株式会社ソウルドアウト 業務推進本部 販売支援グループ「月初3営業日」の壁を越える。貸与パソコン運用で実現した請求書発行の安定化
富川 めぐみ様
ソウルドアウト株式会社は、地方を含む日本全国の中堅・中小企業を対象に、デジタルマーケティングやDX（デジタルトランスフォーメーション）支援を展開しています。
2026年1月現在で、26拠点を構えていますが、2030年までに47都道府県すべてに拠点を展開する「ローカル＆AIファースト」構想を掲げ、地域密着型で企業のデジタル変革を支える体制づくりを進めています。
同社では、月初に業務が集中する請求書発行を中心に、CASTER BIZ assistantを活用されています。特徴的なのは、貸与パソコンを前提とした運用です。アプリ型システムを扱いながら、情報漏洩リスクへの不安を抑えつつ、外部パートナーを「ほぼ社員」と同じ環境に迎え入れています。
今回は、同社の業務推進本部 販売支援グループ富川 めぐみさまへの取材に、CASTER BIZ assistantで同社を担当しているディレクター（フロント）の松尾も同席させていただきました。
実際の業務をともに進めてきた両者だからこそ、取材中も自然な掛け合いが随所に見られました。
「月初だけ人が足りない」――少人数体制で向き合っていた現実
――まずは、導入のきっかけを教えてください。
富川 めぐみさま（以下、富川さま）：前提として、私たちのチームは、全国の営業が受注した後の業務を担っています。請求書や申込書の発行など、社内システムに登録して書類を出していく業務が中心で、現在は4名で対応しています。
導入検討のきっかけとなったのは、月初に業務が集中してしまうことでした。特に請求書発行のボリュームが多く、結果として業務全体の50〜60％ほどが、その短期間に集中してしまっていたんです。
当時の体制では、全国の営業が受注したすべての請求書をこちらで処理することができず、一部は営業側に対応をお願いせざるを得ない状況が続いていました。
そこで「月初だけ集中的に手を動かしてくれる人材がほしい」と思い、派遣社員の採用なども検討しましたが、「月初だけ」という条件に合う人材を見つけるのは難しく、現実的な選択肢とはなりませんでした。
こうした背景から、個人の頑張りに依存するのではなく、組織として業務を支えられる仕組みをつくる必要があると考え、オンラインアシスタントの導入に踏み切りました。
「貸与パソコン対応」は譲れない業務要件だった
――導入を検討するにあたって、どのような条件を重視されていましたか？
富川さま：オンラインアシスタントを検討するにあたって、早い段階から重視していたのが「弊社からの貸与パソコン（企業が管理する業務用パソコン）で対応いただけるか」でした。これは特別なこだわりというよりも、業務上どうしても外せない条件だったんです。
というのも、弊社のシステムがWebブラウザ上で完結するものではなく、パソコンにインストールされたアプリケーションからしかアクセスできない仕様でして。今では珍しいかもしれませんが、その特性上、どうしても貸与パソコンでの対応が必要でした。
そのため、比較検討の際も「貸与パソコンで業務可能かどうか」は最初から基準に挙がっていました。「そのような対応はできますか？」とヒアリングした記憶があります。
実際、他社のオンラインアシスタントサービスでは「そこは難しい」という反応もありましたね。
月初業務を支えるため、30時間から120時間に拡大した契約時間
――現在は、どのような業務を依頼していますか？
富川さま：現在お願いしている主な業務は、請求書の発行を中心に、業務のマニュアル化、そしてそれに付随するスポット対応です。現在の契約時間は120時間で、そのうちおおよそ半分が月初の請求書発行、残りの半分が状況に応じたスポット対応という構成になっています。
導入当初は、請求業務が大きな課題でした。まずは30時間の契約からスタートし、請求書発行という負荷の高い部分を支えてもらいながら、並行して業務を整理し、マニュアルを整えていきました。
そうしてある程度「型」ができてきた段階で、少しずつ他の業務も切り出してお願いするようになり、結果として今の120時間の運用に広がっていった、という流れですね。
松尾：スポット対応としては、月初以外に発生する請求関連の業務や、新しい業務の立ち上げに伴う一時的な対応、マニュアルの作成・更新、営業との調整業務などを、状況に応じて対応しています。
自動化と外注の線引き。業務を循環させる判断軸
――業務を切り出す際に、判断の軸としているポイントを教えてください。
富川さま：自動化できるところはGASなどを使って自動化するのですが、最終的にどうしても人間がやらねばならないところが残ります。そこは「お願いします」という形で依頼していました。
当時目指していたのは、業務効率化した末に最後手元に残っている手作業で対応せざるを得ない業務が、時間を奪って新しい業務を受けられなくなる状態を避けることでした。だから、きれいになったものを渡してリソースを空けて、また社内で新たな業務を引き受け、効率化やマニュアル化をしてキャスターさんへバトンタッチする、という循環です。
月初業務を「吸収できる体制」へ。任せられる範囲が広がった導入後の変化
――導入後、どのような変化がありましたか？
富川さま：現在、貸与パソコンは10台まで増えていて、10名体制で業務を回していただいているので、月初に集中する業務もしっかり吸収できていると感じています。
業務を継続的にお願いできるようになったことで、今こちらに残っているのは、営業側でないと判断が難しい、いわゆる「ややこしい業務」が中心になりました。営業が対応しきれない部分については、私たちが全体をフォローする、という役割分担がかなり明確になっています。
また、長くご一緒させていただいている分、キャスターの皆さんが当社のシステムをよく理解してくださっていて。最近では、これまでより少し難易度の高い業務も新たにお願いできるようになりました。皆さんの熟練度が上がってきているのは、本当にありがたいですね。
システム自体は、決して複雑すぎるわけではないのですが、慣れるまでは少し分かりづらいところもあって。押すボタンは一つなのに、画面上にはボタンがたくさん並んでいる、といったこともあります（笑）。そうした「コツが必要な部分」も含めて理解していただけているので、安心して業務をお任せできています。
当社の仕事を「楽しい」と言って取り組んでくださる方が多いのも、すごく恵まれているなと感じる点です。
松尾：私自身、もともとシステムエンジニア出身ということもあって、システムを使った業務自体が好きなんです。そういう意味でも、この業務はとても相性がいいと感じています。
背景から共有し、「型」で渡す。業務をスムーズに回す工夫
――業務をスムーズに切り出し、回していくために、どのような工夫をされていますか？
富川さま：業務が増えるタイミングは、会社の方針が変わるなど、大きな転換期であることが多いので、その際にはまず「こういう方針になったので、新たにこういう業務をお願いしたい」と背景から共有するようにしています。そのうえで、業務ごとに画面を共有しながらレクチャーし、順次引き継いでいく形ですね。
松尾：業務の背景まで共有していただけるのは、現場として本当に助かります。ソウルドアウトさまの会社全体の流れを理解しながら業務に着手することができるので、「なぜこの作業が必要なのか」がわかった状態で進められるんです。
実際、画面を共有しながらレクチャーしてくださるクライアントは、個人的な体感としては3割ほどです。ただ、最初に少し時間をかけて説明いただいたほうが、認識のズレが起きにくく、結果的にその後のコミュニケーションは円滑になると思います。
富川さま：業務をお願いする際には、職人技が必要なものではなく、「型があれば対応できる業務」を中心に切り出すようにしています。もちろん、多少のイレギュラーはありますが、この流れを覚えれば対応できる、という状態まで整理したうえでお願いすることを意識しています。
人が入れ替わっても止まらない。営業を支える持続可能な体制へ
――今後、目指している体制を教えてください。
富川さま：最終的には、営業が「営業以外の業務」をすべて手放せる状態にしたいと考えています。体感としては、まだ目標の半分ほどの段階。請求書については一通り巻き取れましたので、次は申込書の発行を担える体制を構築したいですね。
もう一つ重視しているのが、組織や人の入れ替わりがあっても業務が止まらない体制をつくることです。今後、戦略的に大きな組織変更が行われる可能性もゼロではありません。どのように組織が変わったとしても、キャスターさんと一緒に安定して業務を回せる状態を確立していきたいと考えています。
――本日はお忙しいところ、貴重なお話をいただきありがとうございました！
