個人秘書を利用するメリットとは？選ぶ際のポイントも解説
日々のスケジュール調整や電話対応に追われ、本来注力すべきコア業務に集中できない経営者様も少なくないのではないでしょうか。
そんなときは、個人秘書を利用すると、これまでよりも効率的に業務を遂行できるようになるかもしれません。
この記事では、個人秘書のメリットや選び方について解説します。
個人秘書をはじめ、総務や経理業務の外注をお考えの経営者様はぜひ参考にしてみてください。
個人秘書とは？
個人秘書とは、メール対応やスケジュール管理などの業務を、自分の代わりに遂行してくれる仕事のパートナーのことです。
指示した業務を遂行するのはもちろん、先回りをして必要な雑務を進めてくれます。
自分一人では手が足りないところをサポートしてくれる、業務上の頼れる存在といえるでしょう。
個人秘書を利用するには、個人秘書サービスを提供している業者に依頼します。
個人秘書に依頼できる業務
ここからは、個人秘書に依頼できる業務を一つずつ紹介していきます。
秘書業務
意思決定が必要ない情報整理や対応業務など、大半の雑務は個人秘書に依頼できます。
下記は、秘書業務の一例です。
依頼できる秘書業務
- スケジュール調整・管理
- メールチェック・対応
- 出張の手配
- 会議資料の作成
- 名刺の作成・手配
- 会食の手配、贈答品のリサーチ
個人秘書とのやり取りには、クラウドツールやタスク管理のソフトを使う場合がほとんどです。
そのため、コミュニケーションに必要以上の時間を費やすことなく、コア業務に取り組めます。
経理業務
数字の確認が多く、緻密な作業を求められる経理業務も、個人秘書に依頼できる業務の一つです。
以下に、経理業務の一例をまとめました。
依頼できる経理業務
- 見積書・注文書・納品書・請求書の発行
- 入金確認・領収書の発行
- 支払業務
- 経費管理
社内に経理担当者がいない中小企業では、これらの経理業務を外注することで、業務の効率化を図るケースが増えています。
総務業務
多岐にわたる総務の業務も、個人秘書へ一任できます。
細かいタスクが積み重なり、コア業務の時間を確保しにくいと感じている経営者様におすすめです。
依頼できる、総務業務を見ていきましょう。
依頼できる総務業務
- お詫び状やお礼状といった書状の作成
- 一般的な事務処理
- データ入力、整理
- 社内行事の企画、運営
- 社内通達、社内報の作成
- 備品購入などの見積もりの比較
上記のような、幅広いがゆえに、時間を削られてしまいがちな業務を任せられるのは嬉しいですね。
人事・採用業務
個人秘書には、人事や採用に関する業務も依頼することができます。
以下、依頼できる人事や採用の業務です。
依頼できる人事・採用業務
- 求人広告の作成をはじめとする人材募集に関する業務
- 選考業務、業務補佐
- 入退社関連の業務
- 勤怠、有給休暇の管理
- 人事評価に関する業務
- 社員研修の手配
- 人事異動による社員情報の更新
採用プロセスは、応募者の選考から合否の連絡作業まで、非常に工数がかかります。
人材の選定をはじめとする、重要な業務は自社内の担当者にて遂行しつつ、意思決定が不要な雑務は秘書へ外注する、といった振り分け方がベターです。
営業サポート業務
個人秘書を導入すれば、営業に関する業務の一部を任せられます。
新規開拓の外回りや、既存顧客への交渉業務と同時に、プレゼン資料なども作成しなければならない営業活動において、サポートしてくれる人員がいるのは大変心強いものです。
以下に、個人秘書に一任できる営業サポート業務の一例をまとめました。
依頼できる営業サポート業務
- プレゼン資料の作成
- 顧客管理
- 業界マーケットのリサーチ
- データ、書類の収集・分類・整理
- 業界の最新情報の調査と共有
- KPI管理、予実管理
- ホームページの更新
営業の業務をサポートしてもらい、顧客に提供するプレゼンをより精度の高いものに仕上げることができれば、成約率アップにもつながるでしょう。
個人秘書を利用するメリット
ここでは、個人秘書の利用によって、企業が得られる5つのメリットを紹介します。
【個人秘書を導入するメリット】
- コストを削減できる
- 生産性が向上する
- 採用や教育の必要がない
- 苦手な作業を任せられる
- 客観的な意見を聞ける
それでは、一つずつ詳しくお伝えしていきます。
メリット①コストを削減できる
個人秘書を利用すれば、業務の生産性が向上し、結果的にコストの削減につながります。
新しいタスク管理ソフトの導入は、使い方の習得に時間がかかり、生産性向上の妨げになることもあります。
しかし、タスク管理ソフトの使用方法をもともと熟知している個人秘書に依頼すれば、余計な手間をかけずに本来注力すべきコア業務に集中できます。
さらに、人材を新規雇用すると恒常的に一定の人件費が発生しますが、個人秘書を利用すれば、自社に必要な業務だけを依頼できるためコストも抑えられます。
メリット②生産性が向上する
個人秘書に業務を依頼すると、生産性の向上が見込めます。
個人秘書は、アシスタント業務のプロです。
最低限の指示や説明で、その企業に必要なサポート内容を導き出してくれますので、そのぶん依頼側はコア業務に費やせる時間を十分に確保できます。
結果、営業や企画開発、ブランド戦略といった本来注力すべき業務に集中でき、生産性の向上につながるのです。
さらに、社内に専門知識をもった人材がいない場合や、ノウハウが蓄積されていない業務を秘書に依頼すれば、自社で行うよりも高品質な成果が得られます。
メリット③採用や教育の必要がない
採用にかかる多くの工数や、人材を教育する必要がない点も、個人秘書を利用するメリットの一つです。
個人秘書に業務を委託する場合、外注先の業者が人材リストのなかから適任者を選んでくれるため、依頼側で人材を選定する必要はありません。
依頼したい業務のスキルをすでに持ち合わせている秘書がサポートに入るため、即戦力として活躍してくれるでしょう。
メリット④苦手な作業を任せられる
苦手な業務を、個人秘書に任せてしまうのも一案です。
重要な案件を抱えながら苦手な業務もこなすとなると、ストレスや疲れが溜まり、大きなミスにつながりかねません。
そんなときは、苦手な業務を秘書に依頼することで、精神面と体力面ともに安定した状態で業務に専念でき、さらなる効率化を目指せるのです。
メリット⑤客観的な意見を聞ける
個人秘書を利用すれば、相談事に対して客観的な意見を得られます。
「○○と△△ではどちらが良いか」「より良いサービスにするためには何が必要か」など、仕事で行き詰まりを感じたときの頼もしい相談相手になってくれるでしょう。
仕事のパートナーとして、一番近くで支える存在であることが個人秘書としての役割でもあります。
個人秘書にかかる費用相場
個人秘書を導入する場合の費用相場は、以下の通りです。
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1ヶ月あたりの契約時間 |
費用相場 |
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30時間 |
110,000円 |
| 60時間 |
150,000円 |
各サービス業者の値段設定、また発注する業務量やスキルによって金額は変動します。
そのほか、契約条件や期間も異なりますので、まずは希望する業者に見積もりを依頼しましょう。
個人秘書を選ぶ際のポイント
個人秘書を選ぶときに気をつけたいポイントも、押さえておきたいところです。
ここで紹介する4つのポイントは、以下の通りです。
【個人秘書を選ぶときのポイント】
- 対応できる業務の範囲
- 必要な費用
- セキュリティ対策
- 実績
それでは、一つずつ説明していきます。
ポイント①対応できる業務の範囲
個人秘書サービスを提供している業者によって、対応可能な業務の範囲が異なりますので、自社が依頼したい業務が含まれているかどうかは、事前に確認しておきましょう。
範囲の確認にくわえて、使用する可能性があるツールや、マーケティングなどの専門分野も依頼するかといった点も明確にしておくと、より高い業務改善の効果を得られます。
ポイント②必要な費用
個人秘書は、基本的に継続して依頼すると考えられるため、長期的な予算の計画が必要です。
1ヶ月プランや3ヶ月プランなど、業者ごとにさまざまなプランがありますので、求める業務内容や範囲、予算に応じて自社にぴったりな業者を選定してください。
ポイント③セキュリティ対策
個人秘書サービス業者を選定するうえで、その業者のセキュリティ体制が整っているかどうかも重要なチェックポイントです。
秘書に業務を任せるにあたって、メールのやり取りや取引先の情報といった、秘匿性の高い情報を共有する場面が多くあるでしょう。
もし、選んだ業者のセキュリティ体制が整っていなかったり、担当秘書が情報を正しく扱っていなかったりすると、場合によっては情報漏洩につながってしまうかもしれません。
そのような状況にならないように、サービス業者がどのようなセキュリティ対策をとっているのかを事前に調べておく必要があります。
一つの判断基準として、個人情報保護の第三者認証制度Pマーク（プライバシーマーク）を、取得している業者かどうかを確認しておく方法が挙げられます。
さまざまな個人情報保護の基準を満たしている企業のみが取得できるマークですので、認証をとっている業者であれば、より安心です。
ポイント④実績
個人秘書サービス業者の、実績もあらかじめ認識しておきたいところです。
継続利用率や導入している企業の数なども、信頼できる業者かどうかの判断基準の一つになります。
どのような業界や業種で導入実績があるのか把握し、自社の取り組みやサービスに合った業者を見つけましょう。
おすすめの個人秘書サービス業者
ここからは、おすすめの個人秘書サービス業者を5社紹介します。
それぞれの特徴から、ぜひ自社に合ったサービスを選んでみてください。
CASTER BIZ assistant
“CASTER BIZ assistant”は、株式会社キャスターが運営するアウトソーシングサービスの一つです。
必要な業務を依頼するだけで、優秀なアシスタントが24時間365日対応してくれます。
月30時間からのプランのほか、お客様のニーズに沿ったカスタムプランも提供しています。
以下に、CASTER BIZ assistantが対応できる業務や費用をまとめました。
対応可能な業務や費用のまとめ
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対応業務範囲 |
秘書：アポイント調整、メール対応、予約手配、資料作成、リサーチ
事務：アポイント調整、見積書・請求書作成、データ入力・整理、営業資料作成、リサーチ
人事：求人票作成・更新、応募者対応、面談日程調整、労務サポート、勤怠管理サポート
経理：経理記帳、請求書・領収書の発行、請求・支払処理、売上・入金確認、紙伝票データ化など |
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費用 |
BASIC 6ヶ月プラン
・月額料金：税込145,200円 ・実働時間：30時間/月
※12ヶ月のLONGプランやCUSTOMプランあり |
| セキュリティ体制 | ・プライバシーマーク取得済
・クライアント企業、およびアシスタントと秘密保持契約を締結 |
ルーティン業務はもちろん、事務や秘書など、幅広い業務に対応できますので、個人秘書の利用をお考えの企業様はぜひご相談ください。
HELP YOU
株式会社ニットが運営するのが、“HELP YOU”というアウトソーシングサービスです。
データ入力や資料作成などのバックオフィス作業のほか、SNS運用やデザインといった、スキルが必要な業務も得意としています。
以下は、HELP YOUが対応できる業務や費用のまとめです。
対応可能な業務や費用のまとめ
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対応業務範囲 |
秘書・総務：スケジュール管理・アポイント調整、問い合わせ対応、予約手配、データ入力・整理など
経理：記帳・会計ソフトへの入力、経費精算入力のチェック、見積書・注文書・納品書の作成と管理など
人事・労務・求人サイトの更新、求人票の作成、求人媒体の原稿作成など
営業事務：営業データの管理、営業先リストの作成、見積書・契約書・請求書作成など
マーケティング：SNS運用、メルマガ運用、広告運用、ライティング、画像・動画の作成と編集など
ECサイト：サイト管理、商品管理、売上管理、商品写真の加工・説明文の編集、特集ページの作成など |
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費用 |
1名専属プラン
・月額料金：150,000円 ・実働時間：45時間
※専属ディレクターが窓口となり、チーム制でサポートする“チームプラン”もあり ※詳細は問い合わせ |
| セキュリティ体制 | ・プライバシーマーク取得済
・クライアント企業、およびアシスタントと秘密保持契約を締結 ・ウイルス対策を含むセキュリティ対策チェックを定期的に実施 |
経験豊富なアシスタントは、業務スキルだけではなく、仕事に対するマインドも教育されています。
よりクオリティの高いサポートをお求めの企業様は、一度ご相談されてみてはいかがでしょうか。
クラウドワークスエージェント
“クラウドワークスエージェント”は、業界最大級の人材データと、契約継続率95%以上を強みとしたアウトソーシング会社です。
充実のサポート体制で、スムーズな導入と継続を実現できます。
クラウドワークスエージェントの業務範囲と費用は、以下をご覧ください。
対応可能な業務や費用のまとめ
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対応業務範囲 |
経理：会計ソフトへのデータ入力、給与計算、領収書まとめ、月次決算業務・月末経費支払
営業事務：営業リスト作成、各種資料作成、スケジュール調整、メール代理対応
人事・労務：募集文面作成、スカウト送信、面接日程調整 |
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費用 |
要問い合わせ |
| セキュリティ体制 | ・プライバシーマーク取得済 |
依頼元とのコミュニケーションを重視しており、アウトプットの質が安定していますので、社内にノウハウを蓄積したい企業様におすすめのサービス業者です。
i-STAFF
“i-STAFF”は、レスポンスが早く優秀なオンライン事務代行サービスです。
秘書業務だけでなく、経理や人事、Web運用サポートといった幅広い業務に対応しています。
また、オフライン業務も可能で、各書類の整理やファイリングも行うことができます。
下記、i-STAFFの対応業務の一例と費用です。
対応可能な業務や費用のまとめ
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対応業務範囲 |
秘書：メール返信代行、スケジュール管理、電話受付代行、出張や会食の手配
経理：記帳代行、請求書作成業務、振込・支払代行、クラウドツールの導入サポート
Webサイト運用：入稿作業・ライティングチェック、SNS運用代行、レポート作成業務
人事：勤怠管理、スカウト代行、面談調整、一次面接官代行、採用受付
営業サポート：顧客リストの管理、情報収集・資料作成、企画、パワーポイントによる提案書の作成 |
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費用 |
ライトプラン 3ヶ月プラン
・月額料金：税込125,400円 ・実働時間：30時間/月
※ほか多数プランあり |
| セキュリティ体制 | ・クライアント企業、およびアシスタントと秘密保持契約を締結 |
i-STAFFでは、業務を遂行するうえで“スピード”と“確実性”を大切にしています。
スピードと品質のどちらも諦めたくない企業様は、ぜひお問い合わせください。
Genny
株式会社クロコが運営する“Genny”は、あらゆる業務をオンラインで代行するアシスタントサービスです。
秘書業務にとどまらず、幅広い分野の業務をオンライン秘書がサポートしてくれます。
どれだけ仕事を依頼しても価格が変わらず、さらに、サポート時間が無制限で利用できるのが最大の特徴です。
Gennyが対応可能な業務範囲と費用を、以下にまとめました。
対応可能な業務や費用のまとめ
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対応業務範囲 |
・メール確認/返信代行
・スケジュール管理 ・ドライバー手配/運行管理 ・アポイント調整 ・出張や会食の手配 ・翻訳 |
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費用 |
6ヶ月プラン
・月額料金：107,800円 ・サポート時間に上限なし
※そのほか、カスタムプランなど複数プランあり |
| セキュリティ体制 | ・プライバシーポリシーに則って、個人情報が適正かつ効果的に活用されるよう、関連法令を遵守 |
できる限りコストを抑えて、個人秘書を利用したい方は、問い合わせてみてはいかがでしょうか。
自社に合った個人秘書を利用して、業務の生産性を上げましょう
今回は、個人秘書を利用するメリットや、選ぶ際のポイントを解説しました。
個人秘書は、コストを抑えながらも生産性の向上が見込める、魅力的なサービスです。
実際に依頼するときには、依頼可能な業務の範囲や必要な費用、セキュリティ体制などに注意して、自社に最適な個人秘書サービス業者を選びましょう。
株式会社キャスターでは、オンライン秘書のCASTER BIZ assistantというリモートアシスタントサービスを提供しています。
優れたアシスタントが、ルーティン業務から専門領域まで幅広い業務に対応いたしますので、個人秘書の利用をお考えの経営者様はぜひお問い合わせください。