントに依頼することで、従業員は利益に直結するコア業務に注力できるようになります。コア業務に集中できるようになることで、成果を出しやすくなるでしょう。結果として、生産性や売上の向上が期待できます。
品質が向上する可能性がある
バーチャルアシスタントのスキルや、ノウハウを活用できることも大きなメリットです。プロとして特定の分野に精通したプロのスキルなどを活用できるため、業務の品質が向上する可能性があります。また、企業で新しい従業員を雇用して教育するよりも手間がかかりません。高いスキルを持った人材に業務を任せられることは大きなメリットです。
コスト削減が可能
当然ですが、バーチャルアシスタントを利用する際には一定の料金がかかります。しかし、従業員を雇用した場合のコストと比較すると、バーチャルアシスタントの方が安価です。従業員を雇用する際には、採用コストだけでなく、研修費用や福利厚生日、設備費用などの多くの費用がかかりますが、バーチャルアシスタントなら利用料金のみで利用できます。
バーチャルアシスタントを利用する前に知っておきたいデメリット
バーチャルアシスタントには多くのメリットがありますが、デメリットもあります。ここでは、知っておきたいデメリットを2つ解説します。
自社にノウハウが蓄積されない
他者に業務を依頼することになるため、依頼する業務に関するノウハウが自社に蓄積されない、というデメリットがあります。長期的に依頼すると自社にノウハウやマニュアルがない状態になり、将来自社で業務を処理できなくなる可能性があります。
コミュニケーションミスに気を付ける必要がある
バーチャルアシスタントと利用する際には、依頼内容などを正確に伝えなければなりません。基本的には、チャットやツールなどのコミュニケーションツールを使うことになるため、伝えたいことを正確かつわかりやすく伝えるスキルが必要です。
バーチャルアシスタントのおすすめの選び方
バーチャルアシスタントを選ぶ際には、業務の対応範囲・利用料金・導入実績・セキュリティ体制の4項目を確認しましょう。
業務の対応範囲
まずは、業務の対応範囲を確認しましょう。その際、アウトソースしたい業務を洗い出して、対応可能なバーチャルアシスタントを探すことがポイントです。将来的に依頼したい業務なども考えながら選定するとよいでしょう。
利用料金
バーチャルアシスタントの料金プランは、月額固定制が一般的です。ただし、業務内容によって変動する従量課金制のバーチャルアシスタントも存在します。安さだけに着目するのではなく、サービス内容や品質と金額を比較したうえで判断しましょう。
導入実績
導入実績も公式サイトなどで確認しておきましょう。導入実績が豊富にあるサービスの方が安心です。また、サービス継続率にも注目してください。継続率が高いことは、解約されていないという意味を表すため、満足度が高いサービスを提供している可能性が高いです。
セキュリティ体制
業務を依頼する際には、自社の情報などを受け渡すことになります。情報漏洩のリスクはゼロではないため、プライバシーマークがあるかどうかなど、セキュリティ環境をしっかり確認しておくことが大切です。
おすすめのバーチャルアシスタント6選を解説
バーチャルアシスタントにはさまざまなサービスがあります。ここでは、おすすめのバーチャルアシスタントを紹介します。
CASTER BIZ assistant
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantは、リモートワークで初の上場企業でありリモートワークでの長い歴史があります。オンラインで日常業務から専門領域まであらゆる仕事をサポートできます。また、採用率1％の優秀な人材がサポートすることも特徴です。事務や秘書、経理や人事、採用などにも対応可能で、プライバシーマークも取得しています。
6か月プランは14万5,000円/月で、12か月プランは13万2,000円と長期プランの方がお得になっています。また、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。
Help You
HELP YOUは、累計クライアント700以上という実績があるバーチャルアシスタントです。平均継続利用率は98％と高い継続率を誇っており、プライバシーマークも取得しているため安心して依頼できます。
営業事務や総務、経理、人事、労務だけでなく、マーケティングや広報、ECサイトなど幅広い業務に対応できることも特徴です。
料金プランはチームプランと1名専属プランがあります。チームプランは30時間で月10万円、1名専属プランは45時間で月15万円です。
フジ子さん
フジ子さんは、累計ユーザー数1,000以上、官公庁にも導入されているバーチャルアシスタントです。豊富な実績があり安心感があるでしょう。また、最新のセキュリティ技術と徹底した情報管理教育による、セキュリティ対策を行っています。
対応業務は、経理や秘書・総務、人事、Webサイト運用と幅広く、低コストで有能な人材に依頼できます。料金プランは月20時間で6万2,700円、月30時間で9万2,400円、月50時間で13万2,000円、無料トライアルもあります。
i-STAFF
i-STAFFは、さまざまなスキルを持った人材が在籍しているバーチャルアシスタントです。秘書・経理・Webサイト運用・人事・営業アシスタントと、幅広い業務を依頼できることが特徴です。
優秀な人材のみを採用しており、業務の品質を高めることもできます。オンライン業務にも対応しており、情報漏えいを防ぐために本社スタッフ勤務のみ対応など、セキュリティ対策をしっかり行っている点も魅力です。
6か月契約のベーシックプランは、月額利用料10万2,3000円です。
ビズアシ
ビズアシは、契約継続率95％と高い継続率を誇っているバーチャルアシスタントです。600万人の人材のなかから最適な人材を提案してくれるため、自社のニーズに合った人材を探しやすいでしょう。
対応業務の幅も広く、営業事務や経理、人事・労務、広告運用から、ライティング、デザイン、カスタマーサポートまで、多くの業務を依頼できます。また、最短4日でアサインと、スピーディーな利用も可能です。
SUPPORT+iA
SUPPORT+iAは、最短1週間で専門チームを構築してくれるバーチャルアシスタントです。母体は税理士法人で、30名の有資格者が在籍しているなど専門性の高いサポートを提供できます。また、独自の専門検定をクリアした担当者だけがアサインされます。
依頼できる業務は、経理や財務、人事・労務、総務、庶務、補助金・助成金など幅広いです。料金プランは月々12万円からとなっていますが、詳細については問い合わせが必要です。
まとめ
バーチャルアシスタントとは、オンラインで日常業務などのノンコア業務をサポートするアシスタントです。バーチャルアシスタントと利用することで、生産性向上や業務品質の向上、コスト削減などが可能です。依頼できる業務や利用料金などはサービスによって異なるため、事前に確認して自社に合ったサービスを選びましょう。
CASTER BIZは、オンラインであらゆる領域の業務をサポートできる、リモートアシスタントサービスです。採用率1％と優秀なアシスタントがサポートします。また、リモートワークで初の上場企業でもあります。バーチャルアシスタントの導入をお考えなら、お気軽にお問い合わせください。